Le QR-bill en Suisse expliqué
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Les nouveaux QR-bills sont appelés à remplacer complètement les anciens bordereaux orange et rouges en Suisse. Pendant un certain temps, les bulletins de versement existants étaient acceptés parallèlement aux QR-bills. Mais depuis le 1er octobre 2022, seuls les QR-bills sont autorisés. Avez-vous effectué les changements nécessaires pour être conforme à cette nouvelle directive ?
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| Exemple de QR-bill |
Que sont exactement les bordereaux orange et rouges ?
Pour comprendre pourquoi les QR-bills remplacent les bordereaux orange et rouges, il est important d'avoir un peu de contexte sur ces derniers. Si vous connaissez déjà tout ce qu'il y a à savoir sur les bordereaux orange et rouges, n'hésitez pas à passer à la section suivante.
Bordereau de versement orange (BVR)
Comme son nom l'indique, ce sont des bordereaux de couleur orange. BVR est l'abréviation pour « Bulletin de versement avec numéro de référence ». La « référence » désigne un numéro de référence qui peut être très utile pour simplifier les rapprochements bancaires avec un traitement automatisé.
Supposons que 3 paiements différents soient effectués sur une seule facture pour régler la totalité de la note. Comme tous les paiements utiliseront le même numéro de référence émis sur la facture, vous pouvez facilement relier les 3 paiements à cette facture. Cela permet de réduire l'effort manuel pour relier les paiements aux factures lors de la mise à jour du grand livre. Les efforts manuels peuvent être chronophages et sujets aux erreurs.
Ces numéros de référence sont généralement une combinaison du numéro de facture, du numéro de compte bancaire, du numéro de client et d'un chiffre de contrôle. Le chiffre de contrôle est utilisé pour s'assurer que le numéro de référence saisi n'est pas erroné lors de la saisie manuelle par le payeur. Le chiffre de contrôle est calculé à partir des autres chiffres du numéro de référence à l'aide d'un algorithme (comme la méthode MOD10 récursive). Ainsi, si le payeur commet une erreur lors de la saisie du numéro de référence, le chiffre de contrôle aidera à afficher un avertissement.
Ce concept d'utilisation d'un numéro de référence se retrouve dans d'autres pays également, comme le numéro KID en Norvège, le numéro de référence finlandais en Finlande, et le numéro OCR au Danemark et en Suède.
Ces bordereaux orange peuvent être soit des bulletins de dépôt bancaire pour les paiements par virement bancaire, soit des bulletins de dépôt postal pour les paiements sur un compte postal. Les bordereaux orange sont réservés aux entreprises.
Bordereau de versement rouge (BV)
Ce sont des bordereaux de couleur rouge. Vous avez peut-être remarqué que l'abréviation est simplement BV au lieu de BVR comme pour les bordereaux orange. La raison en est qu'il n'y a pas de numéros de référence dans un bordereau rouge. À la place, le payeur peut ajouter une note pour indiquer l'objet du paiement. Cette note est complètement optionnelle. Dans un bordereau orange, cette note n'est pas nécessaire car le numéro de référence indique clairement l'objet du paiement. Les bordereaux rouges peuvent être émis par n'importe qui et ne sont pas réservés aux entreprises comme les bordereaux orange.
Qu'est-ce qu'un QR-bill ?
Maintenant que nous comprenons ce que sont les bordereaux orange et rouge, voyons ce qu'est un QR-bill.
Un QR-bill est une facture avec une partie paiement intégrée ou séparée et un reçu. Bien que cela semble compliqué, cela signifie simplement qu'une partie du QR-bill est une facture et l'autre est divisée en 2 parties — Reçu (à gauche) et Partie paiement (à droite). Visualisons mieux cela avec une image.
Les deux versions indiquent qu'en tant que commerçant, vous pouvez envoyer soit —
- Une seule facture comprenant la facture ainsi que la partie paiement et le reçu au client (OU)
- La facture séparément et la partie paiement et la partie reçu séparément au client.
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| Illustration schématique de la partie paiement d'un QR-bill |
Différents composants du QR-bill
Facture
La facture contient des informations sur la description des articles ou du service achetés, les remises, les taxes appliquées, le montant à payer par le client final, les numéros d'immatriculation fiscale, etc.
Partie paiement
La partie paiement comprend 5 sections différentes (voir l'image pour référence) :
- Section titre — Le texte « Partie paiement » doit être imprimé dans la section titre.
- Section code QR suisse — Le code QR doit être imprimé ici.
- Section montant — La section montant inclut la devise et le montant, utilisés comme en-têtes. Les francs suisses et les euros sont les devises acceptées.
- Section informations — Toutes les valeurs pertinentes pour un paiement issues du code QR suisse doivent être imprimées dans la section informations.
- Compte / À verser à : IBAN/QR-IBAN issu du code QR suisse
- Référence : référence QR ou référence créancier
- Informations supplémentaires : jusqu'à 140 caractères autorisés, pouvant être utilisés pour tout ce que le commerçant souhaite indiquer. L'objectif est généralement d'indiquer l'objet du paiement ou de remplir des informations supplémentaires sur le paiement.
- À verser par ou À verser par (nom/adresse)
Si le montant a déjà été payé (par exemple, automatiquement payé par carte de crédit), la section Informations supplémentaires doit indiquer « NE PAS UTILISER POUR LE PAIEMENT » et le montant doit afficher 0.00.
- Section informations complémentaires — Cette zone contient les deux éléments de données « Créancier final » et « Procédures alternatives ». Le créancier final est le bénéficiaire (la personne à qui l'argent est versé). Les procédures alternatives font référence à des modes de paiement alternatifs, par exemple les détails de la facture électronique. Jusqu'à 90 caractères autorisés.
Reçu
Le reçu contient pratiquement les mêmes informations que la partie paiement. La principale différence est le code QR. De plus, les sections « Informations supplémentaires » et « Informations complémentaires » sont absentes ici.
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| Processus de base du flux de paiements suisses |
Avantages du QR-bill par rapport aux bordereaux orange et rouges
Le commerçant et le client final bénéficient tous deux d'avantages uniques avec l'introduction du QR-bill.
Pour le commerçant (émetteur de la facture)
- Les factures peuvent être imprimées sur du papier blanc perforé. Il n'est plus nécessaire de commander des bordereaux de paiement orange ou rouge préimprimés.
- Le traitement automatisé des paiements réduit le risque d'erreur car le client final n'a pas à saisir manuellement les numéros de compte bancaire et les numéros de référence.
- Si vous prévoyez de convertir des bordereaux orange existants en QR-bills, les numéros de référence BVR peuvent être réutilisés. La raison pour laquelle cela est autorisé est que le format de la référence QR est identique à celui de la référence BVR (27 chiffres avec le chiffre de contrôle calculé selon la méthode modulo 10 récursive). Notez que la référence QR ne peut être utilisée que pour les paiements en Suisse et au Liechtenstein. Si des paiements internationaux sont effectués, la référence SCOR (également appelée référence créancier) peut être utilisée. La différence entre la référence créancier et la référence QR est que la référence créancier peut comporter jusqu'à 25 chiffres, est alphanumérique et sa structure est basée sur la norme ISO 11649.
- La combinaison de référence et de message est possible (texte libre ou utilisation de la recommandation de syntaxe Swico). Cela permet au commerçant d'inclure toute information supplémentaire requise sur le paiement.
- Les champs du montant ou du débiteur peuvent être laissés vides au lieu d'être imprimés (cependant, les champs correspondants doivent être fournis dans la partie paiement et le reçu pour être remplis à la main ultérieurement).
Pour le client (destinataire de la facture)
– Les clients peuvent désormais rapidement scanner le code QR pour payer numériquement via l'e-banking ou le mobile banking. Mais cela ne signifie pas que les modes de paiement traditionnels à la banque ou par voie postale seront remplacés. Le QR-bill offre au client la flexibilité d'utiliser son mode de paiement préféré.
– Les numéros de compte et de référence n'ont pas besoin d'être saisis manuellement. Cela rend le paiement plus rapide et réduit le risque d'erreur.
Que devez-vous faire en tant qu'entreprise pour générer des QR-bills ?
- Vous pouvez suivre les directives d'implémentation suisses (voir la section références en bas de cet article) pour créer vos propres QR-bills.
- Utilisez l'un des grands acteurs ERP comme SAP, NetSuite, etc. qui prennent déjà en charge le QR-bill en Suisse.
- Utilisez des applications comme Swiss QR-invoice et connectez-la à votre produit via Zapier.
Tout QR-bill généré peut être validé par le validateur QR-Bill.