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Peppol E-Rechnung in Australien — Leitfaden

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Die E-Rechnung ist der digitale Austausch von Rechnungsinformationen direkt zwischen den Softwaresystemen von Käufern und Lieferanten. Sie bietet eine standardisierte Methode für Unternehmen, ihre Rechnungsstellungsprozesse digital zu verwalten.

Das Australian Taxation Office (ATO) erklärt, dass Lieferanten bei der E-Rechnung keine papier- oder PDF-basierten Rechnungen drucken, versenden oder per E-Mail versenden müssen. Ebenso müssen Käufer Rechnungen nicht manuell in ihre Software eingeben oder einscannen. Die E-Rechnung beseitigt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und -intervention für Käufer und Lieferanten.

Die Einführung der E-Rechnung zielt darauf ab, Unternehmen bei der Modernisierung ihrer Rechnungsstellungsprozesse durch digitale Technologie zu unterstützen. Sie hat das Potenzial, erhebliche Produktivitätsverbesserungen und Kosteneinsparungen für australische Unternehmen zu erzielen.

Wie E-Rechnung funktioniert​

Die E-Rechnung verwendet ein Standardrahmenwerk namens Peppol, um Rechnungen und andere Dokumente digital zwischen Lieferanten und Käufern auszutauschen.

Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online. Es wurde ursprünglich in Europa entwickelt, um B2G-Beschaffungsprozesse zu standardisieren.

Das Rahmenwerk besteht aus:

  • Einer Reihe von Spezifikationen, wie Rechnungsdaten formatiert werden sollen, damit sie digital zwischen verschiedenen Softwaresystemen ausgetauscht werden können.
  • Einem sicheren Netzwerk, das von akkreditierten Dienstleistern betrieben wird und den Austausch von Rechnungen und anderen Dokumenten zwischen Lieferant und Käufer erleichtert.
  • Governance-Regelungen und rechtlichen Vereinbarungen, die sicherstellen, dass das Rahmenwerk ordnungsgemäß funktioniert.

Die wichtigsten Schritte des E-Rechnungsprozesses unter Peppol sind:

  1. Die Software des Lieferanten erstellt eine digitale Rechnung mit den erforderlichen Daten, die gemäß den Peppol-Spezifikationen formatiert sind.
  2. Die Software des Lieferanten sendet die E-Rechnungsdatendatei an einen akkreditierten Peppol-Dienstleister, auch als Zugangspunkt bekannt. Dieser Zugangspunkt verwaltet das Senden von Rechnungen über das Peppol-Netzwerk.
  3. Der Zugangspunkt überträgt die E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk an den eigenen Zugangspunkt des Käufers.
  4. Der Zugangspunkt des Käufers liefert die E-Rechnungsdaten in die Software des Käufers. Die E-Rechnung erscheint als digitaler Datensatz, der dann über die normalen Arbeitsabläufe des Käufers verwaltet werden kann.
  5. Nach dem Empfang kann der Käufer die E-Rechnung mit seinen normalen internen Kontrollen zur Zahlung verarbeiten. Angemessene Prüfungen und Verifizierungen sind vor der Zahlung von E-Rechnungen weiterhin erforderlich.
  6. Der Käufer kann bei Bedarf Nachrichten wie Bestätigungen oder Einsprüche digital über das Peppol-Rahmenwerk zurücksenden.

Der Datenaustausch erfolgt direkt System-zu-System über das Peppol-Netzwerk. Organisationen müssen sich nur einmal über einen Zugangspunkt mit dem Peppol-Netzwerk verbinden. Sie können dann E-Rechnungen mit jeder anderen Organisation austauschen, die mit Peppol verbunden ist, unabhängig von der verwendeten Software.

Die Rolle des ATO​

Das ATO wurde von der australischen Regierung mit der Verwaltung des Peppol-Rahmenwerks in Australien beauftragt.

In seiner Rolle als australische Peppol-Behörde führt das ATO folgende Aufgaben durch:

  • Festlegung australienspezifischer Anpassungen der Peppol-Spezifikationen, um lokale Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehören Anpassungen wie die Angabe der Verwendung von ABN- und GST-Feldern.
  • Akkreditierung und Überwachung von Dienstleistern, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen für den Betrieb als Zugangspunkte in Australien erfüllen.
  • Förderung der Einführung der Peppol-E-Rechnung in Regierung und Industrie.
  • Bereitstellung von Support-, Schulungs- und Anleitungsressourcen zur E-Rechnung für Unternehmen.

Das ATO wurde auch mit der Unterstützung australischer Regierungsbehörden bei der Einführung der E-Rechnung beauftragt.

Es ist wichtig zu beachten, dass das ATO keinen Zugang hat, um die zwischen Käufern und Lieferanten ausgetauschten E-Rechnungsinformationen einzusehen oder Kopien davon zu erhalten. Es verwaltet das Rahmenwerk, ist jedoch nicht direkt an tatsächlichen E-Rechnungstransaktionen beteiligt.

Software und Dienstleister​

Um E-Rechnungen erstellen und senden zu können, benötigen Lieferanten eine Software, die:

  • Rechnungen im richtigen digitalen Format gemäß den Peppol-Spezifikationen erstellen kann.
  • Die E-Rechnungsdateien über einen Zugangspunkt an das Peppol-Netzwerk übermitteln kann.

Viele gängige Unternehmensmanagement-, Buchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme wurden entweder aktualisiert oder neue Module entwickelt, um E-Rechnungsfähigkeiten zu ermöglichen.

Softwareanbieter, die die technischen Konformitätsanforderungen erfüllen, sind im ATO-Register „eInvoicing Ready" aufgeführt. Dieses Register listet über 400 Softwareprodukte auf, die E-Rechnungen unterstützen, von großen Anbietern wie MYOB, Xero, Sage und anderen.

Alternativ können Unternehmen anstelle von Buchhaltungssoftware E-Rechnungs-Webportale und -dienste von Dienstleistern nutzen. Diese ermöglichen es Unternehmen, E-Rechnungen manuell über ein Webformular zu erstellen, die dann in ihrem Namen über Peppol gesendet werden.

Um E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, benötigen Käufer ebenfalls eine digitale Systemfähigkeit. Über einen Zugangspunkt vom Peppol-Netzwerk empfangene E-Rechnungen müssen automatisch in die Finanz- oder Beschaffungssoftware des Käufers fließen.

Gängige Methoden, die Käufer zum Empfang und zur Verwaltung von E-Rechnungen verwenden, umfassen:

  • Verwendung von Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungsinformationen automatisch empfangen und laden kann.
  • Verwendung spezialisierter Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
  • Direkte Integration eines Peppol-Zugangspunkts mit ihrem ERP oder Finanzsystemen.
  • Verwendung von Web-Parsing-Tools, die wichtige Details aus empfangenen PDF-Rechnungen scannen und erfassen.

Einführungserwartungen in Australien​

Die australische Regierung hat mandatiert, dass alle Regierungsbehörden E-Rechnungsfähigkeiten implementieren müssen. Die Bundesbehörden mussten bis zum 1. Juli 2022 E-Rechnungen aktiviert sein.

Auch Landes- und Territorialregierungen führen eigene E-Rechnungsmandate und Übergangszeitpläne ein. New South Wales war der erste Bundesstaat, der E-Rechnungen für seine Behörden ab Januar 2022 vorschrieb. Andere Bundesstaaten werden voraussichtlich folgen.

Diese Regierungsmandate sollen die Einführung von E-Rechnungen bei ihren jeweiligen Lieferantenbasen vorantreiben. Da Regierungsbehörden E-Rechnungen frühzeitig einführen, sind ihre Lieferanten, die Geschäfte mit der Regierung machen möchten, gezwungen zu folgen.

Regierungsbehörden, die sich verpflichten, E-Rechnungen schneller zu bezahlen, bieten einen weiteren Anreiz für Lieferanten. Im Rahmen der australischen Lieferantenzahlungsrichtlinie werden Behörden erwartet, E-Rechnungen innerhalb von 5 Kalendertagen zu bezahlen.

Außerhalb der Regierung ist E-Rechnung für private Unternehmen im Allgemeinen freiwillig. Branchengruppen gehen jedoch davon aus, dass große Unternehmen ihren Einfluss und ihre Beschaffungsmacht zunehmend nutzen werden, um die Einführung in ihren Lieferketten voranzutreiben.

Wen betrifft die E-Rechnung?​

Die E-Rechnung beinhaltet Änderungen an Systemen und Prozessen sowohl für kaufende als auch liefernde Organisationen innerhalb einer Geschäftsbeziehung.

Lieferanten​

Für Lieferanten beinhaltet die Ausstellung von E-Rechnungen anstelle von Papier- oder PDF-Rechnungen:

  • Eine Buchhaltungs- oder Abrechnungssoftware, die E-Rechnungen erstellen kann.
  • Integration der Software mit einem Peppol-Zugangspunkt.
  • Änderung der Prozesse rund um Rechnungserstellung, -verwaltung und Buchführung.
  • Sicherstellung, dass Kundenstammdatensätze die richtigen Unternehmenskennungen enthalten.
  • Lernen neuer Verfahren und Schulung von Rechnungsstellungsmitarbeitern nach Bedarf.

Käufer​

Für kaufende Organisationen sind Änderungen erforderlich, um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können:

  • Eine Finanzsoftware, ein ERP oder Kreditorenbuchhaltungssysteme, die E-Rechnungsinformationen automatisch aufnehmen können.
  • Integration ihrer Back-End-Systeme mit einem Peppol-Zugangspunkt.
  • Anpassung von Arbeitsabläufen, Geschäftsregeln und Stammdaten.
  • Schulung von Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung in neuen E-Rechnungsverfahren.
  • Aktualisierung von Beschaffungsrichtlinien und -vorlagen.

Dienstleistungs- und Softwareanbieter​

Anbieter digitaler Unternehmensdienste ermöglichen Organisationen die Einführung von E-Rechnungen. Dieses Ökosystem umfasst:

  • E-Rechnungs-fähige Softwareanbieter, die ihre Produkte Peppol-konform entwickeln oder konfigurieren.
  • Peppol-Zugangspunkte, die die Infrastruktur bereitstellen, um Unternehmenssysteme mit dem Peppol-Netzwerk zu verbinden.
  • Spezialisierte Berater, die bei der E-Rechnungseinführung aus einer Unternehmensänderungsperspektive beraten können.

Umfassendere Auswirkungen​

Auf gesamtwirtschaftlicher Ebene wird die weit verbreitete Einführung der E-Rechnung voraussichtlich zu aggregierten Produktivitätsgewinnen, Kosteneinsparungen und anderen Vorteilen für australische Unternehmen führen.

Die Regierung hat erklärt, dass der Übergang zur E-Rechnung ein wesentlicher Teil ihres digitalen Geschäftsplans und eine Schlüsselpriorität ihrer Modernisierungsagenda ist.

Die E-Rechnung soll australischen Unternehmen über 10 Jahre brutto rund 28 Milliarden AUD an wirtschaftlichen Vorteilen bringen. Zeiteinsparungen durch Automatisierung und Verarbeitungseffizienz leisten den größten Beitrag.

Zeitplan wichtiger Entwicklungen​

Einige der wichtigsten Schritte bei der Entwicklung und Einführung der E-Rechnung in Australien:

  • September 2019 — Der Australian Data and Digital Council stimmte zu, ein gesamtwirtschaftliches E-Rechnungsrahmenwerk zu entwickeln.
  • Februar 2020 — Die Regierung kündigte offiziell die Einführung des Peppol-Standards für E-Rechnungen in Australien an.
  • September 2020 — Als Teil des wirtschaftlichen Erholungsplans Australiens wurde E-Rechnung als Prioritätsinitiative bekräftigt.
  • Dezember 2020 — Gesetzgebung verabschiedet, die die Rolle des ATO als Administrator der E-Rechnung in Australien genehmigt.
  • Februar 2021 — Das ATO begann mit der Akkreditierung von Peppol-Zugangspunkten.
  • Juli 2021 — Die Regierung schrieb vor, dass alle Bundesbehörden bis zum 1. Juli 2022 E-Rechnungen einführen müssen.
  • September 2021 — Die ersten 30 Softwareprodukte wurden im ATO-Register „eInvoicing Ready" registriert.
  • Januar 2022 — New South Wales wurde der erste Bundesstaat, der E-Rechnungen für seine Regierungsbehörden vorschrieb.
  • Juli 2022 — Die Lieferantenzahlungsrichtlinie der Bundesregierung wurde aktualisiert und verlangt 5-tägige Zahlungsfristen für Behörden, die E-Rechnungen empfangen.
  • September 2022 — Südaustralien begann mit dem Onboarding von Lieferanten für E-Rechnungstransaktionen mit Regierungsstellen.
  • Oktober 2022 — Westaustralien startete ein E-Rechnungspilotprojekt innerhalb der Regierung.

Häufig gestellte Fragen​

Ist die Peppol-E-Rechnung für australische Unternehmen obligatorisch?​

Für die meisten Unternehmen ist nur die obligatorische Empfangsfähigkeit vorgeschrieben. Große Unternehmen (Umsatz > 100 Mio. AUD) müssen seit dem 1. Juli 2022 Peppol-E-Rechnungen empfangen können; mittelständische Unternehmen (> 50 Mio. AUD) seit dem 1. Juli 2023. Es gibt keine obligatorische Sendefrist für den privaten Sektor. Einige staatliche Beschaffungsanforderungen machen E-Rechnungen für Regierungslieferanten faktisch obligatorisch. Die Bundesregierung bietet 5-tägige Zahlungsfristen für Behörden, die Peppol-E-Rechnungen empfangen (gegenüber 20 Tagen für Papier). [1]

Wie registriere ich mein australisches Unternehmen im Peppol-Netzwerk?​

Das ATO ist Australiens Peppol-Behörde. Schritte: (1) Wählen Sie einen akkreditierten australischen Peppol-Zugangspunkt — siehe ato.gov.au/business/einvoicing/getting-started; (2) Registrieren Sie sich beim Anbieter, der Ihnen eine Peppol-Teilnehmer-ID unter Verwendung Ihrer ABN (Schema 0151) zuweist; (3) Sie erscheinen im globalen Peppol-Verzeichnis und können E-Rechnungen von jedem Peppol-Teilnehmer weltweit empfangen. Viele Buchhaltungssoftwareprodukte (Xero, MYOB, QuickBooks) haben integrierte Peppol-Zugangspunktfähigkeiten. [1]

Was ist PINT A-NZ und wie unterscheidet es sich von Peppol BIS Billing 3.0?​

PINT A-NZ (Peppol International Invoice — Australien und Neuseeland) ist die Ländererweiterung zu Peppol BIS Billing 3.0. Wesentliche Unterschiede: PINT A-NZ erfordert die ABN als obligatorische Parteikennung (Schema 0151); unterstützt australienspezifische Zahlungsreferenzdaten (BSB und Kontonummer); und verwendet australische GST-Steuerkategoriecodes. PINT A-NZ ist für die Rechnungsstellung an australische öffentliche Einrichtungen erforderlich. Ihr Zugangspunkt-Anbieter übernimmt in den meisten Fällen automatisch die Formatkonvertierung. [1]

Wie überprüfe ich, ob ein australischer Lieferant bei Peppol registriert ist?​

Suchen Sie im Peppol-Verzeichnis unter directory.peppol.eu — suchen Sie mit der ABN des Lieferanten und der Schema-Kennung 0151 (Format: 0151:XXXXXXXXXX). Wenn er nicht erscheint, ist er nicht bei Peppol — verwenden Sie als Ausweichlösung eine PDF-Rechnung oder empfehlen Sie ihm die Registrierung über seine Buchhaltungssoftware. Die meisten großen australischen Buchhaltungssoftwareanbieter bieten Peppol-Konnektivität ohne zusätzliche Kosten an. [1]

Weitere Informationen zur australischen GST-Compliance finden Sie in unserem Australien GST-Leitfaden.