葡萄牙电子发票——eSPap平台指南
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| 国家 | 葡萄牙 |
| 状态 - B2G | 强制性 |
| 状态 - B2B | 自愿性 |
| 状态 - B2C | 不适用 |
| 格式 | UBL 2.1 CIUS-PT或CEFACT CIUS-PT |
| 主管机构 | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública |
| 网络名称 | eSPap |
| 相关法规 | 第123/2018号法令 |
葡萄牙正在推进一项雄心勃勃的举措，旨在实现公共行政和商业交易中发票流程的现代化和数字化。这一重大变革旨在提高效率、加强管控并促进与国家会计系统的整合。
政府已规定，2020年11月起，所有向公共实体供货的供应商必须根据合同金额门槛使用电子发票，并计划最终要求企业对企业（B2B）和企业对消费者（B2C）交易也使用电子发票。
公共部门电子发票强制令
葡萄牙公共采购电子发票强制令来源于欧盟第2014/55/EU号指令（公共合同电子开票指令）。2017年颁布的国内立法规定，特定合同金额以上的政府机构供应商必须使用电子发票。
由中央采购机构（Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública，即ESPAP）运营的国家公共采购门户（Portal Nacional de Compras Públicas）作为向公共实体开具所有电子发票的集中平台和单一入口，负责电子发票的接收、处理和管理。
供应商必须以符合欧洲标准（EN 16931）的XML格式开具结构化电子发票，并通过门户提交。年度合同金额超过规定门槛的公共承包商须从2020年11月起加入门户接收电子发票，其余公共实体须在2022年底前完成入驻。
目标是实现公共采购全流程发票到付款的自动化和优化。在门户注册的电子发票将与政府财务管理系统无缝对接，预计可降低处理成本、提高透明度并加快付款周期。
私营部门电子发票
对于私营企业之间（B2B）以及企业对消费者（B2C）的交易，葡萄牙的电子发票目前仍属自愿。政府表示最终将采用分阶段方式在全经济范围强制推行电子发票，但尚未确定具体时间表。
迄今为止，私营交易电子发票的采用主要由大型公司自行推动，目的是提高效率和降低成本。大多数小型企业仍继续使用纸质发票或通过电子邮件发送PDF发票。
葡萄牙正密切关注邻国西班牙和意大利强制推行B2B电子发票的经验，以制定本国时间表。预计推广将首先从大型纳税人开始，然后逐步扩展至中小型企业。
电子发票格式和平台
对于公共采购，电子发票必须以欧洲标准EN 16931规定的XML格式提交至国家公共采购门户。门户为供应商提供多种生成和传输合规发票的选项，包括：
- 通过门户API集成的采购到付款软件
- 免费的浏览器端发票创建工具
- 上传从其他系统生成的XML文件
- 已连接至门户的第三方电子发票平台
对于私营部门电子发票，目前可以使用PDF等任何格式，只要发票数据以电子方式传输即可。政府尚未指定任何用于企业间结构化电子发票传输的集中平台，目前的采用使用了各种私营网络和服务提供商。
发行和接收电子发票
向政府实体开具电子发票的供应商必须以XML格式对结构化发票进行电子签名，并提交至国家公共采购门户。这些发票在接受前会经过格式和开票人资质的自动验证检查。
门户在收到发票后返回唯一注册号，该注册号在国家电子发票系统中标识该发票，然后向采购实体提供电子发票和开票数据，自动触发付款流程启动。
供应商可以跟踪状态并从门户检索发票和开票收据。买方可以根据供应商税号、发票号、日期、金额等搜索参数查找发票详情。
对于B2B和B2C发票，开票方和接收方以双方商定的格式和方式（如EDI、电子邮件、网络上传等）交换发票。然而，企业可能会随时间推移，特别是在强制要求的情况下，逐步过渡到结构化电子发票。
电子发票处理和集成
国家公共采购门户为政府实体自动化处理大部分发票接收、注册和路由流程。发票数据可以直接导入实体的财务系统，避免手动重新录入。
然而，每个公共实体仍需实施适当的集成，以更新应付账款、分配至相应成本中心、核对发票并与采购订单进行三方匹配。
私营公司同样面临类似的集成挑战，需要将入账电子发票无缝纳入其财务系统和ERP中。采用自动化工作流处理和审批电子发票可以显著优化订单到付款周期。
异步文件交换流程
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| 异步文件交换流程 |
- 开票方系统（ERP）发送法律文件（发票、贷项通知单或借项通知单），并立即（同步）收到一个RequestId。
- 如果文件处理成功（质量控制无报告错误），eSPap通过已建立的通信渠道将文件发送给接收系统。
- 开票方系统可随时使用文件提交响应（1）中发送的RequestId向eSPap系统查询，以获取文件处理结果。
- 开票方系统一旦获取处理结果，便可随时使用RequestId或业务键查询文件状态。
- 接收系统根据其系统中文件的处理和验证发送N条状态消息。
电子发票的益处和挑战
向电子发票的过渡带来了显著效益，同时也面临一些变革管理挑战：
主要益处：
- 消除纸质和手动处理的成本节约
- 加快发票结算速度，改善现金流
- 提高会计和税务报告数据的准确性
- 增强对发票处理状态的可见性
- 更好的发票数据存档和分析
- 与国家报告系统的无缝集成
主要挑战：
- 新流程的变革管理和用户培训
- 需要升级现有财务系统并进行集成工作
- 依赖中央电子发票平台的可靠性
- 调整工作流程以处理拒绝等例外情况
- 获得目前仍开具纸质发票的供应商的认可并推动其过渡
- 因数字攻击面扩大带来的网络安全风险
总体而言，政府、私营实体和国家经济从大规模推进自动化电子发票中获得的收益，证明了相关临时性中断和成本投入的合理性。
顺利过渡的建议
葡萄牙公私部门组织应采取以下步骤，成功过渡到电子发票：
- 全面审查现有发票工作流程和数据需求——识别结构化电子发票所需的信息提取和提供方式的变更。
- 评估软件系统，确定所需的升级、集成和新解决方案——包括会计软件、ERP、采购系统等。
- 就电子发票准备情况和能力向主要现有供应商和关键客户进行咨询。
- 尽早提供技术规范和测试设施，让供应商参与过渡。
- 验证所有电子发票格式和传输方式符 合法律要求。
- 培训应付账款和采购团队掌握新的电子发票程序和异常管理。
- 实施完善的网络安全控制，防止发票数据在传输或存储过程中被未经授权访问。
- 先从大型供应商开始过渡，再逐步扩展至小型供应商——在全面推广前进行试点测试。
- 为电子发票平台中断的情况制定应急计划和业务连续性程序。
葡萄牙公共部门电子发票强制令旨在提高效率、改善财务管控、堵塞税收漏洞并与国家报告系统集成。仅政府每年的成本节约就估计达1.95亿欧元，从长远来看，数字发票转型将为国家带来显著的生产力提升和经济效益。