El número KID en Noruega explicado

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¿Qué es el número KID?

El número KID (kundeidentifikasjon) en Noruega es una abreviatura de "identificación del cliente". Se utiliza para asociar los pagos con el cliente correcto y la factura correcta. En resumen, el número KID es un número de referencia de pago.

Si un comerciante desea conciliar pagos realizados con tarjeta, puede obtener la información directamente usando sus herramientas de facturación, ya que todos los pagos se asocian automáticamente con las facturas y sus clientes mediante los ID de transacción.

Si un comerciante desea conciliar pagos realizados mediante transferencia bancaria o cheque, depende del extracto bancario, ya que no obtendrá esta información de su herramienta de facturación. Esto es porque en las herramientas de facturación, a diferencia de los pagos con tarjeta, los pagos fuera de línea no se asocian automáticamente con las facturas. En cambio, el extracto bancario tiene información sobre los pagos y los clientes asociados, pero no tiene información sobre la factura hacia la que se realizó el pago. Vincular estos pagos con las facturas genera mucho trabajo manual para el comerciante. Este proceso requiere tiempo y puede ser propenso a errores. En Noruega, el número KID ayuda a resolver este problema.

El propósito del número KID es simplificar las conciliaciones bancarias cuando se utilizan métodos de pago fuera de línea. Además, garantiza que los clientes estén realizando pagos hacia la factura correcta.

Otros países tienen su propia versión del KID. Por ejemplo, en Suecia se llama número OCR. En Finlandia se llama número de referencia finlandés. En Dinamarca se llama número FIK/GIK.

Comprendiendo mejor con un ejemplo

1. Suponga que un cliente en Noruega tiene 2 facturas impagadas de kr100 y kr200 (puede usar un caso más simple con una sola factura, pero por ahora usemos este ejemplo).
2. El cliente decide cancelar estas facturas impagadas mediante transferencia bancaria.
3. Realiza múltiples pagos — kr50, kr30, kr70, kr50, kr100, respectivamente, para pagar estas facturas.
4. Durante la conciliación, el comerciante tiene dificultades para asociar estos pagos con las facturas correctas porque no sabe qué pago corresponde a qué factura.

Esto podría haberse resuelto si hubiera habido una manera de vincular los pagos realizados por el cliente con la factura correcta. El número KID hace exactamente esto. Al realizar pagos, el cliente introduce el número KID y el pago solo se acepta si el número KID tiene el formato correcto. (El formato del número KID se acuerda entre el banco y el comerciante.)

Puntos adicionales a tener en cuenta

Transferencias bancarias

En Noruega, las transferencias bancarias pueden ser de 2 tipos:

1. El cliente realiza una transferencia bancaria de forma manual:

En este caso el cliente decide transferir el importe cuando quiera. Cuando decide realizar la transferencia bancaria, el pago solo puede realizarse si el cliente introduce correctamente el número KID. Esto se debe al acuerdo entre el comerciante y su banco de que solo aceptarán pagos con números KID en el formato correcto. Por tanto, cada vez que el cliente decide realizar manualmente una transferencia bancaria, tiene que introducir el número KID correctamente.

2. El cliente configura un débito directo (mandato bancario o en Noruega se llama AvtaleGiro):

En este caso el importe se deduce automáticamente de la cuenta bancaria del cliente. Aquí el cliente no tiene que introducir el número KID de nuevo y el banco transfiere el importe automáticamente. Pregunta abierta: ¿Cómo se registra entonces el número KID frente a la factura y cómo concilia los pagos el comerciante?

Facturación electrónica

En Noruega, la facturación electrónica puede ser de 2 tipos:

1. Facturación electrónica con transferencia bancaria manual: Todas las facturas electrónicas pueden verse en la cuenta bancaria del cliente. El cliente elige realizar una transferencia bancaria manual introduciendo el número KID cada vez. En el extracto bancario, tanto el número KID como el número de factura estarán disponibles. Esto puede ayudar con las conciliaciones.

2. Facturación electrónica con débito directo (mandato bancario o AvtaleGiro): En este caso el importe se deduce automáticamente de la cuenta bancaria del cliente. Aquí el cliente no tiene que introducir el número KID de nuevo y el banco transfiere el importe automáticamente. Como los pagos se asocian automáticamente con las facturas, la conciliación se simplifica incluso sin el número KID.

Formato del número KID

El formato a seguir es Ceros iniciales (si los hay) + Siguiente número en la secuencia + Dígito de control

Número de dígitos — De 3 a 25 dígitos, incluido el dígito de control. El último dígito del KID es el dígito de control. El número KID solo debe contener dígitos (use números del 0 al 9) y no debe ser alfanumérico. El comerciante llega a un acuerdo con el banco para decidir el número de dígitos en el número de referencia.

Cálculo del dígito de control — Basado en el algoritmo recursivo MOD 10 o MOD 11 (puede acordarse entre el comerciante y el banco).

Normas para construir el número KID — Los números KID pueden contener el ID del cliente y/o el número de factura para identificar al cliente y la factura, pero esto no es obligatorio.

Algoritmo de cálculo del dígito de control — Dos opciones: Algoritmo Mod 10 o Algoritmo Mod 11. Use la calculadora Mod 10 para validar el número KID que genere.

Siguiente número en la secuencia — Un número de entrada aleatorio que se utilizará como número inicial para generar el número de referencia. (Esto es obvio porque ¿cómo generaría el KID sin tener un punto de partida? Este puede ser el número de factura también si no desea usar un número nuevo. Solo asegúrese de que solo está usando dígitos y de que el número de factura no es alfanumérico.)

Ceros iniciales — Si el número final de dígitos en la parte variable es menor que el "Número de dígitos permitidos en el número de referencia", añadiremos ceros al principio para compensar.

nota

• A menudo se recomienda que el KID deba contener el número o ID del cliente y el número de factura. Al fin y al cabo, es un número de identificación del cliente. Pero esto no es obligatorio. Puede tener cualquier número aleatorio siempre que siga el acuerdo con el banco respecto al número de dígitos y el algoritmo del dígito de control.

La razón de esta recomendación es que facilita la conciliación. Porque puede mirar fácilmente el extracto bancario para saber a qué cliente y factura debe asignarse el pago. Sin embargo, las herramientas modernas de facturación y contabilidad facilitan la asignación del pago a la factura incluso sin el ID del cliente o el número de factura.

El número KID es parte de la información de la factura y también está disponible cuando exporta los datos de las facturas en bloque para hacer la conciliación. El KID también está presente en cada pago registrado en el extracto bancario. Por tanto, actúa como identificador común para ayudarle a asignar el pago a la factura, facilitando así la conciliación.

Veamos algunos ejemplos para ver cómo será el número final generado

1. Número total de dígitos en el KID — 10
2. Siguiente número en la secuencia KID — 567
3. Algoritmo del dígito de control — Mod 10

Número KID final generado = 0000005678