Nota Fiscal Eletrônica em Portugal — eSPap
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| País | Portugal |
| Status — B2G | Obrigatório |
| Status — B2B | Voluntário |
| Status — B2C | N/A |
| Formatos | UBL 2.1 CIUS-PT ou CEFACT CIUS-PT |
| Autoridade | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública |
| Nome da rede | eSPap |
| Legislação | DECRETO-LEI Nº 123/2018 |
Portugal está a embarcar numa iniciativa ambiciosa para modernizar e digitalizar os processos de faturação, tanto na administração pública como nas transações comerciais. Esta grande transformação visa aumentar a eficiência, melhorar o controle e aprimorar a integração com os sistemas contábeis nacionais.
O governo tornou obrigatória a NF-e para todos os fornecedores a entidades públicas a partir de novembro de 2020, com base em limites contratuais. Também existem planos para eventualmente exigir a NF-e para transações business-to-business (B2B) e business-to-consumer (B2C). Este artigo examina como a NF-e está sendo implementada em Portugal e as principais considerações para fornecedores, prestadores de serviços e contribuintes.
Mandato de NF-e no Setor Público
O mandato de Portugal para NF-e nas compras públicas decorre da Diretiva 2014/55/UE sobre faturação eletrônica nos contratos públicos. A legislação doméstica foi promulgada em 2017 para tornar obrigatória a NF-e para fornecedores a organismos governamentais acima de determinados valores contratuais.
O Portal Nacional de Compras Públicas gerido pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (ESPAP) serve como plataforma central e ponto de entrada único para receção, processamento e gestão de todas as faturas eletrônicas emitidas a entidades públicas.
Os fornecedores devem emitir faturas eletrônicas estruturadas em formato XML alinhado com o padrão europeu (EN 16931) e submetê-las através do portal. Os contratantes públicos acima de determinados limiares anuais são obrigados a aderir ao portal para receber faturas eletrônicas a partir de novembro de 2020. As restantes entidades públicas devem aderir até ao final de 2022.
O objetivo é automatizar e agilizar todo o processo fatura-pagamento nas compras públicas. As faturas eletrônicas registadas no portal irão interfacear com os sistemas de gestão financeira do governo. Isso deverá reduzir os custos de processamento, melhorar a transparência e acelerar os ciclos de pagamento.
NF-e no Setor Privado
Para transações entre empresas privadas (B2B) e de empresas para consumidores (B2C), a NF-e em Portugal ainda é voluntária. O governo sinalizou intenção de eventualmente tornar obrigatória a NF-e em toda a economia usando uma abordagem faseada, mas ainda não foi definido nenhum prazo definitivo.
A adoção da NF-e para transações privadas até agora foi impulsionada por grandes empresas que a implementaram independentemente para obter eficiências e reduzir custos. A maioria das empresas menores continua a usar faturas em papel ou faturas PDF enviadas por e-mail.
Portugal está a monitorar de perto a experiência de países vizinhos como Espanha e Itália, que embarcaram na NF-e B2B obrigatória, para informar o seu próprio cronograma.
Formatos e Plataformas de NF-e
Para compras públicas, as faturas eletrônicas devem ser submetidas ao Portal Nacional de Compras Públicas no formato XML definido pelo padrão europeu EN 16931. O portal oferece várias opções para os fornecedores gerarem e transmitirem faturas conformes, incluindo:
- Software de aquisição integrado via API do portal
- Ferramenta gratuita de criação de faturas baseada em browser
- Envio de ficheiros XML gerados a partir de outros sistemas
- Plataformas de NF-e de terceiros conectadas ao portal
Para NF-e do setor privado, atualmente pode ser usado qualquer formato como PDF, desde que os dados da fatura sejam transmitidos eletronicamente.
Emissão e Receção de Faturas Eletrônicas
Os fornecedores que emitem faturas eletrônicas a entidades governamentais devem assinar eletronicamente e submeter faturas estruturadas em formato XML ao Portal Nacional de Compras Públicas. Estas são sujeitas a verificações automáticas de validação do formato e credenciais do emissor antes de serem aceites.
O portal devolve um número de registo único após a receção que identifica a fatura no sistema nacional de NF-e. Em seguida, disponibiliza a fatura eletrônica e os dados de emissão à entidade compradora, acionando automaticamente o início do processo de pagamento.
Os fornecedores podem acompanhar o estado e recuperar tanto as faturas como os recibos de emissão do portal. Os compradores podem consultar os detalhes das faturas com base em parâmetros de pesquisa como NIF do fornecedor, número da fatura, data, valor, etc.
Processamento e Integração de NF-e
O Portal Nacional de Compras Públicas automatiza grande parte do processo de receção, registo e encaminhamento de faturas para entidades governamentais. Os dados das faturas podem ser integrados no sistema financeiro da entidade, evitando a reinserção manual.
No entanto, é necessário ainda implementar a integração adequada por cada entidade pública para atualizar as contas a pagar na contabilidade, lançar contra os centros de custo adequados, reconciliar faturas e realizar a correspondência tripla com ordens de compra.
As empresas privadas enfrentam desafios de integração semelhantes para incorporar as faturas eletrônicas de entrada nos seus sistemas financeiros e ERPs de forma integrada.
Fluxo de troca de documentos assíncrono
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| Fluxo de troca de documentos assíncrono |
- O sistema do emitente (ERP) envia um documento legal (fatura, nota de crédito ou nota de débito) e recebe imediatamente (de forma síncrona) um RequestId.
- Se o documento for processado com sucesso (controle de qualidade sem erros relatados), o eSPap envia o documento para o sistema recetor através do canal de comunicação estabelecido.
- Em qualquer momento, o sistema emitente pode consultar os sistemas eSPap usando o RequestId, enviado na resposta de submissão do documento (1), para obter o resultado do processamento do documento.
- Assim que o sistema emitente obtiver o resultado do processamento, pode consultar o estado do documento a qualquer momento, usando o RequestId ou a Chave de Negócio.
- O sistema recetor envia N mensagens de estado de acordo com o processamento e validação do documento nos seus sistemas.
Benefícios e Desafios da NF-e
A transição para a NF-e traz benefícios significativos, mas também alguns desafios de gestão de mudança:
Principais Benefícios:
- Redução de custos pela eliminação do papel e processamento manual
- Liquidação mais rápida de faturas e melhoria do fluxo de caixa
- Maior precisão de dados para relatórios contábeis e fiscais
- Melhor visibilidade do estado de processamento de faturas
- Melhor arquivo e análise de dados de faturas
- Integração perfeita com sistemas de relatórios nacionais
Principais Desafios:
- Gestão de mudança e formação de utilizadores em novos processos
- Atualização de sistemas financeiros existentes e trabalho de integração necessário
- Dependência da fiabilidade da plataforma central de NF-e
- Adaptação de fluxos de trabalho para lidar com exceções como rejeições
- Obter a adesão e transição de fornecedores que atualmente emitem faturas em papel
- Riscos de cibersegurança devido ao aumento das superfícies de ataque digital
No geral, os ganhos para o governo, entidades privadas e a economia nacional da transição para NF-e automatizada em escala justificam as perturbações e custos temporários envolvidos.
Recomendações para uma Transição Suave
Tanto as organizações do setor público como as do setor privado em Portugal devem seguir os seguintes passos para uma transição bem-sucedida para a NF-e:
- Fazer uma revisão abrangente dos fluxos de trabalho de faturas existentes e necessidades de dados — identificar as mudanças necessárias para extrair e fornecer todas as informações necessárias para a NF-e estruturada.
- Avaliar os sistemas de software e determinar as atualizações, integrações e novas soluções necessárias — incluindo software de contabilidade, ERPs, sistemas de aquisição, etc.
- Consultar os principais fornecedores existentes e clientes-chave sobre a sua prontidão e capacidades de NF-e.
- Fornecer especificações técnicas e instalações de teste antecipadamente para envolver os fornecedores na transição.
- Validar que todos os formatos de faturas eletrônicas e métodos de transmissão cumprem os requisitos legais.
- Formar as equipas de contas a pagar e aquisição sobre os novos procedimentos de NF-e e gestão de exceções.
- Implementar controles robustos de cibersegurança para prevenir o acesso não autorizado aos dados de faturas durante a transmissão ou armazenamento.
- Iniciar a transição integrando primeiro os fornecedores maiores, seguidos pelos menores — realizar testes piloto antes do lançamento em grande escala.
- Planear contingências e procedimentos de continuidade de negócio em caso de perturbações na disponibilidade das plataformas de NF-e.
O mandato de NF-e de Portugal para o setor público visa aumentar a eficiência, melhorar os controles financeiros, fechar lacunas de receita e integrar com os sistemas de relatórios nacionais. As poupanças de custos apenas para o governo são estimadas em €195 milhões anuais.
Perguntas Frequentes
Aqui estão respostas a algumas perguntas comuns sobre NF-e em Portugal: