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Facturación electrónica Peppol en Australia

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La facturación electrónica es el intercambio digital de información de facturas directamente entre los sistemas de software utilizados por compradores y proveedores. Proporciona un método estandarizado para que las empresas gestionen sus procesos de facturación de forma digital.

La Oficina de Impuestos de Australia (ATO) explica que con la facturación electrónica, los proveedores no necesitan imprimir, enviar por correo postal o por correo electrónico facturas en papel o en PDF. Del mismo modo, los compradores no necesitan introducir manualmente ni escanear facturas en su software. La facturación electrónica elimina la necesidad de la entrada manual de datos y la intervención humana tanto para compradores como para proveedores.

La adopción de la facturación electrónica tiene como objetivo ayudar a las empresas a modernizar sus procesos de facturación mediante la tecnología digital. Tiene el potencial de generar mejoras significativas de productividad y ahorro de costes para las empresas australianas.

Cómo funciona la facturación electrónica​

La facturación electrónica utiliza un marco estándar denominado Peppol para intercambiar facturas y otros documentos de forma digital entre proveedores y compradores.

Peppol significa Pan-European Public Procurement Online (Contratación Pública Paneuropea en Línea). Fue desarrollado originalmente en Europa como una forma de estandarizar los procesos de contratación pública entre empresas y administraciones.

El marco consta de:

  • Un conjunto de especificaciones sobre cómo deben formatearse los datos de las facturas para que puedan intercambiarse digitalmente entre distintos sistemas de software.
  • Una red segura gestionada por proveedores de servicios acreditados que facilita el intercambio de facturas y otros documentos entre proveedores y compradores.
  • Acuerdos de gobernanza y acuerdos legales que garantizan el correcto funcionamiento del marco.

Los pasos clave del proceso de facturación electrónica en el marco Peppol son:

  1. El software del proveedor genera una factura digital con los datos necesarios formateados según las especificaciones Peppol.
  2. El software del proveedor envía el archivo de datos de la factura electrónica a un proveedor de servicios Peppol acreditado, también conocido como punto de acceso. Este punto de acceso gestiona el envío de facturas a través de la red Peppol.
  3. El punto de acceso transmite la factura electrónica a través de la red Peppol al punto de acceso propio del comprador. El comprador elige su propio punto de acceso, que gestiona la recepción de facturas electrónicas.
  4. El punto de acceso del comprador entrega los datos de la factura electrónica en el software del comprador. La factura electrónica aparece como un registro digital que puede gestionarse a través de los flujos de trabajo y procesos habituales del comprador.
  5. Una vez recibida, el comprador puede procesar la factura electrónica para su pago mediante sus controles internos habituales. Es necesario realizar las comprobaciones y verificaciones oportunas antes de pagar las facturas electrónicas.
  6. El comprador puede enviar de vuelta mensajes como confirmaciones o reclamaciones de forma digital a través del marco Peppol si fuera necesario.

El intercambio de datos se realiza directamente entre sistemas a través de la red Peppol. Las organizaciones solo necesitan conectarse una vez a la red Peppol a través de un punto de acceso. A partir de ese momento, pueden intercambiar facturas electrónicas con cualquier otra organización conectada a Peppol, independientemente del software que utilicen.

El papel de la ATO​

La ATO ha sido designada por el Gobierno australiano para administrar el marco Peppol en Australia.

En su papel de Autoridad Peppol australiana, la ATO:

  • Establece las personalizaciones específicas de Australia para las especificaciones y documentos Peppol con el fin de satisfacer los requisitos locales. Esto incluye ajustes como la especificación del uso de los campos ABN y GST.
  • Acredita y supervisa a los proveedores de servicios para garantizar que cumplen los requisitos para operar como puntos de acceso en Australia.
  • Promueve la adopción de la facturación electrónica Peppol en el ámbito gubernamental e industrial.
  • Proporciona recursos de apoyo, formación y orientación sobre facturación electrónica para las empresas.

La ATO también tiene la responsabilidad de apoyar a los organismos del Gobierno australiano en la implementación de la facturación electrónica.

Es importante destacar que la ATO no tiene acceso para ver o recibir copias de la información de las facturas electrónicas intercambiadas entre compradores y proveedores. Gestiona el marco, pero no participa directamente en las transacciones reales de facturas electrónicas.

Software y proveedores de servicios​

Para poder crear y enviar facturas electrónicas, los proveedores necesitan algún tipo de software que pueda:

  • Generar facturas en el formato digital correcto de acuerdo con las especificaciones Peppol.
  • Transmitir los archivos de facturas electrónicas a través de un punto de acceso a la red Peppol.

Muchos sistemas de gestión empresarial, contabilidad y planificación de recursos empresariales de uso habitual han sido actualizados o han desarrollado nuevos módulos para habilitar las capacidades de facturación electrónica.

Los proveedores de software que cumplen los requisitos de conformidad técnica figuran en el registro de productos eInvoicing Ready de la ATO. Este registro enumera más de 400 productos de software compatibles con la facturación electrónica, de principales proveedores como MYOB, Xero, Sage y otros.

Alternativamente, en lugar de utilizar software de contabilidad, las empresas pueden utilizar portales y servicios web de facturación electrónica ofrecidos por proveedores de servicios. Estos permiten a las empresas crear manualmente facturas electrónicas a través de un formulario web que luego se envían a través de Peppol en su nombre.

Para recibir e integrar facturas electrónicas, los compradores también necesitan algún tipo de capacidad de sistema digital. Las facturas electrónicas recibidas de la red Peppol a través de un punto de acceso deben fluir hacia el software financiero o de adquisiciones del comprador de forma automatizada.

Los métodos habituales que utilizan los compradores para recibir y gestionar facturas electrónicas incluyen:

  • Uso de software de contabilidad que pueda recibir y cargar automáticamente la información de las facturas electrónicas.
  • Uso de software especializado de automatización de cuentas por pagar que escanea y extrae datos de facturas de fuentes como el correo electrónico o Peppol.
  • Integración de un punto de acceso Peppol directamente con sus sistemas ERP o financieros.
  • Uso de herramientas de análisis web que escanean y recopilan los detalles clave de las facturas en PDF recibidas.

Expectativas de adopción en Australia​

El Gobierno australiano ha ordenado que todos los organismos gubernamentales implementen las capacidades de facturación electrónica. El cumplimiento de este requisito se está implementando de forma gradual, con los organismos federales obligados a estar habilitados para la facturación electrónica antes del 1 de julio de 2022.

Los gobiernos estatales y territoriales también están adoptando sus propios mandatos de facturación electrónica y plazos de transición. Nueva Gales del Sur fue el primer estado en imponer la facturación electrónica a sus organismos desde enero de 2022. Se espera que otros estados sigan el ejemplo.

Estos mandatos gubernamentales tienen como objetivo impulsar la adopción de la facturación electrónica entre sus respectivas bases de proveedores. Al adoptar la facturación electrónica anticipadamente, sus proveedores que deseen hacer negocios con el gobierno se ven obligados a seguir su ejemplo.

El compromiso de los organismos gubernamentales de pagar las facturas electrónicas más rápidamente proporciona un incentivo adicional para los proveedores. En virtud de la política gubernamental australiana de pago a tiempo a los proveedores, se espera que los organismos paguen las facturas electrónicas en un plazo de 5 días naturales.

Fuera del sector público, la facturación electrónica es generalmente voluntaria para las empresas privadas. Sin embargo, los grupos sectoriales prevén que las grandes empresas utilizarán cada vez más su influencia y poder de compra para impulsar la adopción en toda su cadena de suministro.

¿A quién afecta la facturación electrónica?​

La facturación electrónica implica cambios en los sistemas y procesos tanto de las organizaciones compradoras como de las proveedoras en una relación comercial.

Proveedores​

Para los proveedores, emitir facturas electrónicas en lugar de facturas en papel o PDF implica:

  • Disponer de software de contabilidad o facturación capaz de generar facturas electrónicas. Puede ser necesario actualizar el software o habilitar un módulo o complemento particular.
  • Integrar el software con un punto de acceso Peppol para transmitir facturas electrónicas a la red Peppol.
  • Cambiar los procesos relacionados con la creación, gestión y registro de facturas.
  • Garantizar que los registros maestros de clientes incluyan los identificadores empresariales correctos necesarios para enrutar las facturas.
  • Aprender nuevos procedimientos y proporcionar formación al personal de facturación según sea necesario.

Los proveedores también deben comunicarse con sus clientes para confirmar la disponibilidad y descubrir los requisitos específicos para operar mediante facturación electrónica.

Compradores​

Para las organizaciones compradoras, es necesario introducir cambios para poder recibir y procesar facturas electrónicas, entre ellos:

  • Disponer de software financiero, ERP o sistemas de cuentas por pagar que puedan ingerir automáticamente la información de las facturas electrónicas recibidas a través de Peppol.
  • Integrar sus sistemas back-end con un punto de acceso Peppol para facilitar la recepción de facturas electrónicas.
  • Modificar flujos de trabajo, reglas de negocio y datos maestros para dar soporte a la recepción y procesamiento de facturas electrónicas.
  • Formar al personal de cuentas por pagar en los nuevos procedimientos de gestión de facturas electrónicas y en la gestión de excepciones.
  • Obtener datos maestros de clientes como el ABN de los proveedores para enrutar correctamente las facturas electrónicas al recibirlas.
  • Actualizar políticas, procesos y plantillas de adquisición para reflejar las capacidades de facturación electrónica.

Los compradores también deben colaborar con los proveedores para incorporarlos a la facturación electrónica y proporcionarles orientación clara sobre la información requerida en las facturas electrónicas.

Proveedores de servicios y software​

Los proveedores de servicios empresariales digitales permiten a las organizaciones adoptar la facturación electrónica. Este ecosistema incluye:

  • Proveedores de software habilitados para la facturación electrónica que desarrollan o configuran sus productos para que sean conformes con Peppol.
  • Puntos de acceso Peppol que proporcionan la infraestructura para conectar los sistemas empresariales a la red Peppol. Gestionan el intercambio seguro de transacciones de facturas electrónicas.
  • Consultores especializados que pueden asesorar sobre la adopción de la facturación electrónica desde una perspectiva de cambio empresarial, abarcando los aspectos humanos, de proceso y tecnológicos.

Impactos más amplios​

A nivel macroeconómico, se espera que la adopción generalizada de la facturación electrónica genere ganancias agregadas de productividad, ahorro de costes y otros beneficios para las empresas australianas.

El Gobierno ha declarado que la transición a la facturación electrónica es una parte vital de su plan empresarial digital y una prioridad clave de su agenda de modernización.

Se estima que la facturación electrónica proporcionará unos 28.000 millones de dólares australianos en beneficios económicos brutos para las empresas australianas en 10 años. Los ahorros de tiempo derivados de la automatización y las mejoras en el procesamiento representan la mayor contribución.

Cronología de los hitos clave​

Algunos de los pasos clave en el desarrollo y la adopción de la facturación electrónica en Australia incluyen:

  • Septiembre de 2019: El Consejo de Datos y Digital de Australia acordó desarrollar un marco de facturación electrónica para toda la economía.

  • Febrero de 2020: El Gobierno anunció formalmente sus planes para implementar el estándar Peppol para la facturación electrónica en Australia y ordenó su adopción para los organismos del gobierno federal.

  • Septiembre de 2020: Como parte del plan de recuperación económica de Australia, el Gobierno reiteró la facturación electrónica como una iniciativa prioritaria y asignó fondos para acelerar su implantación.

  • Diciembre de 2020: Se aprobó la legislación que autoriza el papel de la ATO como administradora de la facturación electrónica en Australia.

  • Febrero de 2021: La ATO inició la acreditación de los puntos de acceso Peppol para proporcionar servicios de facturación electrónica en el mercado local.

  • Julio de 2021: El Gobierno ordenó que todos los organismos federales adoptasen la facturación electrónica para los procesos de adquisición-pago antes del 1 de julio de 2022.

  • Septiembre de 2021: Los primeros 30 productos de software se registraron en el registro eInvoicing Ready de la ATO, con muchos más añadidos desde entonces.

  • Enero de 2022: Nueva Gales del Sur fue el primer estado en imponer la facturación electrónica a sus organismos gubernamentales.

  • Julio de 2022: Se actualizó la política de pago a tiempo a los proveedores del gobierno federal, exigiendo condiciones de pago de 5 días para los organismos que reciban facturas electrónicas.

  • Septiembre de 2022: Australia del Sur comenzó a incorporar proveedores para realizar transacciones de facturas electrónicas con entidades gubernamentales.

  • Octubre de 2022: Australia Occidental inició un proyecto piloto de facturación electrónica en el gobierno como parte de su estrategia digital.

Preguntas frecuentes​

¿Es obligatoria la factura electrónica Peppol para las empresas australianas?​

Para la mayoría de las empresas, la capacidad de recepción obligatoria solo. Las grandes empresas (ingresos > AUD 100 millones) deben poder recibir facturas electrónicas Peppol desde el 1 de julio de 2022; las medianas empresas (> AUD 50 millones) desde el 1 de julio de 2023. No hay plazo de envío obligatorio para el sector privado. Algunos requisitos de contratación pública imponen de facto la facturación electrónica a los proveedores del sector público. El gobierno federal ofrece condiciones de pago de 5 días para los organismos que reciban facturas electrónicas Peppol (frente a 20 días para las facturas en papel). [1]

¿Cómo registro mi empresa australiana en la red Peppol?​

La ATO es la Autoridad Peppol de Australia. Pasos: (1) Elija un punto de acceso Peppol australiano acreditado; consulte ato.gov.au/business/einvoicing/getting-started; (2) Regístrese con el proveedor, que le asignará un identificador de participante Peppol usando su ABN (esquema 0151); (3) Aparecerá en el Directorio Peppol global y podrá recibir facturas electrónicas de cualquier participante Peppol del mundo. Muchos productos de software de contabilidad (Xero, MYOB, QuickBooks) tienen capacidades de punto de acceso Peppol integradas. [1]

¿Qué es PINT A-NZ y en qué se diferencia de Peppol BIS Billing 3.0?​

PINT A-NZ (Factura Internacional Peppol — Australia y Nueva Zelanda) es la extensión nacional del Peppol BIS Billing 3.0. Diferencias clave: PINT A-NZ requiere el ABN como identificador de parte obligatorio (esquema 0151); admite datos de referencia de pago específicos de Australia (BSB y número de cuenta); y utiliza códigos de categoría fiscal del GST australiano. PINT A-NZ es obligatorio para facturar a entidades del sector público australiano. Su proveedor de punto de acceso gestiona automáticamente la conversión de formato en la mayoría de los casos. [1]

¿Cómo verifico si un proveedor australiano está registrado en Peppol?​

Busque en el Directorio Peppol en directory.peppol.eu utilizando el ABN del proveedor con el identificador de esquema 0151 (formato: 0151:XXXXXXXXXX). Si no aparece, no está en Peppol; utilice una factura en PDF como alternativa o anímele a registrarse a través de su software de contabilidad. La mayoría de los principales proveedores de software de contabilidad australianos ofrecen conectividad Peppol sin coste adicional. [1]

Para más información sobre el cumplimiento del GST en Australia, consulte nuestra Guía del GST en Australia.