QR-Rechnung in der Schweiz erklärt
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Die neuen QR-Rechnungen ersetzen vollständig die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine in der Schweiz. Für einige Zeit wurden die bestehenden Zahlungsscheine zusammen mit den QR-Rechnungen akzeptiert. Ab dem 1. Oktober 2022 sind jedoch ausschließlich QR-Rechnungen zugelassen. Haben Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen, um diese neue Richtlinie einzuhalten?
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| Beispiel einer QR-Rechnung |
Was waren die orangen und roten Einzahlungsscheine?
Um zu verstehen, warum die QR-Rechnungen die orangen und roten Einzahlungsscheine ersetzen, ist es wichtig, etwas Kontext über die orangen und roten Einzahlungsscheine zu haben. Als Leser können Sie, wenn Sie bereits alles über orange und rote Einzahlungsscheine wissen, direkt zum nächsten Abschnitt übergehen.
Oranger Einzahlungsschein (ISR)
Wie der Name schon sagt, handelt es sich um orange gefärbte Scheine. ISR ist eine Abkürzung für Einzahlungsscheine mit Referenz. „Referenz" bezieht sich auf eine Referenznummer, die sehr nützlich sein kann, um die Bankabstimmung mit automatisierter Verarbeitung zu vereinfachen.
Angenommen, 3 verschiedene Zahlungen werden auf eine einzige Rechnung geleistet, um die Gesamtrechnung zu begleichen. Da alle Zahlungen dieselbe Referenznummer verwenden, die auf der Rechnung ausgestellt wurde, können Sie alle 3 Zahlungen einfach dieser Rechnung zuordnen. Dies hilft, den manuellen Aufwand zur Verknüpfung von Zahlungen mit Rechnungen bei der Aktualisierung des Hauptbuchs zu reduzieren. Manuelle Bemühungen können zeitaufwendig und fehleranfällig sein.
Diese Referenznummern sind in der Regel eine Kombination aus Rechnungsnummer, Bankkontonummer, Kundennummer und einer Prüfziffer. Die Prüfziffer dient dazu, sicherzustellen, dass die eingegebene Referenznummer bei der manuellen Eingabe durch den Zahler nicht falsch ist. Die Prüfziffer wird aus den anderen Stellen der Referenznummer mithilfe eines Algorithmus (wie dem rekursiven MOD10-Verfahren) berechnet. Falls der Zahler bei der Eingabe der Referenznummer einen Fehler macht, gibt die Prüfziffer eine Warnung aus.
Dieses Konzept der Verwendung einer Referenznummer ist auch in anderen Ländern zu sehen, wie die KID-Nummer in Norwegen, die finnische Referenznummer in Finnland, die OCR-Nummer in Dänemark und Schweden.
Diese orangen Scheine können entweder Bankeinzahlungsscheine für Banktransferzahlungen oder Posteinzahlungsscheine für Zahlungen auf ein Postkonto sein. Orangefarbene Scheine stehen nur Unternehmen zur Verfügung.
Roter Einzahlungsschein (IS)
Dies sind rote Scheine. Sie werden bemerkt haben, dass die Abkürzung nur IS ist statt ISR bei orangen Scheinen. Der Grund ist, dass es bei roten Scheinen keine Referenznummern gibt. Stattdessen kann der Zahler eine Notiz hinzufügen, um den Zahlungszweck zu erfassen. Diese Notiz ist vollständig optional. Bei einem orangen Schein ist diese Notiz nicht notwendig, da die Referenznummer den Zahlungszweck bereits klar erfasst. Rote Scheine können von jedermann ausgestellt werden und sind nicht wie orange Scheine auf Unternehmen beschränkt.
Was ist eine QR-Rechnung?
Nachdem wir verstanden haben, was die orangen und roten Scheine sind, schauen wir uns an, was eine QR-Rechnung ist.
Eine QR-Rechnung ist eine Rechnung mit einem integrierten oder separaten Zahlungsteil und einer Quittung. Obwohl dies kompliziert klingt, bedeutet es lediglich, dass ein Teil der QR-Rechnung eine Rechnung ist und der andere in 2 Teile aufgeteilt ist — Quittung (auf der linken Seite) und Zahlungsteil (auf der rechten Seite). Lassen Sie uns dies besser mit einem Bild visualisieren.
Die zwei Versionen zeigen an, dass Sie als Händler entweder folgendes an den Kunden senden können:
- Eine einzelne Rechnung, die die Rechnung sowie den Zahlungsteil und die Quittung enthält (ODER)
- Die Rechnung separat und den Zahlungsteil und den Quittungsteil separat an den Kunden.
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| Schematische Darstellung des Zahlungsteils einer QR-Rechnung |
Verschiedene Bestandteile der QR-Rechnung
Rechnung
Die Rechnung enthält Informationen über die Beschreibung der gekauften Artikel oder Dienstleistungen, Rabatte, angewandte Steuern, den vom Endkunden zu zahlenden Betrag, Steuerregistrierungsnummern usw.
Zahlungsteil
Der Zahlungsteil besteht aus 5 verschiedenen Abschnitten (siehe Bild zur Referenz):
- Titelabschnitt — Der Text „Zahlungsteil" muss im Titelabschnitt gedruckt werden.
- Schweizer QR-Code-Abschnitt — Der QR-Code muss hier gedruckt werden.
- Betragsabschnitt — Der Betragsabschnitt enthält die Währung und den Betrag, die als Überschriften verwendet werden. Schweizer Franken und Euro sind die unterstützten Währungen.
- Informationsabschnitt — Alle für eine Zahlung relevanten Werte aus dem Schweizer QR-Code müssen im Informationsabschnitt gedruckt werden.
- Konto / Zahlbar an: IBAN/QR-IBAN aus dem Schweizer QR-Code
- Referenz: QR-Referenz oder Gläubiger-Referenz
- Zusätzliche Informationen: Bis zu 140 Zeichen erlaubt und können für alles verwendet werden, was der Händler möchte. Der Zweck besteht in der Regel darin, den Zahlungszweck anzugeben oder zusätzliche Informationen über die Zahlung zu ergänzen.
- Zahlbar durch oder Zahlbar durch (Name/Adresse)
Wenn der Betrag bereits bezahlt wurde (z.B. automatisch per Kreditkarte), sollte der Abschnitt „Zusätzliche Informationen" „NICHT FÜR ZAHLUNG VERWENDEN" und der Betrag 0.00 lauten.
- Abschnitt für weitere Informationen — Dieser Bereich enthält die zwei Datenelemente „Letztbegünstigter" und „Alternative Verfahren". Der Letztbegünstigte ist der endgültige Zahlungsempfänger (die Person, an die Geld gezahlt wird). Alternative Verfahren bezieht sich auf alternative Zahlungsverfahren, wie zum Beispiel die E-Bill-Details. Bis zu 90 Zeichen erlaubt.
Quittung
Die Quittung enthält im Wesentlichen dieselben Informationen wie der Zahlungsteil. Der Hauptunterschied ist der QR-Code. Auch „Zusätzliche Informationen" und der „Abschnitt für weitere Informationen" fehlen hier.
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| Grundlegender Prozess des Schweizer Zahlungsablaufs |
Vorteile der QR-Rechnung gegenüber orangen und roten Scheinen
Sowohl der Händler als auch der Endkunde haben einzigartige Vorteile durch die Einführung der QR-Rechnung.
Für den Händler (Rechnungsaussteller)
- Rechnungen können auf weißem, perforiertem Papier gedruckt werden. Es ist nicht mehr notwendig, vorgedruckte orange oder rote Zahlungsscheine zu bestellen.
- Automatisierte Zahlungsverarbeitung und reduziertes Fehlerpotenzial, da der Endkunde keine Bankkontonummern und Referenznummern manuell eingeben muss.
- Wenn Sie bestehende orange Scheine in QR-Rechnungen umwandeln möchten, können die ISR-Referenznummern wiederverwendet werden. Der Grund, warum dies erlaubt ist, besteht darin, dass das Format der QR-Referenz dasselbe ist wie die ISR-Referenz (27 Stellen mit der Prüfziffer berechnet nach der rekursiven Modulo-10-Methode). Beachten Sie, dass die QR-Referenz nur für Zahlungen in der Schweiz und Liechtenstein verwendet werden kann. Wenn internationale Zahlungen durchgeführt werden, kann die SCOR-Referenz (auch als Gläubiger-Referenz bezeichnet) verwendet werden. Der Unterschied zwischen der Gläubiger-Referenz und der QR-Referenz besteht darin, dass die Gläubiger-Referenz bis zu 25 Stellen lang, alphanumerisch und ihre Struktur auf ISO 11649 basiert.
- Die Kombination von Referenz und Mitteilung ist möglich (Freitext oder Verwendung der Swico-Syntaxempfehlung). Dies ermöglicht es dem Händler, alle erforderlichen zusätzlichen Informationen über die Zahlung einzuschließen.
- Die Felder für den Betrag oder den Schuldner können leer gelassen werden, anstatt gedruckt zu werden (Entsprechende Felder müssen jedoch im Zahlungsteil und in der Quittung für spätere handschriftliche Eintragung vorgesehen werden).
Für den Kunden (Rechnungsempfänger)
– Kunden können den QR-Code jetzt schnell scannen, um digital per E-Banking oder Mobile-Banking zu bezahlen. Das bedeutet jedoch nicht, dass die traditionellen Zahlungsmethoden bei der Bank oder per Post ersetzt werden. Die QR-Rechnung gibt dem Kunden die Flexibilität, seine bevorzugte Zahlungsmethode zu nutzen.
– Die Konto- und Referenznummern müssen nicht manuell eingegeben werden. Dies macht die Zahlung schneller und reduziert das Fehlerpotenzial.
Was sollten Sie als Unternehmen tun, um QR-Rechnungen zu generieren?
- Sie können den Schweizer Implementierungsleitlinien (siehe Referenzabschnitt am Ende dieses Artikels) folgen, um Ihre eigenen QR-Rechnungen zu erstellen.
- Verwenden Sie einen der führenden ERP-Anbieter wie SAP, Netsuite usw., die die QR-Rechnung in der Schweiz bereits unterstützen.
- Verwenden Sie Apps wie Swiss QR-Invoice und verbinden Sie sie mit Ihrem Produkt über Zapier.
Alle generierten QR-Rechnungen können gegen den QR-Rechnungsvalidator validiert werden.