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Nota Fiscal Eletrônica Peppol na Austrália

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A nota fiscal eletrônica é a troca digital de informações de notas fiscais diretamente entre os sistemas de software usados por compradores e fornecedores. Ela fornece uma forma padronizada para as empresas gerenciarem seus processos de faturamento digitalmente.

O Australian Taxation Office (ATO) explica que com a nota fiscal eletrônica, os fornecedores não precisam imprimir, postar ou enviar por e-mail notas fiscais em papel ou PDF. Da mesma forma, os compradores não precisam inserir manualmente ou digitalizar notas fiscais em seu software. A nota fiscal eletrônica elimina a necessidade de entrada manual de dados e intervenção tanto para compradores quanto para fornecedores.

A adoção da nota fiscal eletrônica visa ajudar as empresas a modernizar seus processos de faturamento por meio de tecnologia digital. Tem o potencial de oferecer melhorias significativas de produtividade e redução de custos para as empresas australianas.

Como Funciona a Nota Fiscal Eletrônica​

A nota fiscal eletrônica usa uma estrutura padrão chamada Peppol para trocar notas fiscais e outros documentos digitalmente entre fornecedores e compradores.

Peppol significa Pan-European Public Procurement Online (Compras Públicas Pan-Europeias Online). Foi originalmente desenvolvido na Europa como uma forma de padronizar os processos de compras de negócio para governo.

A estrutura consiste em:

  • Um conjunto de especificações sobre como os dados da nota fiscal devem ser formatados para que possam ser trocados digitalmente entre diferentes sistemas de software.
  • Uma rede segura operada por provedores de serviços credenciados que facilita a troca de notas fiscais e outros documentos entre fornecedor e comprador.
  • Arranjos de governança e contratos legais que garantem o funcionamento adequado da estrutura.

As principais etapas envolvidas no processo de nota fiscal eletrônica sob o Peppol são:

  1. O software do fornecedor produz uma nota fiscal digital com os dados necessários formatados de acordo com as especificações Peppol.
  2. O software do fornecedor envia o arquivo de dados da nota fiscal eletrônica a um provedor de serviços Peppol credenciado, também conhecido como ponto de acesso. Este ponto de acesso gerencia o envio de notas fiscais pela rede Peppol.
  3. O ponto de acesso transmite a nota fiscal eletrônica pela rede Peppol até o próprio ponto de acesso do comprador. O comprador escolhe seu próprio ponto de acesso que gerencia o recebimento de notas fiscais eletrônicas.
  4. O ponto de acesso do comprador entrega os dados da nota fiscal eletrônica no software do comprador. A nota fiscal eletrônica aparece como um registro digital que pode ser gerenciado pelos fluxos de trabalho e processos normais do comprador.
  5. Uma vez recebida, o comprador pode processar a nota fiscal eletrônica para pagamento usando seus controles internos normais. Verificações e validações adequadas ainda são necessárias antes de pagar notas fiscais eletrônicas.
  6. O comprador pode enviar de volta mensagens como confirmações ou disputas digitalmente pela estrutura Peppol, se necessário.

A troca de dados ocorre diretamente de sistema a sistema pela rede Peppol. As organizações só precisam se conectar uma vez à rede Peppol por meio de um ponto de acesso. Elas podem então transacionar notas fiscais eletrônicas com qualquer outra organização conectada ao Peppol, independentemente do software utilizado.

O Papel do ATO​

O ATO foi nomeado pelo Governo Australiano para administrar a estrutura Peppol na Austrália.

Neste papel como Autoridade Peppol Australiana, o ATO:

  • Define personalizações específicas australianas nas especificações e documentos Peppol para atender aos requisitos locais. Isso inclui ajustes como especificar o uso de campos ABN e GST.
  • Credencia e monitora provedores de serviços para garantir que cumpram os requisitos para operar como pontos de acesso na Austrália.
  • Promove a adoção da nota fiscal eletrônica Peppol em governo e indústria.
  • Fornece recursos de suporte, educação e orientação sobre nota fiscal eletrônica para empresas.

O ATO também recebeu responsabilidade de apoiar os órgãos do Governo Australiano na implementação da nota fiscal eletrônica.

É importante observar que o ATO não tem acesso para visualizar ou receber cópias das informações de nota fiscal eletrônica trocadas entre compradores e fornecedores. Ele gerencia a estrutura, mas não está diretamente envolvido nas transações reais de nota fiscal eletrônica.

Software e Provedores de Serviços​

Para poder criar e enviar notas fiscais eletrônicas, os fornecedores precisam de algum software capaz de:

  • Gerar notas fiscais no formato digital correto de acordo com as especificações Peppol.
  • Transmitir os arquivos de nota fiscal eletrônica por meio de um ponto de acesso para a rede Peppol.

Muitos sistemas de software de gestão empresarial, contabilidade e planejamento de recursos empresariais amplamente utilizados foram atualizados ou desenvolveram novos módulos para habilitar capacidades de nota fiscal eletrônica.

Provedores de software que atendem aos requisitos de conformidade técnica estão listados no registro de produtos eInvoicing Ready do ATO. Esse registro lista mais de 400 produtos de software que suportam nota fiscal eletrônica, de principais provedores como MYOB, Xero, Sage e outros.

Alternativamente, em vez de usar software de contabilidade, as empresas podem usar portais e serviços de nota fiscal eletrônica na web oferecidos por provedores de serviços. Eles permitem que as empresas criem manualmente notas fiscais eletrônicas por meio de um formulário web que são então enviadas pelo Peppol em seu nome.

Para receber e ingerir notas fiscais eletrônicas, os compradores também precisam de algum tipo de capacidade de sistema digital. As notas fiscais eletrônicas recebidas da rede Peppol via um ponto de acesso precisam fluir para o software financeiro ou de compras do comprador de forma automatizada.

Métodos comuns que os compradores usam para receber e gerenciar notas fiscais eletrônicas incluem:

  • Usar software de contabilidade que possa receber e carregar automaticamente informações de notas fiscais eletrônicas.
  • Usar software especializado de automação de contas a pagar que digitaliza e extrai dados de notas fiscais de fontes como e-mail ou Peppol.
  • Integrar um ponto de acesso Peppol diretamente com seus sistemas ERP ou financeiros.
  • Usar ferramentas de análise web que digitalizam e coletam detalhes importantes de notas fiscais em PDF recebidas.

Expectativas de Adoção na Austrália​

O Governo Australiano determinou que todos os órgãos governamentais implementem capacidades de nota fiscal eletrônica. O cumprimento desse requisito está sendo implementado em fases, com as agências federais obrigadas a estar habilitadas para nota fiscal eletrônica até 1º de julho de 2022.

Os governos estaduais e territoriais também estão adotando seus próprios mandatos e cronogramas de transição para nota fiscal eletrônica. NSW foi o primeiro estado a tornar obrigatória a nota fiscal eletrônica para suas agências a partir de janeiro de 2022. Outros estados devem seguir.

Esses mandatos governamentais visam impulsionar a adoção da nota fiscal eletrônica entre suas respectivas bases de fornecedores. Ao ter as agências governamentais adotando a nota fiscal eletrônica antecipadamente, seus fornecedores que desejam fazer negócios com o governo são compelidos a seguir.

Os órgãos governamentais se comprometendo a pagar notas fiscais eletrônicas mais rapidamente fornece um incentivo adicional para os fornecedores. Sob a política de pagamento pontual de fornecedores do Governo Australiano, as agências devem pagar notas fiscais eletrônicas em 5 dias corridos.

Fora do governo, a nota fiscal eletrônica é geralmente voluntária para empresas privadas. No entanto, grupos do setor preveem que grandes empresas aumentarão cada vez mais o uso de sua influência e poder de compras para impulsionar a adoção em toda a sua cadeia de suprimentos.

As principais organizações esperadas para impulsionar a adoção incluem grandes corporações, provedores de serviços compartilhados, grandes bancos e outras instituições financeiras, instituições educacionais e provedores de saúde.

Para pequenas e médias empresas (PMEs), adotar a nota fiscal eletrônica pode ser mais uma decisão comercial opcional. No entanto, grupos do setor acreditam que, à medida que a nota fiscal eletrônica ganha maior adoção entre compradores governamentais e grandes corporações, muitas PMEs implementarão capacidades de nota fiscal eletrônica para permanecerem competitivas.

Quem é Impactado pela Nota Fiscal Eletrônica?​

A nota fiscal eletrônica envolve mudanças nos sistemas e processos tanto das organizações compradoras quanto das fornecedoras em uma relação comercial.

Fornecedores​

Para os fornecedores, emitir notas fiscais eletrônicas em vez de notas fiscais em papel ou PDF envolve:

  • Ter software de contabilidade ou faturamento capaz de gerar notas fiscais eletrônicas. Isso pode exigir uma atualização ou habilitação de um módulo ou complemento específico.
  • Integrar o software com um ponto de acesso Peppol para transmitir notas fiscais eletrônicas para a rede Peppol.
  • Alterar processos em torno da criação, gerenciamento e manutenção de registros de notas fiscais.
  • Garantir que os registros mestre de clientes incluam os identificadores de negócios corretos necessários para rotear notas fiscais.
  • Aprender novos procedimentos e fornecer treinamento à equipe de faturamento conforme necessário.

Os fornecedores também precisam se comunicar com seus clientes para confirmar prontidão e descobrir quaisquer requisitos específicos para transacionar via nota fiscal eletrônica.

Compradores​

Para as organizações compradoras, são necessárias mudanças para poder receber e processar notas fiscais eletrônicas, incluindo:

  • Ter software financeiro, ERP ou sistemas de contas a pagar que possam ingerir automaticamente informações de notas fiscais eletrônicas recebidas via Peppol.
  • Integrar seus sistemas de back-end com um ponto de acesso Peppol para facilitar o recebimento de notas fiscais eletrônicas.
  • Modificar fluxos de trabalho, regras de negócios e dados mestre para suportar o recebimento e processamento de notas fiscais eletrônicas.
  • Treinar a equipe de contas a pagar nos novos procedimentos de manuseio de notas fiscais eletrônicas e gerenciamento de exceções.
  • Obter dados mestre de clientes como ABNs dos fornecedores para rotear corretamente as notas fiscais eletrônicas no recebimento.
  • Atualizar políticas, processos e modelos de compras para refletir as capacidades de nota fiscal eletrônica.

Os compradores também precisam colaborar com os fornecedores para integrá-los à nota fiscal eletrônica e fornecer orientações claras sobre as informações necessárias nas notas fiscais eletrônicas.

Provedores de Serviços e Software​

Os provedores de serviços empresariais digitais permitem que as organizações adotem a nota fiscal eletrônica. Esse ecossistema inclui:

  • Fornecedores de software habilitados para nota fiscal eletrônica que desenvolvem ou configuram seus produtos para serem compatíveis com Peppol.
  • Pontos de acesso Peppol que fornecem a infraestrutura para conectar sistemas de negócios à rede Peppol. Eles gerenciam a troca segura de transações de notas fiscais eletrônicas.
  • Consultores especializados que podem aconselhar sobre a adoção de nota fiscal eletrônica de uma perspectiva de mudança empresarial, cobrindo elementos de pessoas, processos e tecnologia.

Esses provedores desenvolvem expertise interno nos padrões e especificações Peppol. Eles garantem que suas soluções interoperem corretamente para que as empresas possam trocar notas fiscais eletrônicas de forma contínua via Peppol.

Alguns dos fatores que os provedores de serviços precisam acomodar incluem:

  • Atender aos requisitos de credenciamento para fornecer serviços de ponto de acesso no ambiente australiano. Isso inclui pré-requisitos específicos de segurança e testes.
  • Suportar personalizações australianas das especificações Peppol como uso de ABN, GST etc.
  • Ter modelos comerciais e de preços adequados para sua base de clientes-alvo.
  • Integração de serviços de ponto de acesso com uma ampla variedade de softwares de contabilidade, sistemas ERP e outras plataformas empresariais usadas por seus clientes.
  • Serviços de suporte ao usuário e assistência ao cliente para ajudar as empresas a integrar e fazer a transição para a nota fiscal eletrônica.
  • Forte compreensão das operações da rede Peppol, evolução de padrões, contratos legais e processos de governança.

Impactos Mais Amplos​

Em nível de economia como um todo, a adoção generalizada da nota fiscal eletrônica deve levar a ganhos agregados de produtividade, redução de custos e outros benefícios para as empresas australianas.

O governo declarou que a transição para nota fiscal eletrônica é uma parte vital de seu plano de negócios digitais e uma prioridade fundamental de sua agenda de modernização.

Estima-se que a nota fiscal eletrônica forneça cerca de US$ 28 bilhões em benefícios econômicos brutos para as empresas australianas ao longo de 10 anos. A economia de tempo decorrente da automação e eficiências de processamento fornece a maior contribuição.

O uso de nota fiscal eletrônica em toda a Austrália também apoia a capacidade e o crescimento digital. Mover interações entre empresas como faturamento para canais digitais mais automatizados permite o reinvestimento e a inovação.

À medida que as empresas se tornam habilitadas para nota fiscal eletrônica, desenvolvem capacidade e aptidão para adotar outras formas digitais de transacionar. A nota fiscal eletrônica ajuda as empresas a modernizar e cria oportunidades de melhoria adicional.

Para pequenas empresas em particular, a nota fiscal eletrônica remove barreiras e minimiza o manuseio manual. Ela fornece acesso aos mesmos processos digitais padronizados usados por parceiros comerciais maiores. Isso apoia maior participação das PMEs em compras e cadeias de suprimentos.

Em nível ambiental, a transição de papel para faturamento digital oferece benefícios de sustentabilidade através da redução de resíduos e consumo de energia. As contribuições da nota fiscal eletrônica para uma economia de baixo carbono estão alinhadas com os objetivos ambientais de muitas empresas.

Cronologia dos Principais Desenvolvimentos​

Alguns dos principais passos no desenvolvimento e adoção da nota fiscal eletrônica na Austrália incluíram:

  • Setembro de 2019 — O Conselho de Dados e Digital da Austrália concordou em desenvolver uma estrutura de nota fiscal eletrônica para toda a economia a fim de impulsionar a adoção generalizada.

  • Fevereiro de 2020 — O governo anunciou formalmente planos para implementar o padrão Peppol para nota fiscal eletrônica na Austrália e determinou a adoção para agências do governo federal.

  • Setembro de 2020 — Como parte do plano de recuperação econômica da Austrália, o governo reiterou a nota fiscal eletrônica como uma iniciativa prioritária e alocou recursos para acelerar o lançamento.

  • Dezembro de 2020 — Legislação aprovada autorizando o papel do ATO como administrador da nota fiscal eletrônica na Austrália.

  • Fevereiro de 2021 — O ATO iniciou a credenciamento de pontos de acesso Peppol para fornecer serviços de nota fiscal eletrônica no mercado local.

  • Julho de 2021 — O governo determinou que todas as agências federais devem adotar nota fiscal eletrônica para processos de compra até 1º de julho de 2022.

  • Setembro de 2021 — Os primeiros 30 produtos de software foram registrados no registro eInvoicing Ready do ATO, com muitos mais adicionados desde então.

  • Janeiro de 2022 — NSW tornou-se o primeiro estado a tornar obrigatória a nota fiscal eletrônica para suas agências governamentais.

  • Julho de 2022 — A política de pagamento pontual de fornecedores do governo federal foi atualizada, exigindo prazos de pagamento de 5 dias para agências que recebem notas fiscais eletrônicas.

  • Setembro de 2022 — A Austrália do Sul começou a integrar fornecedores para transacionar notas fiscais eletrônicas com entidades governamentais.

  • Outubro de 2022 — A Austrália Ocidental iniciou um piloto de nota fiscal eletrônica dentro do governo como parte de sua estratégia digital.

A cronologia demonstra que a nota fiscal eletrônica ganhou rapidamente prioridade e impulso tanto no âmbito do governo federal quanto dos estados nos últimos anos.

A adoção liderada pelo governo visa estimular a adoção mais ampla da nota fiscal eletrônica em toda a indústria. À medida que mais organizações do setor público e privado implementam capacidades de nota fiscal eletrônica, os níveis de adoção e transações devem aumentar progressivamente.

Perguntas Frequentes​

A nota fiscal eletrônica Peppol é obrigatória para empresas australianas?​

Para a maioria das empresas, a capacidade de recebimento obrigatória apenas. Grandes empresas (receita >AUD 100 milhões) devem poder receber notas fiscais eletrônicas Peppol desde 1º de julho de 2022; empresas médias (>AUD 50 milhões) desde 1º de julho de 2023. Não há prazo obrigatório de envio para o setor privado. Alguns requisitos de compras governamentais efetivamente tornam obrigatória a nota fiscal eletrônica para fornecedores governamentais. O governo federal oferece prazo de pagamento de 5 dias para agências que recebem notas fiscais eletrônicas Peppol (vs 20 dias para papel). [1]

Como registro minha empresa australiana na rede Peppol?​

O ATO é a Autoridade Peppol da Austrália. Passos: (1) Escolha um Ponto de Acesso Peppol australiano credenciado — veja ato.gov.au/business/einvoicing/getting-started; (2) Registre-se com o provedor, que atribui um ID de participante Peppol usando seu ABN (esquema 0151); (3) Você aparece no Diretório Peppol global e pode receber notas fiscais eletrônicas de qualquer participante Peppol no mundo. Muitos produtos de software de contabilidade (Xero, MYOB, QuickBooks) têm capacidades integradas de Ponto de Acesso Peppol. [1]

O que é PINT A-NZ e como ele difere do Peppol BIS Billing 3.0?​

PINT A-NZ (Peppol International Invoice — Austrália e Nova Zelândia) é a extensão nacional ao Peppol BIS Billing 3.0. Principais diferenças: PINT A-NZ exige ABN como identificador obrigatório da parte (esquema 0151); suporta dados de referência de pagamento específicos australianos (BSB e número de conta); e usa códigos de categoria fiscal GST australianos. PINT A-NZ é exigido para faturar entidades do setor público australiano. Seu provedor de Ponto de Acesso gerencia a conversão de formato automaticamente na maioria dos casos. [1]

Como verifico se um fornecedor australiano está registrado no Peppol?​

Pesquise no Diretório Peppol em directory.peppol.eu — pesquise usando o ABN do fornecedor com identificador de esquema 0151 (formato: 0151:XXXXXXXXXX). Se não aparecer, ele não está no Peppol — use uma nota fiscal em PDF como alternativa, ou incentive-o a se registrar via seu software de contabilidade. A maioria dos principais provedores de software de contabilidade australianos oferece conectividade Peppol sem custo adicional. [1]

Para mais detalhes sobre conformidade com o GST australiano, consulte nosso Guia de GST da Austrália.