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Guía del número de identificación fiscal de Polonia

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PESEL​

A partir del 1 de septiembre de 2011, Polonia reconoce oficialmente el número PESEL como el número de identificación fiscal para las personas físicas que no desarrollan actividades empresariales ni están registradas a efectos del impuesto sobre el valor añadido. El PESEL, un identificador numérico de 11 dígitos, distingue de forma única a las personas registradas en la base de datos PESEL, parte del Sistema Electrónico Común del Registro de Población. La información dentro de este sistema proviene de las bases de datos de las oficinas municipales, que albergan los registros de empadronamiento municipal.

El registro PESEL ha estado operativo desde 1977, albergando datos de personas con residencia permanente en Polonia, así como de aquellas con residencia temporal superior a 3 meses. Además, incluye a las personas que solicitan documentos de identidad, pasaportes o que necesitan un número de seguridad social según la legislación polaca. La emisión de números PESEL es competencia del Ministerio del Interior. Este sistema estructurado garantiza una identificación fiscal eficiente para las personas físicas en Polonia.

Formato del PESEL

  1. El formato PESEL consta de 11 caracteres estructurados como [C1, C2, C3, C4, C5, C6, C7, C8, C9, C10, C11], donde cada C1 a C11 representa un valor numérico. El rango de estos caracteres es numérico.

  2. El PESEL sigue reglas específicas:

    • C1-C2 indican los dos últimos dígitos del año de nacimiento.
    • C3-C4 designan el mes de nacimiento. Para fechas de nacimiento entre 1900 y 1999, no se realiza ninguna modificación a C3-C4. Para otras fechas de nacimiento:
      • 1800-1899: El campo del mes aumenta en 80.
      • 2000-2099: El campo del mes aumenta en 20.
      • 2100-2199: El campo del mes aumenta en 40.
      • 2200-2299: El campo del mes aumenta en 60.
    • El método de codificación del mes de nacimiento permite distinguir al menos cinco siglos.
    • Los siguientes meses en diferentes siglos se representan con números específicos.

  3. El PESEL también incluye:

    • C5-C6 que representan el día de nacimiento.
    • C7-C9 que designan un número ordinal.
    • C10 que indica el sexo, con los dígitos 0, 2, 4, 6, 8 para mujeres y los dígitos 1, 3, 5, 7, 9 para hombres.

  4. Para calcular el dígito de control:

    1. Multiplicar los valores de cada posición por el peso correspondiente.
    2. Sumar los resultados.
    3. Restar la suma de 10 para obtener el dígito de control.

  5. Por ejemplo: 02070803628 representa a una persona nacida el 8 de julio de 1902, identificada como mujer.

  6. 01=0, 23=6, 07=0, 79=63, 01=0, 83=24, 07=0, 39=27, 61=6, 23=6;

  7. 0+6+0+3+0+4+0+7+6+6=32;

  8. 10-2=8; Siguiendo los pasos de cálculo, el dígito de control se determina como 8.

PESEL en el documento de identidad polacoPESEL en el documento de identidad polaco
PESEL en el documento de identidad polaco - anversoPESEL en el documento de identidad polaco - reverso

Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)​

Desde el 1 de septiembre de 2011, Polonia ha implementado la emisión de NIF (Numer Identyfikacji Podatkowej o NIP) a diversas entidades, incluidas personas físicas, personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica y otras entidades aplicables, según las normativas polacas que las definen como contribuyentes o cotizantes a la seguridad social y al seguro de salud. Sin embargo, los NIF asignados antes del 31 de agosto de 2011 se reconocen como números de identificación fiscal bajo las normativas descritas en la Ley del 29 de julio de 2011, que rige el registro y la identificación. En consecuencia, las decisiones relativas a la asignación de dichos números de identificación fiscal siguen siendo válidas.

Formato del NIP

Formato del NIF: La estructura del NIF sigue un formato específico representado como [C1, C2, C3, C4, C5, C6, C7, C8, C9, C10], donde cada C1 a C10 representa un carácter.

Rango numérico: Cada carácter (C1 a C10) dentro del formato del NIF cae dentro de un rango numérico.

Sintaxis: REGLA para C10:

  1. Los valores de cada posición se multiplican por sus pesos correspondientes:
    • C1: 6
    • C2: 5
    • C3: 7
    • C4: 2
    • C5: 3
    • C6: 4
    • C7: 5
    • C8: 6
    • C9: 7
  2. Los resultados de estas multiplicaciones se suman.
  3. Se obtiene el módulo 11 de la suma anterior.
  4. El resto sirve como dígito de control (si el resto es 10, el NIF se considera inválido).

EJEMPLO: Por ejemplo, considere el NIF 2234567895:

  1. Cálculo de los productos: 26=12, 25=10, 37=21, 42=8, 53=15, 64=24, 75=35, 86=48, 9*7=63.
  2. Suma de estos productos: 12+10+21+8+15+24+35+48+63=236.
  3. Obtención del módulo 11 de la suma: 236 % 11 = 5.
  4. El dígito de control se determina como 5.
NIP
NIP para entidades

Base de datos oficial

Ejemplo: 5272525357

Número KRS (Krajowy Rejestr Sądowy)​

El KRS, conocido como el Número del Registro Nacional de Tribunales en Polonia, es un identificador único asignado a las personas jurídicas, incluidas las empresas, las asociaciones y las sociedades, al inscribirse en el Registro Nacional de Tribunales. Este registro proporciona información detallada sobre la estructura, la gobernanza y el estado financiero de estas entidades. Administrado por el Registro Nacional de Tribunales (Ministerstwo Sprawiedliwości), el KRS sirve como un repositorio vital de datos legales y financieros, facilitando el fácil acceso a información esencial sobre las entidades registradas.

Ejemplo: 0000268708

REGON​

El REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej) sirve como el registro integral para las entidades económicas nacionales dentro de la República de Polonia. Establecido con fines estadísticos, este registro está supervisado por la Oficina Principal de Estadística de Polonia — GUS.

El número de identificación para las entidades de la economía nacional comprende 9 dígitos, asignado a personas jurídicas, entidades organizativas que carecen de personalidad jurídica o personas físicas que desarrollan actividades económicas. Los primeros ocho dígitos forman un número ordinal, mientras que el noveno dígito actúa como código de validación.

Para las unidades locales, el número de identificación abarca 14 dígitos. Los primeros nueve dígitos corresponden al número de identificación de la persona jurídica, entidad organizativa sin personalidad jurídica o persona física que realizó actividades económicas que estableció la unidad local. A continuación, cuatro dígitos representan el número ordinal asignado a la unidad local, siendo el decimocuarto dígito un código de validación para el número completo de la unidad local.

Ejemplo: 140762164

¿Cómo puede Lookuptax ayudarle en la validación del IVA?

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Preguntas frecuentes​

Soy extranjero empleado en Polonia — ¿debo usar el PESEL o el NIP en mi declaración de impuestos?​

Desde 2012, los empleados individuales y las personas sin actividad empresarial registrada utilizan su número PESEL como único identificador fiscal a efectos del impuesto sobre la renta de las personas físicas (PIT) en Polonia. El NIP está reservado para los empresarios, los contribuyentes del IVA y las personas jurídicas. Si ha trabajado en Polonia durante más de dos meses y ha registrado su estancia, se le asigna un PESEL automáticamente y debe aparecer en su declaración del PIT — presentar un NIP en su lugar provoca que la declaración sea rechazada o mal dirigida. Solo solicite un NIP mediante el formulario NIP-7 si trabaja como autónomo, como comerciante individual o como contribuyente del IVA sin derecho a PESEL. [1] [2]

¿Una empresa extranjera sin establecimiento polaco debe registrarse para el IVA antes de realizar su primera venta gravable en Polonia?​

Sí. Polonia aplica un umbral de inscripción cero para las empresas no establecidas — a diferencia de los residentes polacos que disponen de una exención anual de PLN 200.000. Cualquier transacción gravable única (importación, suministro local, movimiento intracomunitario o uso de un almacén nacional) genera la obligación inmediata de registrarse para el IVA y obtener un NIP. La entidad extranjera presenta el formulario NIP-2 (empresa) o NIP-7 (persona física) junto con el formulario VAT-R y un extracto del registro de empresas del país de origen. El incumplimiento del registro antes del primer suministro expone a la empresa a la liquidación retroactiva del IVA más los intereses de demora. [1] [2]

¿Por qué mi cliente polaco retiene el 20 % de mi factura, y cómo puedo reducirlo?​

En virtud del Artículo 21(1) de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Sociedades, los pagadores polacos deben retener el impuesto al 20 % sobre los pagos a no residentes por regalías, licencias de know-how, consultoría, gestión y otros servicios intangibles específicos — a menos que un convenio de doble imposición (CDI) prevea una tasa inferior o una exención total. Para acogerse a la desgravación del CDI, el beneficiario extranjero debe suministrar un certificado de residencia fiscal válido emitido por la autoridad tributaria de su país de origen antes del pago. Sin ese certificado, el pagador polaco está legalmente obligado a aplicar la tasa del 20 % completo, y el Tribunal Supremo Administrativo confirmó en agosto de 2025 (asunto II FSK 47/23) que no se acepta ningún documento sustitutivo. Presente el certificado a tiempo para evitar la tasa predeterminada. [1] [2]

Mi factura supera los PLN 15.000 e incluye bienes del Anexo 15 — ¿qué debo hacer para evitar una sanción del 30 %?​

Cuando el valor bruto de una factura B2B supere los PLN 15.000 y al menos una línea aparezca en el Anexo 15 de la Ley del IVA (bienes sensibles como acero, electrónica, combustible y servicios de construcción), el vendedor debe imprimir la anotación «mechanizm podzielonej płatności» en la factura y el comprador debe pagar mediante una transferencia bancaria con pago dividido que enrute la parte del IVA a la cuenta de IVA dedicada del vendedor. El NIP del vendedor es obligatorio en el mensaje de pago. El incumplimiento — ya sea omitiendo la anotación o pagando fuera del pago dividido — activa una responsabilidad adicional del 30 % del importe del IVA en esas líneas para ambas partes. El régimen de pago dividido obligatorio está confirmado hasta el 28 de febrero de 2028. [1] [2]

¿Cuándo se aplica la facturación electrónica obligatoria KSeF, y qué ocurre si mi ERP no está listo a tiempo?​

El Sistema Nacional de Facturación Electrónica de Polonia (KSeF) se volvió obligatorio en dos fases: desde el 1 de febrero de 2026 para las empresas cuyas ventas de 2024 (incluido el IVA) superaron los PLN 200 millones, y desde el 1 de abril de 2026 para todas las demás entidades registradas en el IVA. Las microempresas se incorporan a partir del 1 de enero de 2027. Desde el 1 de febrero de 2026, todas las empresas registradas en el IVA también deben aceptar facturas emitidas por KSeF independientemente de su propia fase. Las sanciones financieras formales por la emisión de facturas fuera del KSeF entran en vigor el 1 de enero de 2027, dando a las empresas un período de gracia — pero las facturas no KSeF emitidas durante dicho período tienen una mayor carga probatoria en las auditorías del IVA y pueden retrasar los reembolsos. El número NIP es el identificador principal integrado en cada documento KSeF. [1] [2]

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