Le numéro KID en Norvège expliqué
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Qu'est-ce que le numéro KID ?
Le numéro KID (kundeidentifikasjon) en Norvège est une abréviation pour « identification client ». Il est utilisé pour associer les paiements au bon client et à la bonne facture. En résumé, le numéro KID est un numéro de référence de paiement.
Si un commerçant souhaite rapprocher les paiements effectués par carte, il peut obtenir les informations directement en utilisant ses outils de facturation car tous les paiements sont automatiquement associés aux factures et à leurs clients via les identifiants de transaction.
Si un commerçant souhaite rapprocher les paiements effectués par virement bancaire ou chèque, il dépend du relevé bancaire car il n'obtiendra pas ces informations de son outil de facturation. En effet, dans les outils de facturation, contrairement aux paiements par carte, les paiements hors ligne ne sont pas automatiquement associés aux factures. Au lieu de cela, le relevé bancaire contient des informations sur les paiements et les clients associés. Cependant, il ne contient aucune information sur la facture vers laquelle le paiement a été effectué. Relier ces paiements aux factures représente beaucoup de travail manuel pour le commerçant. Ce processus prend du temps et peut être sujet aux erreurs. En Norvège, le numéro KID aide à résoudre ce problème.
L'objectif du numéro KID est de simplifier les rapprochements bancaires lorsque des modes de paiement hors ligne sont utilisés. Il garantit également que les clients effectuent des paiements vers la bonne facture.
D'autres pays ont leur propre version du KID. Par exemple, en Suède, on l'appelle le numéro OCR. En Finlande, on l'appelle le numéro de référence finlandais. Au Danemark, on l'appelle le numéro FIK/GIK.
Mieux comprendre avec un exemple
- Supposons qu'un client en Norvège a 2 factures impayées d'un montant de 100 kr et 200 kr (vous pouvez même avoir un cas plus simple avec une seule facture, mais utilisons cet exemple pour l'instant).
- Le client choisit de régler ces factures impayées par virement bancaire.
- Il effectue plusieurs paiements — 50 kr, 30 kr, 70 kr, 50 kr, 100 kr respectivement pour payer ces factures.
- Lors du rapprochement, le commerçant a du mal à associer ces paiements aux bonnes factures car il ne sait pas quel paiement correspond à quelle facture.
Cela aurait pu être résolu s'il y avait un moyen de relier les paiements effectués par le client à la bonne facture. Le numéro KID fait exactement cela. Lors des paiements, le client saisit le numéro KID et le paiement n'est accepté que si le numéro KID est dans le bon format. (Le format du numéro KID est convenu entre la banque et le commerçant.)
Points supplémentaires à noter
Virements bancaires
En Norvège, les virements bancaires peuvent être de 2 types :
- Le client effectue un virement bancaire de manière manuelle :
Dans ce cas, le client décide de transférer le montant quand il le souhaite. Lorsqu'il décide d'effectuer le virement bancaire, le paiement ne peut aboutir que si le numéro KID est saisi correctement par le client. Cela est dû à l'accord entre le commerçant et sa banque selon lequel ils n'accepteront les paiements qu'avec des numéros KID dans le bon format. Ainsi, chaque fois que le client décide d'effectuer manuellement un virement bancaire, il doit saisir correctement le numéro KID.
- Le client met en place un prélèvement automatique (mandat bancaire ou en Norvège appelé AvtaleGiro) :
Dans ce cas, le montant est automatiquement débité du compte bancaire du client. Ici, le client n'a pas à saisir à nouveau le numéro KID et la banque transfère automatiquement le montant. Question ouverte : comment le numéro KID est-il alors enregistré par rapport à la facture et comment le commerçant rapproche-t-il les paiements ?
Facturation électronique
En Norvège, la facturation électronique peut être de 2 types :
-
Facturation électronique avec virement bancaire manuel : Toutes les e-factures peuvent être consultées dans le compte bancaire du client. Le client choisit d'effectuer un virement bancaire manuellement en saisissant le numéro KID à chaque fois. Dans le relevé bancaire, le numéro KID et le numéro de facture seront tous deux disponibles. Cela peut faciliter les rapprochements.
-
Facturation électronique avec prélèvement automatique (mandat bancaire ou AvtaleGiro) : Dans ce cas, le montant est automatiquement débité du compte bancaire du client. Ici, le client n'a pas à saisir à nouveau le numéro KID et la banque transfère automatiquement le montant. Comme les paiements sont automatiquement associés aux factures, le rapprochement est simplifié même sans le numéro KID.
Format du numéro KID
Le format à respecter est Zéros de tête (le cas échéant) + Numéro suivant dans la séquence + Chiffre de contrôle
Nombre de chiffres — 3 à 25 chiffres, chiffre de contrôle inclus. Le dernier chiffre du KID est le chiffre de contrôle. Le numéro KID ne doit contenir que des chiffres (de 0 à 9) et ne doit pas être alphanumérique. Le commerçant conclut un accord avec sa banque pour décider du nombre de chiffres dans le numéro de référence.
Calcul du chiffre de contrôle — Basé sur l'algorithme MOD 10 ou MOD 11 récursif (peut être convenu entre le commerçant et la banque).
Règles de construction du numéro KID — Les numéros KID peuvent contenir l'identifiant client et/ou le numéro de facture pour identifier le client et la facture, mais ce n'est pas obligatoire.
Algorithme de calcul du chiffre de contrôle — Deux options — Algorithme Mod 10 ou Algorithme Mod 11. Utilisez le calculateur Mod 10 pour valider le numéro KID que vous générez.
Numéro suivant dans la séquence — Un nombre d'entrée aléatoire qui sera utilisé comme nombre de départ pour générer le numéro de référence. (C'est évident car comment pourriez-vous générer un KID sans point de départ. Il peut s'agir du numéro de facture si vous ne souhaitez pas utiliser un nouveau numéro. Assurez-vous simplement de n'utiliser que des chiffres et que le numéro de facture n'est pas alphanumérique.)
Zéros de tête — Si le nombre final de chiffres dans la partie variable est inférieur au « Nombre de chiffres autorisé dans le numéro de référence », nous ajouterons des 0 au début pour compléter.
- Il est souvent recommandé que le KID contienne le numéro ou l'identifiant client ainsi que le numéro de facture. Il s'agit après tout d'un numéro d'identification client. Mais ce n'est pas obligatoire. Il peut avoir n'importe quel nombre aléatoire tant qu'il respecte l'accord avec la banque concernant le nombre de chiffres et l'algorithme de chiffre de contrôle.
La raison de cette recommandation est que cela facilite le rapprochement. Parce que vous pouvez facilement consulter le relevé bancaire pour savoir quel client et quelle facture le paiement doit être associé. Cependant, les outils modernes de facturation et de comptabilité vous permettent de mapper le paiement avec la facture même sans l'identifiant client ou le numéro de facture.
Le numéro KID fait partie des informations de la facture et est également disponible lorsque vous exportez les données des factures en masse pour effectuer le rapprochement. Le KID est également présent sur chaque paiement enregistré dans le relevé bancaire. Il agit donc comme un identifiant commun pour vous aider à mapper le paiement avec la facture, facilitant ainsi le rapprochement.
Exemples illustrant à quoi ressemblera le numéro final généré
- Nombre total de chiffres dans le KID — 10
- Numéro suivant dans la séquence KID — 567
- Algorithme de chiffre de contrôle — Mod 10
Numéro KID final généré = 0000005678