Finvoice — E-Rechnung in Finnland

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Land	Finnland
Status — B2G	Obligatorisch
Status — B2B	Obligatorisch
Status — B2C	K. A.
Formate	Finvoice 3.0 und TEAPPSXML 3.0
Behörde
Netzwerkname	Finvoice und Tieke
Gesetzgebung	Finnisches E-Rechnungsgesetz 241/2019

Die E-Rechnung bezeichnet den digitalen Austausch von Rechnungsinformationen zwischen den Softwaresystemen von Käufern und Lieferanten. Finnland hat ein Standardrahmenwerk namens Finvoice eingeführt, um die landesweite E-Rechnung zu ermöglichen. Finvoice basiert auf dem internationalen Peppol-Rahmenwerk, enthält jedoch Anpassungen für den finnischen Markt.

Was ist Finvoice?

Finvoice ist eine Reihe technischer Spezifikationen und Infrastrukturen, die den digitalen Versand, Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen ermöglichen. Es wurde ursprünglich in Finnland ab 2003 entwickelt.

Die Finvoice-Spezifikationen definieren gemeinsame Datenformate, Strukturen und Regeln, um die Interoperabilität zwischen den Finanzsystemen von Organisationen zu ermöglichen. Finvoice-Nachrichten enthalten Rechnungsdetails, die in einer standardisierten XML-Struktur formatiert sind.

Ein wesentlicher Bestandteil von Finvoice ist die Netzwerkinfrastruktur, die Absender und Empfänger von E-Rechnungsnachrichten verbindet. Die Banken in Finnland bieten ihren Unternehmenskunden gemeinsam über akkreditierte Dienstleister Konnektivität zum Finvoice-Netzwerk an.

Einmal über eine Bank verbunden, können Unternehmen Rechnungen digital mit jeder anderen Organisation im Finvoice-Netzwerk austauschen, unabhängig von der verwendeten Buchhaltungssoftware.

Finvoice-Standards werden von Finance Finland gepflegt, einem Branchenverband, der Banken und Unternehmen des Finanzsektors in Finnland vertritt. Die neueste Version ist Finvoice 3.0, die aktualisiert wurde, um europäische E-Rechnungsstandards zu erfüllen.

Finvoice-Einführung in Finnland

Die Nutzung von Finvoice ist seit seiner Einführung stetig gewachsen. Bis 2022 wurde Finvoice verwendet, um jährlich über 300 Millionen B2B-Rechnungen in Finnland zu senden, was 85 % der zwischen Unternehmen ausgetauschten Rechnungen entspricht.

Alle großen ERP- und Buchhaltungssoftwarepakete in Finnland haben Finvoice-Funktionen integriert. Banken haben eng mit Softwareanbietern zusammengearbeitet, um die Einführung voranzutreiben.

Wie Finvoice-E-Rechnung funktioniert

Der Finvoice-E-Rechnungsprozess umfasst folgende wichtige Schritte:

1. Die Buchhaltungs- oder ERP-Software des Lieferanten erstellt eine Rechnung mit dem gemäß der Finvoice-XML-Struktur und -Regeln formatierten Inhalt.
2. Die E-Rechnungsnachricht wird über die Bankverbindung des Lieferanten an die Finvoice-Netzwerkinfrastruktur gesendet.
3. Die Bank des Käufers empfängt die E-Rechnung von der Bank des Lieferanten über das Finvoice-Netzwerk und liefert sie an das Finanzsystem des Käufers.
4. Die Buchhaltungs- oder ERP-Software des Käufers nimmt die E-Rechnungsdaten automatisch zur Verarbeitung und Zahlung auf.
5. Der Käufer kann dann die E-Rechnung mit seinen normalen Arbeitsabläufen, Genehmigungen und Abstimmungen verwalten.
6. Das System des Käufers generiert eine Zahlungsnachricht, die an seine Bank und über Finvoice an die Bank des Lieferanten zurückgesendet wird.

Finvoice End-to-End-Workflow

1. Der Rechnungssteller sendet eine Rechnungsstellerbenachrichtigung, die angibt, dass er E-Rechnung und Direktzahlung als Rechnungsformate anbietet.
2. Der Verbraucherkunde gibt einen Direktzahlungsauftrag bei seinem Dienstleister auf, der dann auf Grundlage des Direktzahlungsauftrags eine Empfangsbenachrichtigung an den Rechnungssteller erstellt.
3. Die Empfangsbenachrichtigung wird an den Rechnungssteller weitergeleitet und enthält die Information, dass der Kunde die Direktzahlung nutzen möchte.
4. Der Rechnungssteller sendet die Rechnung auf die vereinbarte Weise an den Verbraucherkunden.
5. Der Rechnungssteller sendet eine elektronische Kopie der Rechnung im Finvoice-Format.
6. Der Dienstleister des Zahlers führt die Überweisung auf Basis der Rechnungskopie und des Zahlungsauftrags am Fälligkeitsdatum aus.

Finvoice-Dienstleister

Banken sind auf spezialisierte Dienstleister angewiesen, um die technische Infrastruktur zu betreiben, die Unternehmenskunden mit dem Finvoice-Netzwerk verbindet. Diese Finvoice-Dienstleister werden von Finance Finland akkreditiert.

Dienstleister integrieren die Finanzsysteme des Kunden mit ihrer eigenen Zugangspunktsoftware, um Dokumente mit dem Finvoice-Netzwerk auszutauschen.

Finvoice-Nachrichten

Die Finvoice-Spezifikation unterstützt den Austausch verschiedener Geschäftsdokumente zusätzlich zu regulären Rechnungen. Dazu gehören:

• Gutschriften und Lastschriften
• Zahlungserinnerungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandbenachrichtigungen
• Preislisten

Über Finvoice ausgetauschte Dokumente enthalten sowohl menschenlesbare Informationen als auch strukturierte Daten für die automatisierte Verarbeitung.

Beziehung von Finvoice zu Peppol

Während Finvoice im Inland in Finnland verwendet wird, bietet Peppol einen Standard für grenzüberschreitende E-Rechnungen innerhalb Europas und international. Finvoice baut auf den Peppol-Spezifikationen auf, enthält jedoch lokale Anpassungen und Erweiterungen.

Auf technischer Ebene haben Finvoice und Peppol einige wesentliche Unterschiede:

• Finvoice verwendet eine etwas andere SOAP-Envelope-Struktur zum Transport von Nachrichten.
• Finvoice legt finnlandspezifische Erweiterungen fest, z. B. die Unterstützung nationaler Referenznummernformate.
• Finvoice verfügt über eigene Nachrichtentypen und Codelisten, während Peppol UNCL-Sammlungen verwendet.
• Finvoice erlaubt Freitextreferenzen, während Peppol strukturierte Referenzen basierend auf ISO 11649 erfordert.

Finvoice wird nur für inländische E-Rechnungen in Finnland verwendet. Finnische Organisationen können Rechnungen jedoch international über Peppol austauschen und zwischen den beiden Standards übersetzen.

Anforderungen für die Finvoice-Einführung

Die Einführung Finvoice-basierter E-Rechnungen erfordert bestimmte Verpflichtungen und Änderungen von Lieferanten und Käufern.

Lieferanten müssen:

• Buchhaltungssoftware erwerben, die die automatisierte Generierung von Finvoice-XML-Rechnungen unterstützt.
• Sich über ihre Bank mit einem akkreditierten Finvoice-Dienstleister verbinden.
• Prozessänderungen vornehmen, wie das Entfernen von Papierrechnungen.
• Käufer über Finvoice durch Bereitstellung von Informationen onboarden.

Käufer müssen:

• Über Finanzsysteme verfügen, die automatisch Finvoice-E-Rechnungsdaten aufnehmen und verarbeiten können.
• Sich mit einem Finvoice-Dienstleister verbinden.
• Prozesse und Arbeitsabläufe rund um E-Rechnungsempfang, -überprüfung und -genehmigung anpassen.

Verbraucher-E-Rechnung in Finnland

Finvoice wird auch verwendet, um Rechnungen digital an Verbraucher zu liefern. Unternehmen können E-Rechnungen direkt in das Online-Bankkonto ihres Kunden senden, anstatt Papierrechnungen zu verschicken.

Verbraucher müssen sich zunächst in ihrer Bank für E-Rechnungen anmelden. Danach:

• Sendet das Rechnungsunternehmen eine „Absenderinformations"-Nachricht, um die Bank des Verbrauchers darüber zu informieren, dass es mit dem Senden von E-Rechnungen beginnen wird.
• Macht die Bank diese E-Rechnungsoption für den Verbraucher im Internet-Banking sichtbar.
• Genehmigt der Verbraucher die Anfrage und aktiviert die E-Rechnung für diesen Absender.
• Beginnt das Unternehmen, Finvoice-E-Rechnungen an den Verbraucher zu senden.

Vorteile der Finvoice-Einführung

Die wesentlichen Vorteile, die Unternehmen durch die Einführung der Finvoice-E-Rechnung anstreben:

• Kosteneinsparungen durch schnellere Rechnungsverarbeitung, weniger Papier und weniger manuelle Arbeit
• Verbesserter Cashflow durch schneller elektronisch bezahlte strukturierte E-Rechnungen
• Weniger Zahlungsverzögerungen oder -fehler durch den Wegfall manueller Handhabung
• Bessere Compliance mit Beschaffungsanforderungen von Käufern
• Stärker automatisierte Abstimmung von Rechnungen, Bestellungen und Zahlungen

Wichtige Websites

• Offizielle Finvoice-Website
• Finnisches E-Rechnungsgesetz 241/2019

Referenzlinks

• Finvoice Implementierungsleitfaden

Häufig gestellte Fragen

Mein ERP sendet Peppol-BIS-3.0-Rechnungen — werden finnische Käufer des öffentlichen Sektors diese akzeptieren, oder brauche ich Finvoice 3.0?

Finnische Käufer des öffentlichen Sektors akzeptieren Peppol BIS Billing 3.0 für B2G-Rechnungen. Seit dem 1. April 2020 müssen alle finnischen Auftraggeber — einschließlich Zentralregierungsbehörden und Gemeinden — in der Lage sein, E-Rechnungen gemäß dem europäischen Standard EN 16931 zu empfangen. Sowohl Finvoice 3.0 als auch Peppol BIS 3.0 erfüllen EN 16931. Wenn Sie bereits Peppol-BIS-3.0-Rechnungen erstellen, müssen Sie nicht zu Finvoice 3.0 konvertieren — Sie müssen jedoch mit einem Peppol-Zugangspunkt registriert sein und Ihre Rechnung muss die korrekte Peppol-Teilnehmer-ID des Käufers tragen. ^{[1] [2]}

Gibt es eine gesetzliche Frist, bis zu der finnische B2B-Käufer aus dem privaten Sektor E-Rechnungen von ihren Lieferanten akzeptieren müssen?

Es gibt kein allgemeines B2B-E-Rechnungsmandat in Finnland Stand 2026 — private Käufer sind nicht gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren. Das finnische E-Rechnungsgesetz 241/2019 gewährt jedoch jedem Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 10.000 € das gesetzliche Recht, strukturierte E-Rechnungen von seinen eigenen Lieferanten zu verlangen. Das Recht gilt vom Käufer zum Lieferanten, nicht umgekehrt. Die EU-weite ViDA-Verordnung, am 11. März 2025 formell angenommen, wird ab dem 1. Juli 2030 obligatorische elektronische Rechnungsstellung für innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen einführen. ^[1]

Was ist ein OVT-Code und wie konstruiere ich den richtigen für einen finnischen Käufer?

Der OVT-Code (Organisaatioiden välinen tiedonsiirto) ist die Standard-E-Rechnungs-Routing-Kennung in Finnland. Er wird konstruiert als: 0037 gefolgt von der finnischen Unternehmens-ID (Y-tunnus) ohne den Bindestrich. Beispielsweise hat ein Unternehmen mit Y-tunnus 1234567-8 den OVT-Code 0037123456780. Der OVT identifiziert die Empfängerorganisation; Sie benötigen auch die Betreiber-ID, um die Rechnung über den richtigen Vermittler zu leiten. ^{[1] [2]}

Wie überprüfe ich, ob ein finnisches Unternehmen E-Rechnungen empfangen kann, bevor ich mit dem Senden beginne?

Das primäre Tool ist das TIEKE E-Rechnungsadressregister unter verkkolaskuosoite.fi, ein kostenloser öffentlicher Suchdienst. Sie können nach Firmenname oder Unternehmens-ID (Y-tunnus) suchen, um den OVT-Code und den Betreiber-Routing-Code abzurufen. Die Registrierung im TIEKE-Register ist jedoch nicht obligatorisch. Die zuverlässigste Methode ist die direkte Kontaktaufnahme mit Ihrem finnischen Kunden, um: (1) seine E-Rechnungsadresse (OVT oder Peppol-Teilnehmer-ID) und (2) seine Betreiber- oder Bankvermittler-ID anzufragen. ^[1]

Meine Finvoice-2.x-Rechnungen wurden letztes Jahr akzeptiert — muss ich auf Finvoice 3.0 aktualisieren, und was passiert, wenn ich es nicht tue?

Finvoice 3.0 ist die aktuelle Version, die für die EN-16931-Konformität erforderlich ist. Rechnungen im Format Finvoice 2.x erfüllen EN 16931 nicht — sie werden von finnischen Auftraggebern des öffentlichen Sektors für B2G-Rechnungen abgelehnt. Für private B2B-Kunden hängt die Akzeptanz von 2.x vom System des Käufers ab. Wesentliche Ergänzungen in Finvoice 3.0 umfassen eine obligatorische USt-Aufschlüsselung pro Position, Unterstützung für den EPC-QR-Code-Zahlungsstandard und überarbeitete Codelisten. ^[1]

Als ausländischer Lieferant außerhalb Finnlands, kann ich Finvoice direkt an finnische Käufer senden, oder muss ich über Peppol gehen?

Ausländische Lieferanten können sich nicht direkt mit dem Finvoice-Banknetzwerk verbinden. Für ausländische Unternehmen, die finnische Käufer in Rechnung stellen, sind die praktischen Routen: (1) Verbindung über das Peppol-Netzwerk über einen akkreditierten Zugangspunkt in Ihrem Land (empfohlen für B2G); (2) Beauftragung eines finnischen E-Rechnungsbetreibers oder Dienstleisters; (3) Bei kleineren Rechnungsmengen akzeptieren einige finnische Käufer PDF-Rechnungen per E-Mail. TIEKE veröffentlicht einen spezifischen Leitfaden für ausländische Unternehmen. ^[1]