Facturación electrónica en Portugal - eSPap
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| País | Portugal |
| Estado - B2G | Obligatorio |
| Estado - B2B | Voluntario |
| Estado - B2C | N/A |
| Formatos | UBL 2.1 CIUS-PT o CEFACT CIUS-PT |
| Autoridad | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública |
| Nombre de la red | eSPap |
| Legislación | DECRETO-LEY N.º 123/2018 |
Portugal está embarcándose en una ambiciosa iniciativa para modernizar y digitalizar los procesos de facturación, tanto en la administración pública como en las transacciones empresariales. Esta transformación tiene como objetivo aumentar la eficiencia, mejorar el control e integrar mejor los sistemas contables nacionales.
El gobierno ha establecido la obligatoriedad de la facturación electrónica para todos los proveedores de entidades públicas a partir de noviembre de 2020, en función de los umbrales contractuales. También existen planes para exigir eventualmente la facturación electrónica en transacciones entre empresas (B2B) y entre empresas y consumidores (B2C).
Mandato de facturación electrónica en el sector público
El mandato de Portugal para la facturación electrónica en la contratación pública se basa en la Directiva 2014/55/UE sobre facturación electrónica en la contratación pública. Se promulgó legislación nacional en 2017 para hacer obligatoria la facturación electrónica para los proveedores de organismos públicos por encima de ciertos valores contractuales.
El Portal Nacional de Compras Públicas gestionado por el Organismo Central de Compras (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública o ESPAP) sirve como plataforma central y punto de entrada único para la recepción, tramitación y gestión de todas las facturas electrónicas emitidas a entidades públicas.
Los proveedores deben emitir facturas electrónicas estructuradas en formato XML alineado con la norma europea (EN 16931) y presentarlas a través del portal. Los contratistas públicos que superen determinados umbrales anuales deben incorporarse al portal para recibir facturas electrónicas a partir de noviembre de 2020. Las demás entidades públicas deben incorporarse antes de finales de 2022.
El objetivo es automatizar y racionalizar todo el proceso de factura a pago en la contratación pública. Las facturas electrónicas registradas en el portal se interconectarán con los sistemas de gestión financiera del gobierno, lo que reducirá los costes de tramitación, mejorará la transparencia y acelerará los ciclos de pago.
Facturación electrónica en el sector privado
Para las transacciones entre empresas privadas (B2B) y entre empresas y consumidores (B2C), la facturación electrónica en Portugal sigue siendo voluntaria. El gobierno ha señalado su intención de exigir eventualmente la facturación electrónica en toda la economía mediante un enfoque gradual, pero aún no se ha establecido un calendario definitivo.
La adopción de la facturación electrónica para transacciones privadas hasta ahora ha sido impulsada por grandes empresas que la han implementado de forma independiente para conseguir eficiencias y reducir costes. La mayoría de las empresas más pequeñas siguen utilizando facturas en papel o facturas en PDF enviadas por correo electrónico.
Portugal está siguiendo de cerca la experiencia de países vecinos como España e Italia, que han emprendido la facturación electrónica B2B obligatoria, para informar su propio calendario.
Formatos y plataformas de facturación electrónica
Para la contratación pública, las facturas electrónicas deben presentarse al Portal Nacional de Compras Públicas en el formato XML definido por la norma europea EN 16931. El portal ofrece varias opciones para que los proveedores generen y transmitan facturas conformes, entre ellas:
- Software de compra a pago integrado a través de la API del portal
- Herramienta gratuita de creación de facturas en el navegador
- Carga de archivos XML generados desde otros sistemas
- Plataformas de facturación electrónica de terceros conectadas al portal
Para la facturación electrónica en el sector privado, actualmente puede utilizarse cualquier formato, como PDF, siempre que los datos de la factura se transmitan electrónicamente.
Emisión y recepción de facturas electrónicas
Los proveedores que emiten facturas electrónicas a entidades públicas deben firmar electrónicamente y presentar facturas estructuradas en formato XML al Portal Nacional de Compras Públicas. Estas pasan por comprobaciones de validación automática del formato y las credenciales del emisor antes de su aceptación.
El portal devuelve un número de registro único en el momento de la recepción que identifica la factura en el sistema nacional de facturación electrónica. A continuación, pone la factura electrónica y los datos de emisión a disposición de la entidad compradora, activando automáticamente el inicio del proceso de pago.
Los proveedores pueden hacer un seguimiento del estado y recuperar tanto las facturas como los acuses de recibo de emisión desde el portal. Los compradores pueden consultar los detalles de la factura en función de parámetros de búsqueda como el NIF del proveedor, el número de factura, la fecha, el valor, etc.
Procesamiento e integración de facturas electrónicas
El Portal Nacional de Compras Públicas automatiza gran parte del proceso de recepción, registro y enrutamiento de facturas para las entidades públicas. Los datos de la factura pueden introducirse en el sistema financiero de la entidad, evitando la reintroducción manual.
Sin embargo, cada entidad pública debe implementar una integración adecuada para actualizar las cuentas por pagar en la contabilidad, imputar a los centros de coste apropiados, conciliar facturas y realizar la verificación triple con las órdenes de compra.
Las empresas privadas se enfrentan a desafíos de integración similares para incorporar las facturas electrónicas entrantes en sus sistemas financieros y ERP de forma fluida.
Flujo de intercambio de documentos asíncrono
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| Flujo de intercambio de documentos asíncrono |
- El sistema emisor (ERP) envía un documento legal (factura, nota de crédito o nota de débito) y recibe inmediatamente (de forma síncrona) un RequestId.
- Si el documento se procesa correctamente (control de calidad sin errores), eSPap envía el documento al sistema receptor a través del canal de comunicación establecido.
- En cualquier momento, el sistema emisor puede consultar los sistemas de eSPap utilizando el RequestId para obtener el resultado del procesamiento del documento.
- Tan pronto como el sistema emisor obtiene el resultado del procesamiento, puede consultar el estado del documento en cualquier momento, utilizando el RequestId o la Clave de Negocio.
- El sistema receptor envía N mensajes de estado de acuerdo con el procesamiento y la validación del documento en sus sistemas.
Beneficios y retos de la facturación electrónica
La transición a la facturación electrónica aporta importantes beneficios, pero también algunos retos de gestión del cambio:
Beneficios clave:
- Reducción de costes al eliminar el papel y el procesamiento manual
- Liquidación más rápida de facturas y mejora del flujo de caja
- Mayor precisión de los datos para la contabilidad y la presentación de informes fiscales
- Mejor visibilidad del estado de tramitación de facturas
- Mejor archivo y análisis de los datos de facturas
- Integración fluida con los sistemas nacionales de información
Retos clave:
- Gestión del cambio y formación de usuarios en nuevos procesos
- Actualización de los sistemas financieros existentes y necesidades de integración
- Dependencia de la fiabilidad de la plataforma central de facturación electrónica
- Adaptación de los flujos de trabajo para gestionar excepciones como rechazos
- Conseguir la adhesión de los proveedores que actualmente emiten facturas en papel
- Riesgos de ciberseguridad derivados del aumento de las superficies de ataque digital
Recomendaciones para una transición sin contratiempos
Tanto las organizaciones del sector público como las del privado en Portugal deben seguir los siguientes pasos para una transición exitosa a la facturación electrónica:
- Realizar una revisión exhaustiva de los flujos de trabajo de facturas existentes y las necesidades de datos.
- Evaluar los sistemas de software y determinar las actualizaciones, integraciones y nuevas soluciones necesarias.
- Consultar con los principales proveedores existentes y clientes clave sobre su preparación para la facturación electrónica.
- Proporcionar especificaciones técnicas y facilidades de prueba con suficiente antelación para implicar a los proveedores en la transición.
- Validar que todos los formatos de facturas electrónicas y los métodos de transmisión cumplen los requisitos legales.
- Formar a los equipos de cuentas por pagar y de compras sobre los nuevos procedimientos.
- Implementar controles sólidos de ciberseguridad para evitar el acceso no autorizado a los datos de las facturas.
- Iniciar la transición incorporando primero a los proveedores más grandes, seguidos de los más pequeños.
- Planificar contingencias y procedimientos de continuidad empresarial en caso de interrupciones en la disponibilidad de las plataformas.
Se estima que el ahorro de costes para el gobierno solo asciende a 195 millones de euros anuales.