Finvoice — Nota Fiscal Eletrônica na Finlândia

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País	Finlândia
Status — B2G	Obrigatório
Status — B2B	Obrigatório
Status — B2C	N/A
Formatos	Finvoice 3.0 e TEAPPSXML 3.0.
Autoridade
Nome da rede	Finvoice e Tieke
Legislação	Lei de NF-e finlandesa 241/2019

A NF-e refere-se à troca digital de informações de faturas entre os sistemas de software de compradores e fornecedores. A Finlândia adotou um framework padrão chamado Finvoice para permitir a NF-e em todo o país. O Finvoice é baseado no framework internacional Peppol, mas contém personalizações para o mercado finlandês.

O que é o Finvoice?

O Finvoice é um conjunto de especificações técnicas e infraestrutura que permite o envio, receção e processamento digital de faturas e outros documentos comerciais entre empresas. Foi originalmente desenvolvido na Finlândia a partir de 2003.

As especificações Finvoice definem formatos de dados comuns, estruturas e regras para permitir a interoperabilidade entre os sistemas financeiros das organizações. As mensagens Finvoice contêm detalhes de faturas formatados numa estrutura XML padronizada.

Uma parte fundamental do Finvoice é a infraestrutura de rede que liga os remetentes e destinatários de mensagens de NF-e. Os bancos na Finlândia fornecem coletivamente conectividade à rede Finvoice para os seus clientes empresariais através de prestadores de serviços credenciados.

Uma vez ligados através de um banco, as empresas podem trocar faturas digitalmente com qualquer outra organização na rede Finvoice, independentemente do software de contabilidade que estejam a usar.

Os padrões Finvoice são mantidos pela Finance Finland, um organismo da indústria que representa bancos e empresas do setor financeiro na Finlândia. A versão mais recente é o Finvoice 3.0, que foi atualizado para cumprir os padrões europeus de NF-e.

Adoção do Finvoice na Finlândia

O uso do Finvoice tem crescido de forma constante desde a sua introdução. Em 2022, o Finvoice era usado para enviar mais de 300 milhões de faturas business-to-business anualmente na Finlândia, representando 85% das faturas trocadas entre empresas.

Todos os principais pacotes de software ERP e de contabilidade na Finlândia incorporaram capacidades Finvoice. Os bancos têm trabalhado em estreita colaboração com os fornecedores de software para impulsionar a adoção.

Grandes organizações compradoras tanto no setor privado como no público também criaram impulso ao exigir que as suas redes de fornecedores implementem o Finvoice. Utilizadores significativos incluem cadeias de varejo, instituições de ensino, empresas de serviços públicos e agências governamentais.

No setor público, o governo finlandês tornou obrigatório o Finvoice para todas as agências estatais desde 2020. Além disso, muitos municípios e cidades usam o Finvoice ao transacionar com fornecedores.

Para as pequenas empresas, os bancos forneceram soluções gratuitas de portal web para enviar e receber faturas eletrônicas sem necessidade de software de contabilidade. No entanto, a maioria das PMEs acaba por adotar o Finvoice diretamente através dos seus sistemas de gestão empresarial.

Como Funciona o Faturamento Eletrônico Finvoice

O processo de NF-e Finvoice envolve os seguintes passos principais:

1. O sistema de contabilidade ou ERP do fornecedor gera uma fatura com os conteúdos formatados de acordo com a estrutura e regras XML Finvoice.
2. A mensagem de NF-e é enviada via conexão bancária do fornecedor para a infraestrutura de rede Finvoice. Os bancos oferecem esta conectividade através de prestadores de serviços Finvoice credenciados.
3. O banco do comprador recebe a NF-e do banco do fornecedor via rede Finvoice e a entrega ao sistema financeiro do comprador.
4. O sistema de contabilidade ou ERP do comprador ingere automaticamente os dados da NF-e para processamento e pagamento. Isto remove a entrada manual de dados ou digitalização.
5. O comprador pode então gerir a NF-e usando os seus fluxos de trabalho normais, aprovações, reconciliações, etc.
6. O sistema do comprador gera uma mensagem de pagamento que é enviada de volta ao seu banco e via Finvoice ao banco do fornecedor. Isto automatiza a reconciliação de pagamentos.

A troca de dados tanto de NF-e como de pagamento entre bancos acontece de forma integrada via rede Finvoice. As empresas ligam-se uma vez e podem então transacionar digitalmente com todos os outros participantes.

Os bancos tratam da troca de informações de forma segura entre as duas contrapartes com base nos seus identificadores empresariais. As empresas recebem uma confirmação de entrega quando uma fatura é recebida com sucesso pelo banco do comprador.

Fluxo de trabalho end-to-end do Finvoice

1. O Faturador envia uma Notificação de Faturador, que indica que o Faturador fornece NF-e e pagamento direto como formatos de faturação.
2. O cliente consumidor faz uma ordem de pagamento direto com o seu prestador de serviços, que então forma uma Notificação de Receção ao Faturador com base na ordem de pagamento direto.
3. A Notificação de Receção é encaminhada ao Faturador, e contém a informação de que o cliente quer usar o pagamento direto.
4. O Faturador envia a fatura ao cliente consumidor da forma acordada.
5. O Faturador envia uma cópia eletrônica da fatura no formato Finvoice.
6. O prestador de serviços do pagador efetua a transferência de crédito com base na cópia da fatura e na ordem de pagamento na data de vencimento.

Prestadores de Serviços Finvoice

Os bancos dependem de prestadores de serviços especializados para operar a infraestrutura técnica que liga os clientes empresariais à rede Finvoice. Estes prestadores de serviços Finvoice são credenciados pela Finance Finland para garantir a conformidade com todos os padrões e requisitos necessários.

Os prestadores de serviços integram os sistemas financeiros do cliente com o seu próprio software de ponto de acesso para trocar documentos com a rede Finvoice. Isto é conseguido através de interfaces padrão como APIs. Traduzem formatos de dados e gerem a transferência segura de dados.

Os fornecedores de ERP maiores frequentemente fornecem as suas próprias capacidades de ponto de acesso nativamente integradas nos seus produtos de software. Mas a maioria das empresas depende de prestadores de serviços terceirizados selecionados em acordo com o seu banco.

Alguns prestadores de serviços oferecem adicionalmente serviços de valor acrescentado em cima da conectividade Finvoice básica. Estes incluem a digitalização de faturas em papel, análise de NF-e, integração de fornecedores na cadeia de abastecimento e gestão da integração Finvoice para escritórios de contabilidade em nome dos seus clientes PME.

Mensagens Finvoice

A especificação Finvoice suporta a troca de vários documentos comerciais além das faturas regulares. Estes incluem:

• Notas de crédito e débito
• Lembretes de pagamento
• Confirmações de pedidos
• Avisos de expedição
• Listas de preços

Os prestadores de serviços são obrigados a suportar um conjunto essencial de documentos Finvoice, mas também podem lidar com tipos de documentos personalizados se acordado com os parceiros comerciais.

Os documentos trocados via Finvoice contêm informações legíveis por humanos, bem como dados estruturados para processamento automatizado. Por exemplo, uma fatura inclui:

• Identidades empresariais do remetente e do destinatário
• Número da fatura
• Data
• Condições de pagamento
• Itens de linha com montantes
• Detalhes de IVA
• Detalhes da conta bancária
• Números de referência

O Finvoice permite a inclusão de informações de suporte adicionais, como identificadores de pedidos, números de ordem de compra do comprador e detalhes de entrega para fins de reconciliação.

Os dados estruturados permitem o lançamento automático de informações de faturas diretamente no sistema financeiro do destinatário. Isto elimina a necessidade de reinserção manual, o que melhora a eficiência enquanto reduz erros.

Relação do Finvoice com o Peppol

Embora o Finvoice seja usado domesticamente na Finlândia, o Peppol fornece um padrão para NF-e transfronteiriça dentro da Europa e internacionalmente. O Finvoice baseia-se nas especificações Peppol, mas com personalizações e extensões locais.

A nível técnico, o Finvoice e o Peppol têm algumas diferenças principais:

• O Finvoice usa uma estrutura de envelope SOAP ligeiramente diferente para transportar mensagens. O Peppol está totalmente alinhado com ebMS 3.0, enquanto o Finvoice tem alguns desvios.
• O Finvoice especifica extensões específicas finlandesas, como suporte para formatos nacionais de números de referência. As faturas Peppol podem ser adaptadas para a Finlândia, mas é necessária validação adicional.
• O Finvoice tem o seu próprio conjunto de tipos de mensagens e listas de códigos, enquanto o Peppol usa coleções UNCL. O Finvoice tem especificações para determinados documentos do setor que não existem no Peppol.
• O Finvoice permite referências em texto livre, enquanto o Peppol requer referências estruturadas com base no ISO 11649.

No entanto, tanto o Peppol como o Finvoice permitem o mesmo envio, receção e processamento automatizados de faturas eletrônicas. Uma diferença fundamental é o foco do Peppol na interoperabilidade entre fronteiras e entre vários formatos internacionais de NF-e.

O Finvoice é usado apenas para NF-e doméstica dentro da Finlândia. No entanto, as organizações finlandesas podem trocar faturas internacionalmente usando o Peppol e traduzir entre os dois padrões. Todos os principais prestadores de serviços na Finlândia suportam tanto a conectividade Finvoice como Peppol.

Requisitos de Adoção do Finvoice

A adoção do faturamento eletrônico baseado em Finvoice requer certos compromissos e mudanças tanto dos fornecedores como dos compradores numa relação comercial.

Os fornecedores têm de:

• Adquirir software de contabilidade que suporte a geração automatizada de faturas XML Finvoice, se ainda não estiver em vigor. Existem também opções de serviço web para empresas menores.
• Ligar-se a um prestador de serviços Finvoice credenciado através do seu banco para ter a infraestrutura para enviar e receber mensagens de NF-e com qualquer parte na rede.
• Fazer mudanças de processo como a eliminação de faturas em papel e a habilitação do Finvoice nos seus sistemas.
• Integrar os compradores no Finvoice, fornecendo informações e obtendo o acordo.

Os compradores têm de:

• Ter sistemas financeiros capazes de ingerir e processar automaticamente os dados de NF-e Finvoice, incluindo validação e integração de fluxo de trabalho.

• Ligar-se a um prestador de serviços Finvoice para trocar mensagens com segurança com os fornecedores.

• Ajustar processos e fluxos de trabalho em torno da receção, revisão e aprovação de NF-e antes do pagamento.

• Fornecer aos fornecedores os identificadores necessários e concordar em adotar o Finvoice para essa relação.

Os prestadores de serviços e os bancos fornecem documentação técnica e guias para assistir os seus clientes empresariais com os passos de implementação. Mas adotar o Finvoice requer mudanças nos processos, sistemas e relações comerciais para ter sucesso.

NF-e para Consumidores na Finlândia

O Finvoice também é usado para entregar faturas digitalmente aos consumidores, referido como "NF-e para consumidores". As empresas podem enviar faturas eletrônicas diretamente para a conta bancária online do seu cliente em vez de enviar faturas em papel.

Os consumidores primeiro precisam de se inscrever para a NF-e no seu banco. Depois disso:

• A empresa de faturação envia uma mensagem de "informações do remetente" para informar o banco do consumidor que começará a enviar faturas eletrônicas.
• O banco torna esta opção de NF-e visível ao consumidor na banca pela internet.
• O consumidor aprova o pedido e ativa a NF-e para esse remetente. O seu endereço de banca online é partilhado com a empresa de faturação eletronicamente.
• A empresa começa a enviar faturas eletrônicas Finvoice ao consumidor usando o seu endereço de banca online. As faturas aparecem na conta bancária do consumidor para visualização ou pagamento.

Além das faturas regulares, o Finvoice suporta tipos de mensagens adicionais relevantes para a faturação ao consumidor, como lembretes de pagamento, notas de crédito e notificações de débito direto.

Os consumidores podem aprovar faturas para pagamento automático na data de vencimento ou pagá-las manualmente. Independentemente do método de pagamento, o consumidor mantém o controle sobre cada fatura antes do pagamento.

Benefícios da Adoção do Finvoice

Os principais benefícios que as empresas visam alcançar ao adotar a NF-e Finvoice incluem:

• Poupanças de custos com processamento de faturas mais rápido, redução de papel e postagem e menos trabalho manual
• Melhoria do fluxo de caixa com faturas eletrônicas estruturadas pagas mais rapidamente eletronicamente
• Menos atrasos ou erros de pagamento ao eliminar o manuseamento manual
• Melhor conformidade com os requisitos de aquisição dos compradores para usar o Finvoice
• Maior reconciliação automatizada de faturas, pedidos e pagamentos via dados estruturados
• Plataforma para adicionar mais digitalização como e-procurement e compras-a-pagamento sem contacto

No entanto, realizar estes benefícios requer trabalho inicial para implementar capacidades Finvoice e fazer a transição dos parceiros comerciais.

Desenvolvimentos Futuros do Finvoice

A Finance Finland continua a manter e desenvolver o padrão Finvoice. As áreas planeadas ou potenciais para desenvolvimento futuro incluem:

• Suporte para tipos de documentos adicionais, como contratos e informações de aquisição.
• Integração padronizada mais ampla com processos de aquisição, inventário e pagamento.
• Dados estruturados aprimorados para conformidade, análise e relatórios.
• Capacidades Finvoice nativas em mais plataformas de software.
• Maior automação amigável dos processos de handshake para integração e troca de informações.
• Integração da NF-e com outras tecnologias como blockchain, inteligência artificial e análise avançada.

O Finvoice fornece uma base digital para as empresas e entidades governamentais finlandesas trocarem faturas e informações eletronicamente. A sua adoção está a fazer a transição da faturação business-to-business de processos manuais baseados em papel para fluxos de trabalho digitais automatizados.

O desenvolvimento contínuo do padrão e infraestrutura Finvoice irá suportar um maior aprimoramento e inovação nas transações e interações empresariais.

Sites importantes

• Site oficial Finvoice
• Lei de NF-e finlandesa 241/2019

Links de referência

• Guia de implementação Finvoice

Perguntas Frequentes

O meu ERP envia faturas Peppol BIS 3.0 — os compradores do setor público finlandês as aceitarão, ou preciso do Finvoice 3.0?

Os compradores do setor público finlandês aceitam o Peppol BIS Billing 3.0 para faturas B2G. Desde 1 de abril de 2020, todas as autoridades contratantes finlandesas — incluindo agências governamentais centrais e municípios — devem ser capazes de receber faturas eletrônicas em conformidade com o Padrão Europeu EN 16931. Tanto o Finvoice 3.0 como o Peppol BIS 3.0 satisfazem o EN 16931, pelo que qualquer formato é tecnicamente válido para entrega B2G. Na prática, as entidades governamentais centrais finlandesas estão cada vez mais ligadas via rede Peppol, gerida pelo Tesouro do Estado como Autoridade Peppol finlandesa, e o Peppol é o caminho recomendado para fornecedores estrangeiros que faturam compradores públicos finlandeses. ^{[1] [2]}

Existe um prazo legal pelo qual os compradores B2B do setor privado finlandês devem aceitar faturas eletrônicas dos seus fornecedores?

Não existe mandato geral de NF-e B2B na Finlândia até 2026 — os compradores do setor privado não são legalmente obrigados a aceitar faturas eletrônicas dos fornecedores. No entanto, a Lei de NF-e finlandesa 241/2019 concede a qualquer empresa com volume de negócios anual acima de €10.000 o direito legal de exigir faturas eletrônicas estruturadas dos seus próprios fornecedores. O direito corre do comprador para o fornecedor, não ao contrário. O regulamento ViDA (IVA na Era Digital) da UE, formalmente adotado em 11 de março de 2025, introduzirá NF-e obrigatória para fornecimentos B2B intracomunitários com efeito a partir de 1 de julho de 2030 — isto aplicar-se-á à Finlândia como Estado membro da UE. ^[1]

O que é um código OVT e como construo o correto para um comprador finlandês?

O código OVT (Organisaatioiden välinen tiedonsiirto) é o identificador de roteamento padrão de NF-e finlandês usado dentro da rede bancária Finvoice. É construído como: 0037 seguido do ID empresarial finlandês (Y-tunnus) sem o hífen. Por exemplo, uma empresa com Y-tunnus 1234567-8 tem o código OVT 0037123456780 — o dígito de verificação após o hífen é incluído, tornando o sufixo com oito dígitos e o total OVT com doze caracteres após o prefixo. O OVT identifica a organização destinatária; também precisa do ID do operador (emitido pelo banco ou prestador de serviços) para rotear a fatura através do intermediário correto. Quando enviar via Peppol em vez da rede bancária Finvoice, o formato do identificador de participante difere — as entidades finlandesas usam o seu ID empresarial prefixado com o identificador ISO 6523 0216. ^[1]

Como verifico se uma empresa finlandesa pode receber faturas eletrônicas antes de começar a enviar?

A ferramenta principal é o registo de endereços de NF-e TIEKE em verkkolaskuosoite.fi, um serviço de pesquisa público gratuito que lista os endereços de NF-e para organizações finlandesas registadas pelos seus prestadores de serviços. Pode pesquisar por nome da empresa ou ID empresarial (Y-tunnus) para obter o código OVT e o código de roteamento do operador. Uma limitação fundamental: o registo no TIEKE não é obrigatório, pelo que uma empresa pode ser capaz de receber faturas eletrônicas através do seu banco, mas ainda não estar listada no registo. O método mais fiável é contactar diretamente o seu cliente finlandês e solicitar: (1) o seu endereço de NF-e (OVT ou ID de participante Peppol) e (2) o seu operador ou código de intermediário bancário. ^[1]

As minhas faturas Finvoice 2.x foram aceites no ano passado — preciso de atualizar para o Finvoice 3.0, e o que acontece se não o fizer?

O Finvoice 3.0 é a versão atual necessária para conformidade com EN 16931. A Finance Finland lançou o Finvoice 3.0 em 2019 para se alinhar com o padrão europeu de NF-e (EN 16931). As faturas no formato Finvoice 2.x ainda podem ser roteadas por alguns prestadores de serviços, mas não satisfazem o EN 16931 — o que significa que serão rejeitadas pelas autoridades contratantes do setor público finlandês para faturas B2G. Para clientes B2B privados, a aceitação de 2.x depende do sistema do comprador; muitos compradores maiores atualizaram e podem rejeitar silenciosamente ou não processar corretamente mensagens de formato mais antigo, causando atrasos no pagamento sem uma notificação de erro clara. As principais adições estruturais no Finvoice 3.0 incluem a discriminação obrigatória de IVA por linha, suporte para o padrão de pagamento QR code EPC e listas de códigos revistas alinhadas com EN 16931. ^[1]

Como fornecedor estrangeiro fora da Finlândia, posso enviar Finvoice diretamente para compradores finlandeses, ou devo passar pelo Peppol?

Os fornecedores estrangeiros não podem se conectar diretamente à rede bancária Finvoice — essa infraestrutura é operada exclusivamente por bancos finlandeses para os seus clientes empresariais domésticos. Para empresas estrangeiras que faturam compradores finlandeses, as rotas práticas são: (1) ligar-se via rede Peppol através de um ponto de acesso credenciado no seu país, roteando para compradores finlandeses que estão registados no Peppol (o caminho recomendado para B2G e grandes compradores B2B); (2) contratar um operador ou prestador de serviços de NF-e finlandês que aceite conexões de entrada e converta as suas faturas para o formato Finvoice para entrega doméstica; (3) para volumes menores de faturas, alguns compradores finlandeses aceitarão faturas PDF por e-mail como solução temporária, embora isto não seja NF-e estruturada e a aceitação do comprador varie. Se o seu comprador finlandês for uma entidade do setor público, o Peppol BIS 3.0 é o caminho padrão e esperado. ^[1]