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Deutschland: Leitfaden zur Steuerlichen Identifikationsnummer & Steuernummer

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Deutschland verwendet vier verschiedene Steueridentifikationsnummern, die jeweils einem anderen Zweck dienen. Eine Verwechslung ist der häufigste Grund dafür, dass Rechnungen abgelehnt und Vorsteuerabzüge verweigert werden. Dieser Leitfaden erläutert Format, Rechtsgrundlage und den korrekten Verwendungsfall jeder Nummer.

Steuerliche Identifikationsnummer (IdNr)​

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weist jeder in Deutschland gemeldeten Person eine persönliche Identifikationsnummer zu. Dieses eindeutige Kennzeichen besteht aus 11 Ziffern und wird nicht aus persönlichen Daten generiert (Rechtsgrundlage: § 139b Abgabenordnung -AO-). Sie besteht aus 10 Ziffern plus einer Prüfziffer.

Format: 11 Ziffern. Die erste Ziffer ist nie null. Keine zwei aufeinanderfolgenden Ziffern in den Positionen 1–10 sind gleich. Die 11. Ziffer ist eine Prüfziffer nach ISO 7064 Mod 11,10. Beispiel: 86095742719.

Rechtsgrundlage: § 139b Abgabenordnung (AO).

Wichtige Fakten:

  • Wird einmalig lebenslang zugeteilt; ändert sich nicht bei Umzug, Heirat oder Namensänderung.
  • Bleibt 20 Jahre nach dem Tod des Inhabers bestehen.
  • Wird ausschließlich für die Einkommensteuer verwendet — niemals für USt-Transaktionen.
  • Darf nicht auf Geschäftsrechnungen erscheinen. Das Angeben der persönlichen IdNr auf einer Rechnung ist ein Compliance-Fehler, der private Daten offenlegt.
Steuerliche Identifikationsnummer
Steuerliche Identifikationsnummer
Steuerliche Identifikationsnummer
Steuerliche Identifikationsnummer

Steuernummer​

Die Steuernummer ist ein eindeutiger Identifikator, der für Unternehmen und Freiberufler in Deutschland entscheidend ist. Mit einem Format wie "12/345/67890" oder "3012034567890" umfasst sie 10 oder 11 Ziffern (je nach Bundesland), einschließlich des Bundesland-Codes. Um diese Nummer zu erhalten, muss der "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" beim Finanzamt eingereicht werden. Sie unterscheidet sich von der Steuer-ID (Steueridentifikationsnummer) oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr). Ihre Steuernummer ist nicht privat und muss auf Rechnungen und in Ihrem Impressum sichtbar sein. Sie ändert sich, wenn Sie in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Finanzamts umziehen.

Format: 10 oder 11 Ziffern in lokaler Schreibweise (z. B. 12/345/67890) oder 13 Ziffern im einheitlichen Bundesformat (z. B. 3012034567890). Die ersten zwei Ziffern des Bundesformats kodieren das Bundesland: 11 steht für Berlin, 21 für Schleswig-Holstein, 30 für Brandenburg.

Wichtige Fakten:

  • Nicht dauerhaft — ändert sich, wenn Sie in einen anderen Finanzamtsbezirk umziehen, sogar innerhalb derselben Stadt.
  • Freiberufler und Einzelunternehmer erhalten sie durch Einreichen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung (ELSTER-Fragebogen) beim zuständigen Finanzamt. Die Bearbeitung dauert 4–8 Wochen, die Nummer kommt per Post.
  • Muss auf inländischen B2B-Rechnungen gemäß § 14 UStG erscheinen, entweder allein oder zusammen mit der USt-IdNr.
  • Muss auch im Impressum jeder deutschen Unternehmenswebsite erscheinen.

Häufig stellt sich die Frage: Warum haben wir sowohl eine Steuernummer als auch eine Steueridentifikationsnummer?

Die Steuer-Identifikationsnummer (oder "Steuer-ID") wurde 2008 eingeführt, um das Besteuerungsverfahren zu modernisieren, und dient speziell der Einkommensteuer. Sie ist ein lebenslanger Begleiter für jeden Steuerzahler und bleibt auch beim Umzug bestehen. Im Gegensatz zur alten Steuernummer ändert sich die Steuer-ID nicht.

Langfristig soll die Steuer-ID die "alte" Steuernummer im Bereich der Einkommensteuer ersetzen. In der Übergangsphase ist es ratsam, in der Kommunikation mit dem Finanzamt beide Nummern anzugeben.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr)​

Unternehmen, die Transaktionen innerhalb des EU-Binnenmarktes tätigen, benötigen für eine reibungslose Abwicklung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr).

Eine gültige USt-IdNr ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen steuerfrei (innergemeinschaftliche Lieferung) oder korrekt besteuert (Reverse Charge) abgewickelt werden, insbesondere wenn auch der Geschäftspartner in einem anderen EU-Mitgliedstaat eine gültige USt-IdNr besitzt. Die USt-IdNr ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmen vom BZSt zusätzlich zu ihrer Steuernummer erteilt wird.

Format - DE + 9 Ziffern (z.B. DE123456789). Prüfsumme: ISO 7064 Mod 11,10.

Wichtige Fakten:

  • Pflicht für alle Unternehmen, die innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen durchführen. Ohne diese Nummer kann der Reverse-Charge-Mechanismus nicht angewendet werden.
  • Nicht-Ansässige unterliegen einer Null-Registrierungsschwelle: Ein ausländisches Unternehmen muss sich für die deutsche Umsatzsteuer — und sowohl eine Steuernummer als auch danach eine USt-IdNr erhalten — vor seiner ersten steuerpflichtigen Transaktion in Deutschland registrieren.
  • Überprüfung: Nutzen Sie das eVatR-Portal des BZSt (evatr.bff-online.de/eVatR) für die einfache und qualifizierte Bestätigung gemäß § 18e UStG.
  • Die USt-IdNr ändert sich bei einem Adresswechsel nicht — sie bleibt im Gegensatz zur Steuernummer konstant.

Offizielle Datenbank - USt-IdNr Bestätigung

Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr)​

Die W-IdNr ist ein neuer permanenter Unternehmensidentifikator, der gemäß § 139c AO eingeführt wurde. Das BZSt begann im November 2024 mit der automatischen Zuteilung — ohne Antragstellung — zunächst für umsatzsteuerregistrierte Unternehmen. Phase 2 (alle anderen wirtschaftlich aktiven Einheiten) begann im 3. Quartal 2025.

Format: DE-Präfix gefolgt von 9 Ziffern — identische Struktur wie die USt-IdNr, aber eine eigenständige Nummer, die speziell für die W-IdNr zugeteilt wird.

Wichtige Fakten:

  • Im Gegensatz zur Steuernummer ändert sie sich nicht, wenn ein Unternehmen umzieht — das Problem der Finanzamtsbezirke wird dauerhaft gelöst.
  • Unternehmen, die bereits eine USt-IdNr besitzen, erhalten ihre W-IdNr-Benachrichtigung über ELSTER, nicht per Post — prüfen Sie proaktiv Ihr ELSTER-Postfach.
  • Die W-IdNr wird ab dem 1. Januar 2027 auf Rechnungen Pflicht.
  • Während der Übergangsphase (2025–2026) können Rechnungen rechtlich die Steuernummer, die USt-IdNr oder die W-IdNr ausweisen — jede erfüllt § 14 UStG.
IdentifikatorZiffernAusgestellt vonÄndert sich bei Umzug?Rechnungsverwendung
IdNr (Steuer-ID)11BZStNeinNiemals
Steuernummer10–13FinanzamtJaInländisches B2B
USt-IdNrDE + 9BZStNeinInnergemeinschaftliches B2B
W-IdNrDE + 9BZStNeinPflicht ab 2027

Häufig gestellte Fragen​

Welche Steuernummer gehört auf eine deutsche Rechnung — Steuernummer, USt-IdNr oder die neue W-IdNr?​

Für inländische B2B-Rechnungen geben Sie Ihre Steuernummer (z. B. 12/345/67890) oder Ihre USt-IdNr (DE + 9 Ziffern) an — beide erfüllen § 14 UStG. Für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen ist die USt-IdNr erforderlich, damit der Käufer den Reverse-Charge-Mechanismus anwenden kann; die Steuernummer allein ist für grenzüberschreitende EU-Rechnungen nicht ausreichend. Die persönliche IdNr (11-stellige lebenslange Individualnummer) darf niemals auf Geschäftsrechnungen erscheinen. Die W-IdNr, die ab November 2024 eingeführt wird, wird ab dem 1. Januar 2027 ein Pflichtfeld auf Rechnungen; während der Übergangsphase 2025–2026 erfüllt jeder der drei Unternehmensidentifikatoren die gesetzliche Anforderung. [1] [2]

Was passiert mit meiner Steuernummer, wenn ich in einen anderen Finanzamtsbezirk umziehe, und wie vermeide ich Rechnungsablehnungen?​

Ihre Steuernummer ist an das für Ihre gemeldete Adresse zuständige Finanzamt gebunden, ändert sich also bei jedem Umzug in einen anderen Bezirk — selbst innerhalb derselben Stadt. Rechnungen mit der alten Steuernummer nach dem Umzug erzeugen eine prüfbare Diskrepanz, die beim Betriebsprüfung zu verweigerten Vorsteuerabzügen bei Ihren Kunden führen kann. Abhilfe: Benachrichtigen Sie Ihr neues Finanzamt sofort, warten Sie auf die neue Nummer per Post (2–6 Wochen), und aktualisieren Sie dann alle Rechnungsvorlagen, Ihr Impressum und alle angeschlossenen E-Invoicing-Systeme. Ihre USt-IdNr und IdNr bleiben davon unberührt. Die neue W-IdNr — dauerhaft und adressenunabhängig — wird dieses Problem für Unternehmen ab dem Mandat 2027 endgültig lösen. [2]

Ich habe meinen Steuer-ID-Brief verloren — kann ich meine IdNr online abrufen?​

Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist keine Online-Anzeige möglich: Das BZSt teilt Ihre IdNr nur per Post mit. Wenn Sie Ihre Nummer nicht in früheren Steuerbescheiden, Gehaltsabrechnungen oder Ihrem ELSTER-Konto finden, stellen Sie über das offizielle Online-Formular des BZSt (auf bzst.de unter "Erneute Mitteilung der Identifikationsnummer") einen Neubenachrichtigungsantrag. Das BZSt sendet den Brief an Ihre aktuelle Anmeldungsadresse; rechnen Sie mit bis zu drei Wochen. Wenn nach drei Monaten nichts angekommen ist, stellen Sie einen schriftlichen Nachfassantrag mit Ihrem vollständigen Namen, Adresse, Geburtsdatum und Geburtsort an das BZSt. [1]

Was sind die genauen XRechnung/ZUGFeRD-E-Invoicing-Fristen, und gilt das Mandat für ausländische Verkäufer?​

Das Mandat wurde durch das Wachstumschancengesetz (März 2024) eingeführt und gilt für inländische B2B-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen umsatzsteuerregistrierten Unternehmen. Phase 1 (1. Januar 2025): Jedes deutsche Unternehmen muss in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD 2.1+, konform mit EN 16931) zu empfangen. Phase 2 (1. Januar 2027): Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen auch strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Phase 3 (1. Januar 2028): Alle verbleibenden Unternehmen müssen diese ausstellen. Grenzüberschreitende B2B-Transaktionen (innergemeinschaftlich oder außerhalb der EU) sind ausdrücklich nicht Teil dieses Mandats. Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber weiterhin in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. [1]

Warum gibt die qualifizierte Bestätigung des BZSt eine Namensabweichung für eine gültige EU-USt-IdNr zurück?​

Das BZSt bietet gemäß § 18e UStG zwei Überprüfungsstufen an. Die einfache Prüfung (einfache Bestätigung) bestätigt nur die Gültigkeit der Nummer. Die qualifizierte Prüfung vergleicht zusätzlich Handelsname, Rechtsform, Ort, Postleitzahl und Straße mit den VIES-Daten des ausstellenden Mitgliedstaats. Ein "stimmt nicht überein"-Ergebnis ist häufig und deutet nicht auf Betrug hin — es spiegelt typischerweise geringfügige Unstimmigkeiten wider, wie GmbH abgekürzt vs. ausgeschrieben, Umlautkodierung (ä vs. ae) oder eine veraltete Adresse im Register des Partnerlands. Das BZSt kann die gespeicherten Daten nicht offenlegen; bitten Sie Ihren Lieferanten, seine genauen eingetragenen Daten anzugeben. Die Aufbewahrung des BZSt-Bestätigungsausdrucks bietet eine rechtliche Safe-Harbour-Dokumentation unabhängig vom Ergebnis. [1]

Benötigt ein Kleinunternehmer eine USt-IdNr, wenn er digitale Dienstleistungen an EU-Kunden verkauft?​

Ab dem 1. Januar 2025 gelten für Kleinunternehmer Schwellenwerte von 25.000 € netto im Vorjahr und 100.000 € netto im laufenden Jahr gemäß § 19 UStG. Die grenzüberschreitende Falle: Wenn der Gesamtumsatz aus B2C-Verkäufen digitaler Dienstleistungen oder Waren an andere EU-Länder 10.000 € pro Kalenderjahr überschreitet, wird die Umsatzsteuer im jeweiligen Kundenland fällig — die Kleinunternehmerregelung gilt nicht auf EU-Ebene. Das Unternehmen muss sich dann entweder in jedem Zielland registrieren oder sich beim One-Stop-Shop (OSS) über das BZSt anmelden, was eine USt-IdNr erfordert. Ab 2025 ermöglicht die neue EU-KU-Regelung deutschen Kleinunternehmern, in anderen EU-Staaten bis zu einem EU-weiten Limit von 100.000 € Befreiungsansprüche zu stellen, eine BZSt-OSS-Portalregistrierung ist jedoch weiterhin erforderlich. [1]

Weiterführende Ressourcen​

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