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Was sind die GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Es handelt sich um eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) in Deutschland, die festlegt, wie steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeitet und archiviert werden müssen.

Kernprinzipien der GoBD​

Jedes Unternehmen in Deutschland muss diese Grundsätze beachten, um Ärger bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

  1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss sich von der Entstehung bis zur Abwicklung verfolgen lassen (Audit Trail).
  2. Vollständigkeit: Es darf keine Buchung und kein Beleg verloren gehen.
  3. Richtigkeit: Die Buchungen müssen den tatsächlichen Geschäftsvorfällen entsprechen.
  4. Zeitgerechte Buchung: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden (Barkasse täglich, unbare Vorfälle i.d.R. innerhalb von 10 Tagen).
  5. Ordnung: Buchungen müssen systematisch erfassbar und übersichtlich sein.
  6. Unveränderbarkeit: Eine Buchung oder ein Beleg darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Das bloße Überschreiben von Daten ist verboten. Änderungen müssen protokolliert werden (Versionierung).

Elektronische Archivierung​

Ein zentraler Punkt der GoBD ist, dass Belege, die elektronisch eingehen (z.B. PDF-Rechnungen per E-Mail), auch elektronisch im Originalformat aufbewahrt werden müssen. Ein bloßes Ausdrucken und Abheften reicht nicht aus.

  • E-Mails, die wie ein Handelsbrief oder Beleg fungieren, müssen archiviert werden.
  • Das Dateiformat darf bei der Archivierung nicht konvertiert werden (außer es ist ein Inhouse-Format, dann gelten spezielle Regeln).
  • Das Archivsystem muss vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff geschützt sein.

Bedeutung für die Validierung von Steuer-IDs​

Die Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr) ist ein steuerlich relevanter Prozess. Gemäß GoBD sollten Sie den Nachweis der Prüfung (die qualifizierte Bestätigung) revisionssicher archivieren, um im Falle einer Prüfung nachweisen zu können, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben.

Lookuptax und GoBD

Wenn Sie Lookuptax zur Validierung von Steuer-IDs nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie die API-Antworten oder Prüfprotokolle in einer Weise speichern, die den GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit entspricht.