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Facturation électronique Peppol en Australie — Guide complet

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La facturation électronique est l'échange numérique d'informations de facturation directement entre les systèmes logiciels utilisés par les acheteurs et les fournisseurs. Elle offre un moyen standardisé pour les entreprises de gérer leurs processus de facturation numériquement.

L'ATO (Australian Taxation Office) explique qu'avec la facturation électronique, les fournisseurs n'ont pas besoin d'imprimer, d'envoyer par courrier ou par e-mail des factures papier ou PDF. De même, les acheteurs n'ont pas besoin de saisir ou de scanner manuellement les factures dans leur logiciel. La facturation électronique élimine la nécessité de la saisie manuelle de données pour les acheteurs comme pour les fournisseurs.

L'adoption de la facturation électronique vise à aider les entreprises à moderniser leurs processus de facturation grâce à la technologie numérique. Elle a le potentiel de générer des améliorations significatives de productivité et des économies de coûts pour les entreprises australiennes.

Fonctionnement de la facturation électronique​

La facturation électronique utilise un cadre standard appelé Peppol pour échanger des factures et d'autres documents numériquement entre fournisseurs et acheteurs.

Peppol signifie Pan-European Public Procurement Online (marchés publics paneuropéens en ligne). Il a été développé à l'origine en Europe comme moyen de standardiser les processus de marchés publics entre entreprises et gouvernements.

Le cadre comprend :

  • Un ensemble de spécifications sur la manière dont les données de facturation doivent être formatées pour pouvoir être échangées numériquement entre différents systèmes logiciels.
  • Un réseau sécurisé exploité par des prestataires de services agréés qui facilite l'échange de factures et d'autres documents entre fournisseur et acheteur.
  • Des modalités de gouvernance et des accords juridiques garantissant le bon fonctionnement du cadre.

Les étapes clés du processus de facturation électronique dans le cadre de Peppol sont les suivantes :

  1. Le logiciel du fournisseur produit une facture numérique avec les données requises formatées selon les spécifications Peppol.
  2. Le logiciel du fournisseur envoie le fichier de données de facture électronique à un prestataire de services Peppol agréé, également connu sous le nom de point d'accès. Ce point d'accès gère l'envoi des factures via le réseau Peppol.
  3. Le point d'accès transmet la facture électronique via le réseau Peppol au propre point d'accès de l'acheteur. L'acheteur choisit son propre point d'accès qui gère la réception des factures électroniques.
  4. Le point d'accès de l'acheteur délivre les données de la facture électronique dans le logiciel de l'acheteur. La facture électronique apparaît comme un enregistrement numérique pouvant ensuite être géré via les flux de travail et processus normaux de l'acheteur.
  5. Une fois reçue, l'acheteur peut traiter la facture électronique pour paiement en utilisant ses contrôles internes normaux. Des vérifications et contrôles appropriés sont toujours requis avant de payer des factures électroniques.
  6. L'acheteur peut envoyer des messages tels que des confirmations ou des contestations numériquement via le cadre Peppol si nécessaire.

L'échange de données se produit directement de système à système via le réseau Peppol. Les organisations n'ont besoin de se connecter qu'une seule fois au réseau Peppol via un point d'accès. Elles peuvent ensuite effectuer des transactions de factures électroniques avec toute autre organisation connectée à Peppol, quel que soit le logiciel utilisé.

Le rôle de l'ATO​

L'ATO a été désigné par le gouvernement australien pour administrer le cadre Peppol en Australie.

Dans ce rôle d'autorité Peppol australienne, l'ATO :

  • Définit les personnalisations australiennes des spécifications et documents Peppol pour répondre aux exigences locales, notamment en précisant l'utilisation des champs ABN et TPS.
  • Accrédite et surveille les prestataires de services pour s'assurer qu'ils respectent les exigences pour opérer comme points d'accès en Australie.
  • Favorise l'adoption de la facturation électronique Peppol au sein des gouvernements et de l'industrie.
  • Fournit des ressources de soutien, d'éducation et d'orientation sur la facturation électronique pour les entreprises.

L'ATO a également reçu la responsabilité de soutenir les agences gouvernementales australiennes dans la mise en œuvre de la facturation électronique.

Il est important de noter que l'ATO n'a pas accès pour consulter ou recevoir des copies des informations de facturation électronique échangées entre acheteurs et fournisseurs. Il gère le cadre mais n'est pas directement impliqué dans les transactions réelles de facturation électronique.

Logiciels et prestataires de services​

Pour pouvoir créer et envoyer des factures électroniques, les fournisseurs ont besoin d'un logiciel capable de :

  • Générer des factures au bon format numérique conformément aux spécifications Peppol.
  • Transmettre les fichiers de factures électroniques via un point d'accès au réseau Peppol.

De nombreux systèmes de gestion d'entreprise, de comptabilité et de planification des ressources d'entreprise couramment utilisés ont été mis à jour ou ont développé de nouveaux modules pour activer les capacités de facturation électronique.

Les logiciels fournisseurs répondant aux exigences de conformité technique sont répertoriés dans le registre de produits eInvoicing Ready de l'ATO. Ce registre répertorie plus de 400 produits logiciels qui prennent en charge la facturation électronique, des principaux fournisseurs tels que MYOB, Xero, Sage et d'autres.

Pour recevoir et intégrer les factures électroniques, les acheteurs ont également besoin d'une certaine capacité de système numérique. Les factures électroniques reçues du réseau Peppol via un point d'accès doivent s'intégrer dans le logiciel financier ou d'approvisionnement de l'acheteur de manière automatisée.

Perspectives d'adoption en Australie​

Le gouvernement australien a rendu obligatoire la mise en place de capacités de facturation électronique pour toutes les agences gouvernementales. La conformité à cette exigence est mise en œuvre de manière progressive, les agences fédérales devant être habilitées à la facturation électronique avant le 1er juillet 2022.

Les gouvernements des États et des territoires adoptent également leurs propres mandats et calendriers de transition pour la facturation électronique. La Nouvelle-Galles du Sud a été le premier État à rendre la facturation électronique obligatoire pour ses agences à partir de janvier 2022.

Ces mandats gouvernementaux visent à encourager l'adoption de la facturation électronique au sein de leurs bases de fournisseurs respectives. En ayant les agences gouvernementales qui adoptent la facturation électronique en premier, leurs fournisseurs souhaitant faire des affaires avec le gouvernement sont contraints de suivre.

Le gouvernement australien offre des délais de paiement de 5 jours aux agences qui reçoivent des factures électroniques Peppol (contre 20 jours pour le papier).

En dehors du gouvernement, la facturation électronique est généralement volontaire pour les entreprises privées. Cependant, les groupes industriels prévoient que les grandes entreprises utiliseront de plus en plus leur influence et leur pouvoir d'achat pour conduire l'adoption à travers leur chaîne d'approvisionnement.

Qui est concerné par la facturation électronique ?​

La facturation électronique implique des changements dans les systèmes et processus des organisations acheteuses et fournisseurs.

Fournisseurs​

Pour les fournisseurs, l'émission de factures électroniques au lieu de factures papier ou PDF implique :

  • Disposer d'un logiciel de comptabilité ou de facturation capable de générer des factures électroniques. Cela peut nécessiter une mise à niveau ou l'activation d'un module ou d'un add-on particulier.
  • Intégrer le logiciel avec un point d'accès Peppol pour transmettre les factures électroniques dans le réseau Peppol.
  • Modifier les processus de création, de gestion et de conservation des factures.
  • S'assurer que les enregistrements des clients incluent les identifiants d'entreprise corrects nécessaires pour acheminer les factures.
  • Apprendre de nouvelles procédures et former le personnel de facturation si nécessaire.

Acheteurs​

Pour les organisations acheteuses, des changements sont nécessaires pour pouvoir recevoir et traiter les factures électroniques, notamment :

  • Disposer d'un logiciel financier, d'un ERP ou de systèmes de traitement des comptes fournisseurs capables d'ingérer automatiquement les informations de factures électroniques reçues via Peppol.
  • Intégrer leurs systèmes back-end avec un point d'accès Peppol pour faciliter la réception des factures électroniques.
  • Modifier les flux de travail, les règles métier et les données de référence pour prendre en charge la réception et le traitement des factures électroniques.
  • Former le personnel des comptes fournisseurs aux nouvelles procédures de traitement des factures électroniques.

Prestataires de services et logiciels​

Les fournisseurs de services numériques permettent aux organisations d'adopter la facturation électronique. Cet écosystème comprend :

  • Les éditeurs de logiciels compatibles facturation électronique qui développent ou configurent leurs produits pour être conformes à Peppol.
  • Les points d'accès Peppol qui fournissent l'infrastructure pour connecter les systèmes métier au réseau Peppol.
  • Les consultants spécialisés qui peuvent conseiller sur l'adoption de la facturation électronique du point de vue du changement métier.

Impacts plus larges​

À l'échelle de l'ensemble de l'économie, l'adoption généralisée de la facturation électronique devrait entraîner des gains de productivité globaux, des économies de coûts et d'autres avantages pour les entreprises australiennes.

La facturation électronique est estimée à environ 28 milliards AUD d'avantages économiques bruts pour les entreprises australiennes sur 10 ans. Les économies de temps liées à l'automatisation et aux gains d'efficacité du traitement constituent la plus grande contribution.

Pour les petites entreprises en particulier, la facturation électronique supprime les obstacles et minimise les traitements manuels. Elle offre l'accès aux mêmes processus numériques standardisés utilisés par des partenaires commerciaux plus grands.

Sur le plan environnemental, la transition du papier à la facturation numérique offre des avantages en termes de durabilité en réduisant les déchets et la consommation d'énergie.

Chronologie des développements clés​

Voici les principales étapes du développement et de l'adoption de la facturation électronique en Australie :

  • Septembre 2019 : Le Conseil australien des données et du numérique a convenu de développer un cadre de facturation électronique pour l'ensemble de l'économie.
  • Février 2020 : Le gouvernement a officiellement annoncé des plans pour mettre en œuvre la norme Peppol pour la facturation électronique en Australie et a rendu obligatoire l'adoption pour les agences gouvernementales fédérales.
  • Septembre 2020 : Le gouvernement a réitéré la facturation électronique comme initiative prioritaire et alloué des fonds pour accélérer le déploiement.
  • Décembre 2020 : La législation adoptée autorisant le rôle de l'ATO en tant qu'administrateur de la facturation électronique en Australie.
  • Février 2021 : L'ATO a commencé l'accréditation des points d'accès Peppol.
  • Juillet 2021 : Le gouvernement a rendu obligatoire que toutes les agences fédérales adoptent la facturation électronique avant le 1er juillet 2022.
  • Septembre 2021 : Les 30 premiers produits logiciels ont été enregistrés dans le registre eInvoicing Ready de l'ATO.
  • Janvier 2022 : La Nouvelle-Galles du Sud est devenue le premier État à rendre la facturation électronique obligatoire pour ses agences gouvernementales.
  • Juillet 2022 : La politique de paiement dans les délais a été mise à jour, exigeant des délais de paiement de 5 jours pour les agences recevant des factures électroniques.
  • Septembre 2022 : L'Australie-Méridionale a commencé à intégrer les fournisseurs pour les transactions de factures électroniques avec les entités gouvernementales.
  • Octobre 2022 : L'Australie-Occidentale a lancé un pilote de facturation électronique au sein du gouvernement dans le cadre de sa stratégie numérique.

Foire aux questions​

La facturation électronique Peppol est-elle obligatoire pour les entreprises australiennes ?​

Pour la plupart des entreprises, seule la capacité de réception est obligatoire. Les grandes entreprises (chiffre d'affaires >100 millions AUD) doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques Peppol depuis le 1er juillet 2022 ; les entreprises de taille moyenne (>50 millions AUD) depuis le 1er juillet 2023. Il n'y a pas de délai d'envoi obligatoire pour le secteur privé. Certaines exigences en matière de marchés publics gouvernementaux imposent de fait la facturation électronique aux fournisseurs gouvernementaux. Le gouvernement fédéral offre des délais de paiement de 5 jours aux agences qui reçoivent des factures électroniques Peppol (contre 20 jours pour le papier). [1]

Comment immatriculer mon entreprise australienne sur le réseau Peppol ?​

L'ATO est l'autorité Peppol de l'Australie. Étapes : (1) Choisissez un point d'accès Peppol australien accrédité — voir ato.gov.au/business/einvoicing/getting-started ; (2) Immatriculez-vous auprès du fournisseur, qui vous attribue un identifiant de participant Peppol en utilisant votre ABN (schéma 0151) ; (3) Vous apparaissez dans le répertoire Peppol mondial et pouvez recevoir des factures électroniques de tout participant Peppol dans le monde. De nombreux logiciels de comptabilité (Xero, MYOB, QuickBooks) intègrent des capacités de point d'accès Peppol. [1]

Qu'est-ce que PINT A-NZ et en quoi diffère-t-il de Peppol BIS Billing 3.0 ?​

PINT A-NZ (Peppol International Invoice — Australie et Nouvelle-Zélande) est l'extension nationale de Peppol BIS Billing 3.0. Principales différences : PINT A-NZ exige l'ABN comme identifiant de partie obligatoire (schéma 0151) ; prend en charge les données de référence de paiement spécifiques à l'Australie (BSB et numéro de compte) ; et utilise les codes de catégorie fiscale TPS australiens. PINT A-NZ est requis pour la facturation des entités du secteur public australien. Votre fournisseur de point d'accès gère la conversion de format automatiquement dans la plupart des cas. [1]

Comment vérifier si un fournisseur australien est immatriculé sur Peppol ?​

Recherchez dans le répertoire Peppol à l'adresse directory.peppol.eu — recherchez en utilisant l'ABN du fournisseur avec l'identifiant de schéma 0151 (format : 0151:XXXXXXXXXX). S'il n'apparaît pas, il n'est pas sur Peppol — utilisez une facture PDF comme solution de secours, ou encouragez-le à s'immatriculer via son logiciel de comptabilité. La plupart des principaux logiciels de comptabilité australiens offrent la connectivité Peppol sans coût supplémentaire. [1]

Pour plus de détails sur la conformité à la TPS australienne, consultez notre Guide TPS Australie.