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澳大利亚Peppol电子发票指南

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电子发票是指在买卖双方所使用的软件系统之间直接进行发票信息数字化交换的方式，为企业数字化管理发票流程提供了标准化途径。

澳大利亚税务局（ATO）解释称，使用电子发票后，供应商无需打印、邮寄或通过电子邮件发送纸质或PDF发票；同样，买方也无需手动录入或扫描发票到软件系统中。电子发票消除了买卖双方的手动数据录入和人工干预环节。

推广电子发票旨在帮助企业通过数字技术实现发票流程现代化，有望为澳大利亚企业带来显著的效率提升和成本节约。

电子发票的工作原理​

电子发票采用称为Peppol的标准框架，在供应商和买方之间以数字方式交换发票及其他文件。

Peppol是"泛欧洲公共采购网络"（Pan-European Public Procurement Online）的缩写，最初在欧洲开发，旨在规范企业对政府的采购流程。

该框架由以下部分组成：

  • 一套规定发票数据应如何格式化的规范，以便在不同软件系统之间进行数字交换。
  • 由经认证服务提供商运营的安全网络，负责在供应商和买方之间传递发票和其他文件。
  • 确保框架正常运作的治理安排和法律协议。

Peppol框架下电子发票流程的关键步骤如下：

  1. 供应商软件根据Peppol规范生成符合所需数据格式的数字发票。
  2. 供应商软件将电子发票数据文件发送至经认证的Peppol服务提供商（即接入点），由该接入点负责通过Peppol网络发送发票。
  3. 接入点通过Peppol网络将电子发票传输至买方自己的接入点。买方自行选择负责接收电子发票的接入点。
  4. 买方的接入点将电子发票数据传入买方软件。电子发票以数字记录的形式呈现，随后可通过买方正常工作流程和流程进行管理。
  5. 收到后，买方可使用正常内部控制流程处理电子发票付款。在支付电子发票前，仍需进行适当的核查和验证。
  6. 如有需要，买方可通过Peppol框架以数字方式发回确认或异议等消息。

数据交换通过Peppol网络在系统之间直接进行。各组织只需通过接入点连接一次Peppol网络，即可与所有连接Peppol的组织交换电子发票，而无论对方使用何种软件。

ATO的角色​

澳大利亚政府任命ATO负责管理澳大利亚的Peppol框架。

作为澳大利亚Peppol管理机构，ATO承担以下职责：

  • 针对澳大利亚本地需求设置Peppol规范和文件的国家特定定制，包括ABN和GST字段的使用要求等调整。
  • 对服务提供商进行认证和监督，确保其符合在澳大利亚作为接入点运营的要求。
  • 在政府和行业内推广Peppol电子发票的采用。
  • 为企业提供电子发票的支持、教育和指导资源。

ATO还负责支持澳大利亚政府机构实施电子发票。

值得注意的是，ATO无权查看或获取买卖双方之间交换的电子发票信息。它负责管理框架，但不直接参与实际的电子发票交易。

软件和服务提供商​

供应商若要创建和发送电子发票，需要具备以下功能的软件：

  • 按照Peppol规范以正确的数字格式生成发票。
  • 通过接入点将电子发票文件传输至Peppol网络。

许多常用的业务管理、会计和企业资源规划（ERP）软件系统已经更新或开发了新模块以支持电子发票功能。

符合技术合规要求的软件提供商在ATO的"电子发票就绪"产品名册上列出，该名册收录了400多款支持电子发票的软件产品，来自MYOB、Xero、Sage等主要提供商。

此外，企业也可以使用服务提供商提供的电子发票网络门户和服务，而无需使用会计软件。这些服务允许企业通过网络表单手动创建电子发票，然后由服务提供商代为通过Peppol发送。

买方也需要具备某种形式的数字系统能力来接收和处理电子发票。通过接入点从Peppol网络接收的电子发票需要以自动化方式流入买方的财务或采购软件。

买方接收和管理电子发票的常见方式包括：

  • 使用可自动接收和加载电子发票信息的会计软件。
  • 使用专门的应付账款自动化软件，从电子邮件或Peppol等来源扫描和提取发票数据。
  • 将Peppol接入点直接与ERP或财务系统集成。
  • 使用网络解析工具扫描和收集已收到PDF发票的关键信息。

澳大利亚的推广预期​

澳大利亚政府已规定所有政府机构必须实施电子发票能力，合规要求正在分阶段推进，联邦机构须在2022年7月1日前实现电子发票功能。

各州和地区政府也在推出各自的电子发票强制要求和过渡时间表。新南威尔士州是第一个从2022年1月起强制要求政府机构使用电子发票的州，其他州预计将陆续跟进。

这些政府强制要求旨在推动各政府机构供应商采用电子发票。随着政府机构率先采用电子发票，希望与政府开展业务的供应商也被迫跟进。

政府机构承诺更快支付电子发票，为供应商提供了进一步的激励。根据澳大利亚政府的按时付款政策，机构须在5个日历日内支付电子发票。

政府以外，电子发票对私营企业通常是自愿的。然而，行业团体预测，大型企业将日益利用其影响力和采购能力推动整个供应链的采用。

预计推动采用的关键组织包括大型企业、共享服务提供商、主要银行和其他金融机构、教育机构以及医疗机构。

对于中小企业（SME）而言，采用电子发票可能更多是一项可选的业务决策。然而，行业团体认为，随着电子发票在政府和大型企业买方中获得更广泛的采用，许多中小企业将实施电子发票功能以保持竞争力。

电子发票对哪些方面有影响？​

电子发票涉及业务关系中买方和供应方组织的系统和流程变化。

供应商​

对于供应商，发行电子发票而非纸质或PDF发票需要：

  • 具备能够生成电子发票的会计或开票软件，这可能需要升级或启用特定模块或插件。
  • 将软件与Peppol接入点集成，以便将电子发票传输到Peppol网络。
  • 更改发票创建、管理和记录保存的流程。
  • 确保客户主数据包含路由发票所需的正确业务标识符。
  • 根据需要学习新程序并为开票人员提供培训。

供应商还需与客户沟通，确认准备情况并了解电子发票交易的具体要求。

买方​

对于买方组织，需要做出如下变更才能接收和处理电子发票：

  • 具备能够自动处理通过Peppol接收的电子发票信息的财务软件、ERP或应付账款系统。
  • 将后端系统与Peppol接入点集成以便接收电子发票。
  • 修改工作流程、业务规则和主数据以支持电子发票的接收和处理。
  • 培训应付账款员工掌握新的电子发票处理程序和异常管理。
  • 从供应商处获取ABN等客户主数据，以便在收到电子发票后正确路由。
  • 更新采购政策、流程和模板以反映电子发票功能。

买方还需与供应商协作，引导其加入电子发票，并就电子发票所需信息提供明确指导。

服务和软件提供商​

数字业务服务提供商使组织能够采用电子发票，该生态系统包括：

  • 开发或配置产品以符合Peppol标准的电子发票软件供应商。
  • 提供基础设施将业务系统连接到Peppol网络的Peppol接入点，管理电子发票交易的安全交换。
  • 能够从人员、流程和技术等业务变革角度提供电子发票采用建议的专业顾问。

这些提供商培养了Peppol标准和规范的内部专业知识，确保其解决方案正确互操作，使企业能够通过Peppol无缝交换电子发票。

服务提供商需要考虑的一些因素包括：

  • 满足在澳大利亚环境中提供接入点服务的认证要求，包括特定的安全和测试先决条件。
  • 支持Peppol规范的澳大利亚定制，如ABN、GST等的使用。
  • 为目标客户群制定合适的商业和定价模式。
  • 将接入点服务与客户使用的各种会计软件、ERP系统和其他业务平台集成。
  • 提供用户支持服务和客户协助，帮助企业完成电子发票的入驻和过渡。
  • 深入了解Peppol网络运营、标准演进、法律协议和治理流程。

更广泛的影响​

在全经济层面，电子发票的广泛采用预计将为澳大利亚企业带来整体生产力提升、成本节约和其他收益。

政府表示，向电子发票过渡是其数字业务计划的重要组成部分，也是现代化议程的关键优先事项。

据估计，电子发票将在10年内为澳大利亚企业带来约280亿澳元的总体经济效益，自动化和处理效率带来的时间节约贡献最大。

澳大利亚的电子发票应用还支持数字能力建设和增长。将企业间交互（如发票处理）转向更多自动化数字渠道，可实现再投资和创新。

随着企业实现电子发票功能，它们将培养采用其他数字交易方式的能力。电子发票帮助企业实现现代化，并为进一步改进创造机会。

对于小型企业而言，电子发票消除了障碍并最大限度地减少了手动处理。它为小企业提供了与大型贸易伙伴相同的标准化数字流程，有助于提高中小企业在采购和供应链中的参与度。

在环保层面，从纸质发票向数字发票的过渡通过减少浪费和能源消耗带来可持续发展效益，电子发票对低碳经济的贡献与许多企业的环保目标相符。

关键发展时间线​

澳大利亚电子发票发展和采用的一些关键步骤包括：

  • 2019年9月——澳大利亚数据和数字理事会同意开发全经济电子发票框架，推动广泛采用。
  • 2020年2月——政府正式宣布在澳大利亚实施Peppol电子发票标准，并强制要求联邦政府机构采用。
  • 2020年9月——作为澳大利亚经济复苏计划的一部分，政府重申电子发票为优先举措，并拨款加速推广。
  • 2020年12月——授权ATO在澳大利亚担任电子发票管理机构的立法获得通过。
  • 2021年2月——ATO开始认证Peppol接入点，以在本地市场提供电子发票服务。
  • 2021年7月——政府要求所有联邦机构在2022年7月1日前对采购付款流程采用电子发票。
  • 2021年9月——前30款软件产品在ATO的"电子发票就绪"名册上注册，此后陆续新增更多产品。
  • 2022年1月——新南威尔士州成为第一个要求政府机构使用电子发票的州。
  • 2022年7月——联邦政府供应商按时付款政策更新，要求机构在收到电子发票后5日内付款。
  • 2022年9月——南澳大利亚州开始引导供应商与政府实体进行电子发票交易。
  • 2022年10月——西澳大利亚州作为其数字战略的一部分，在政府内部启动电子发票试点。

上述时间线表明，电子发票在过去几年内已在联邦和州政府层面迅速获得重视和推动。

政府主导的采用旨在刺激整个行业更广泛地推广电子发票。随着越来越多的公共和私营部门组织实施电子发票功能，预计采用水平和交易量将稳步增长。

常见问题​

Peppol电子发票对澳大利亚企业是否强制执行？​

对大多数企业而言，仅强制要求具备接收能力。大型企业（营业额超过1亿澳元）自2022年7月1日起须能接收Peppol电子发票；中型企业（超过5000万澳元）自2023年7月1日起。私营部门暂无强制发送期限。部分政府采购要求实际上对政府供应商形成强制约束。联邦政府为接收Peppol电子发票的机构提供5日付款条款（纸质发票为20日）。[1]

如何在Peppol网络上注册澳大利亚企业？​

ATO是澳大利亚的Peppol管理机构。步骤：（1）选择经认证的澳大利亚Peppol接入点——请参见ato.gov.au/business/einvoicing/getting-started；（2）向提供商注册，提供商将使用您的ABN（方案0151）为您分配Peppol参与者ID；（3）您将出现在全球Peppol目录中，可接收来自全球任何Peppol参与者的电子发票。许多会计软件产品（Xero、MYOB、QuickBooks）已集成Peppol接入点功能。[1]

什么是PINT A-NZ？它与Peppol BIS Billing 3.0有何不同？​

PINT A-NZ（Peppol国际发票——澳大利亚和新西兰）是Peppol BIS Billing 3.0的国家扩展标准。主要区别：PINT A-NZ要求以ABN作为必填方参与者标识符（方案0151）；支持澳大利亚特定支付参考数据（BSB和账号）；并使用澳大利亚GST税务类别代码。PINT A-NZ是面向澳大利亚公共部门实体开具发票的必要格式，您的接入点提供商在大多数情况下会自动处理格式转换。[1]

如何查询澳大利亚供应商是否已在Peppol上注册？​

在directory.peppol.eu搜索Peppol目录——使用方案标识符0151（格式：0151:XXXXXXXXXX）输入供应商的ABN进行搜索。如果未显示，则他们不在Peppol上——以PDF发票作为备选，或鼓励他们通过会计软件进行注册。大多数主要澳大利亚会计软件提供商提供免费的Peppol连接服务。[1]

有关澳大利亚GST合规的更多详情，请参见我们的澳大利亚GST指南。