La factura QR en Suiza explicada
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Las nuevas facturas QR están destinadas a reemplazar completamente los comprobantes naranjas y rojos existentes en Suiza. Durante un tiempo, los comprobantes de pago existentes se aceptaron junto con las facturas QR. Pero desde el 1 de octubre de 2022, solo se permitirán las facturas QR. ¿Ha realizado los cambios necesarios para cumplir con esta nueva directiva?
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| Ejemplo de factura QR |
¿Qué eran exactamente los comprobantes naranjas y rojos?
Para entender por qué las facturas QR están reemplazando a los comprobantes naranjas y rojos, es importante tener un poco de contexto sobre dichos comprobantes. Si usted, como lector, ya lo sabe todo sobre los comprobantes naranjas y rojos, siéntase libre de pasar a la siguiente sección.
Comprobante de ingreso naranja (ISR)
Como indica el nombre, son comprobantes de color naranja. ISR es una abreviatura de comprobantes de ingreso con referencia. La "referencia" alude a un número de referencia que puede ser muy útil para simplificar las conciliaciones bancarias con procesamiento automatizado.
Imagine que se realizan 3 pagos diferentes en una sola factura para saldar la deuda. Como todos los pagos utilizarán el mismo número de referencia emitido en la factura, puede vincular fácilmente los 3 pagos a esa factura. Esto ayuda a reducir el esfuerzo manual de vincular los pagos a las facturas al actualizar el libro de contabilidad. Los esfuerzos manuales pueden ser lentos y propensos a errores.
Estos números de referencia son generalmente una combinación del número de factura, el número de cuenta bancaria, el número de cliente y un dígito de control. El dígito de control se utiliza para garantizar que el número de referencia introducido no sea incorrecto durante la introducción manual por parte del pagador. El dígito de control se calcula utilizando los demás dígitos del número de referencia mediante un algoritmo (como el método recursivo MOD10). Por lo tanto, en caso de que el pagador cometa un error al introducir el número de referencia, el dígito de control ayudará a emitir una advertencia.
Este concepto de usar un número de referencia también se puede ver en otros países, como el número KID en Noruega, el número de referencia finlandés en Finlandia, y el número OCR en Dinamarca y Suecia.
Estos comprobantes naranjas pueden ser tanto comprobantes de depósito bancario para pagos por transferencia bancaria como comprobantes de depósito postal para pagos en una cuenta postal. Los comprobantes naranjas solo están disponibles para empresas.
Comprobante de ingreso rojo (IS)
Son comprobantes de color rojo. Habrá notado que la abreviatura es simplemente IS en lugar de ISR en el caso de los comprobantes naranjas. La razón por la que es solo IS es que no hay números de referencia en un comprobante rojo. En cambio, el pagador puede añadir una nota para capturar el propósito del pago. Esta nota es completamente opcional. En un comprobante naranja, esta nota no es necesaria porque el número de referencia ya captura claramente el propósito del pago. Los comprobantes rojos pueden ser emitidos por cualquier persona y no están restringidos a empresas como los comprobantes naranjas.
¿Qué es una factura QR?
Ahora que entendemos qué son los comprobantes naranjas y rojos, veamos qué es una factura QR.
Una factura QR es una factura con una parte de pago y un recibo integrados o separados. Aunque esto suena complicado, todo lo que significa es que una parte de la factura QR es una factura y la otra está dividida en 2 partes: Recibo (en el lado izquierdo) y Parte de pago (en el lado derecho). Visualicemos esto mejor con una imagen.
Las dos versiones indican que como comerciante puede enviar:
- Una sola factura que incluye la factura, la parte de pago y el recibo al cliente (O)
- La factura por separado y la parte de pago y el recibo por separado al cliente.
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| Ilustración esquemática de la parte de pago de una factura QR |
Diferentes componentes de la factura QR
Factura
La factura contiene información sobre la descripción de los artículos o servicios adquiridos, descuentos, impuestos aplicados, importe a pagar por el cliente final, números de registro fiscal, etc.
Parte de pago
La parte de pago consta de 5 secciones diferentes (consulte la imagen como referencia):
- Sección de título — El texto "Parte de pago" debe imprimirse en la sección de título.
- Sección del código QR suizo — El código QR debe imprimirse aquí.
- Sección de importe — La sección de importe incluye la divisa y el importe, que se utilizan como encabezados. Los francos suizos y los euros son las divisas admitidas.
- Sección de información — Todos los valores relevantes para un pago del código QR suizo deben imprimirse en la sección de información.
- Cuenta/Pagadero a: IBAN/QR-IBAN del código QR suizo
- Referencia: Referencia QR o Referencia del acreedor
- Información adicional: Se permiten hasta 140 caracteres y pueden usarse para incluir cualquier información que el comerciante desee. El propósito generalmente es indicar el propósito del pago o incluir información adicional sobre el mismo.
- Pagadero por o Pagadero por (nombre/dirección)
Si el importe ya ha sido pagado (por ejemplo, pagado automáticamente mediante tarjeta de crédito), la sección de información adicional debe indicar "NO USAR PARA PAGO" y el importe debe ser 0,00.
- Sección de información adicional — Esta área contiene los dos elementos de datos "Acreedor final" y "Procedimientos alternativos". El acreedor final es el destinatario final (la persona a quien se paga el dinero). Los procedimientos alternativos hacen referencia a procedimientos de pago alternativos, como por ejemplo los detalles de la factura electrónica. Se permiten hasta 90 caracteres.
Recibo
El recibo tiene prácticamente la misma información que la parte de pago. La diferencia principal es el código QR. Además, la "Información adicional" y la "Sección de información adicional" no están presentes aquí.
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| Proceso básico del flujo de pagos suizos |
Ventaja de la factura QR sobre los comprobantes naranjas y rojos
Tanto el comerciante como el cliente final tienen ventajas únicas con la introducción de la factura QR.
Para el comerciante (emisor de la factura)
- Las facturas pueden imprimirse en papel blanco perforado. Ya no es necesario pedir comprobantes de pago naranjos o rojos preimpresos.
- Procesamiento automatizado de pagos y menor potencial de error, ya que el cliente final no tiene que introducir manualmente los números de cuenta bancaria y los números de referencia.
- Si está pensando en convertir los comprobantes naranjos existentes a facturas QR, los números de referencia ISR pueden reutilizarse. La razón por la que esto está permitido es que el formato de la referencia QR es el mismo que el de la referencia ISR (27 dígitos con el dígito de control calculado usando el método módulo 10 recursivo). Tenga en cuenta que la referencia QR solo puede usarse para pagos en Suiza y Liechtenstein. Si se realizan pagos internacionales, puede usarse la referencia SCOR (también llamada Referencia del acreedor). La diferencia entre la referencia del acreedor y la referencia QR es que la referencia del acreedor puede tener hasta 25 dígitos de longitud, es alfanumérica y su estructura se basa en ISO 11649.
- Es posible la combinación de referencia y mensaje (texto libre o uso de la recomendación de sintaxis Swico). Esto permite al comerciante incluir cualquier información adicional requerida sobre el pago.
- Los campos del importe o del deudor pueden dejarse en blanco en lugar de imprimirse (sin embargo, los campos correspondientes deben proporcionarse en la parte de pago y el recibo para su introducción manual posterior).
Para el cliente (receptor de la factura)
– Los clientes ahora pueden escanear rápidamente el código QR para pagar digitalmente a través de la banca electrónica o la banca móvil. Pero esto no significa que se reemplacen las formas tradicionales de realizar pagos en el banco o mediante métodos postales. La factura QR proporciona flexibilidad al cliente para usar su método de pago preferido.
– Los números de cuenta y referencia no necesitan escribirse manualmente. Esto hace el pago más rápido y reduce el potencial de error.
¿Qué debe hacer como empresa para generar facturas QR?
- Puede seguir las directrices de implementación suizas (consulte la sección de referencias al final de este artículo) para crear sus propias facturas QR.
- Use uno de los principales proveedores de ERP como SAP, Netsuite, etc., que ya admiten la factura QR en Suiza.
- Use aplicaciones como Swiss QR-invoice y conéctela con su producto mediante Zapier.
Cualquier factura QR generada puede validarse contra el validador de factura QR.