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E-Rechnung in Deutschland – XRechnung, ZUGFeRD und B2B-Pflicht ab 2027

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LandDeutschland
Status – B2GVerpflichtend
Status – B2BFreiwillig (Pflicht ab 2027)
Status – B2CNicht zutreffend
FormateXRechnung & ZUGFeRD
Behörde
NetzwerknameZRE und OZG-RE
Gesetzgebung

Überblick​

Deutschland stellt im Vergleich zu anderen europäischen Ländern einzigartige Herausforderungen dar. Die Komplexität ergibt sich aus dem vielfältigen Satz von Gesetzen und Vorschriften, die von den verschiedenen Bundesländern erlassen wurden und jeweils eigene Bestimmungen enthalten. Obwohl Gemeinsamkeiten bestehen, gibt es auch erhebliche Unterschiede.

Während die B2B-E-Rechnung in Deutschland derzeit (bis Ende 2024) nicht verpflichtend ist, hat das Wachstumschancengesetz (März 2024) einen klaren Zeitplan für die schrittweise Einführung festgelegt. Das Gesetz sieht vor, dass alle deutschen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können müssen. Die Übermittlungspflicht wird gestaffelt eingeführt.

Im Gegensatz dazu folgt die B2G-E-Rechnung den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Seit dem 27. November 2020 ist sie in Deutschland verpflichtend. Das vorgesehene Format für B2G-Rechnungen ist XRechnung, ein semantisches Datenmodell auf Basis von XML und konform mit dem europäischen Standard EN 16931. Beim Senden von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, das XRechnung-Format zu verwenden. Die öffentlichen Auftraggeber sind verpflichtet, dieses Format zu empfangen und zu verarbeiten.

Wie werden B2G-E-Rechnungen gesendet?​

Wenn eine natürliche oder juristische Person einer öffentlichen Stelle eine Rechnung ausstellen muss, ist zunächst zu prüfen, ob die Stelle zur direkten oder mittelbaren Bundesverwaltung oder ob es sich um eine Behörde eines deutschen Bundeslandes handelt. Bei der direkten Bundesverwaltung ist die Rechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) einzureichen. Bei der mittelbaren Bundesverwaltung erfolgt die Verarbeitung über die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Die OZG-RE-Plattform wird auch von einigen Bundesländern als Rechnungsportal genutzt. Darüber hinaus gilt eine Mindestgrenze von 1.000 EUR für die E-Rechnung, was bedeutet, dass Rechnungen unter diesem Betrag nicht elektronisch eingereicht werden müssen.

Sowohl die ZRE- als auch die OZG-RE-Plattformen ermöglichen die Erstellung einer XRechnung. Alternativ kann eine XRechnung in anderen Systemen, z. B. einem ERP-System, erstellt und dann auf die jeweilige Plattform hochgeladen werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung eines EDI-Dienstleisters für die Anbindung.

Bundesländer und E-Rechnungskanäle​

BundeslandKanäle
BerlinWeb-Erfassung, Web-Upload, E-Mail, De-Mail und PEPPOL
BrandenburgWeb-Erfassung, Web-Upload, E-Mail, De-Mail und PEPPOL
Mecklenburg-VorpommernWeb-Erfassung, Web-Upload, E-Mail und PEPPOL
SachsenWeb-Erfassung, Web-Upload, E-Mail, De-Mail und PEPPOL
ThüringenWeb-Erfassung, Web-Upload, E-Mail, De-Mail und PEPPOL
Baden-WürttembergZentraler Rechnungseingang des Landes; Web-Upload, E-Mail und PEPPOL
BayernE-Mail
BremenzERIKA-Portal; Web-Erfassung, Web-Upload, E-Mail, De-Mail und PEPPOL
HamburgE-Rechnungsportal; Web-Upload, E-Mail und De-Mail und PEPPOL
HessenE-Mail oder PEPPOL
NiedersachsenZentrale ePoststelle; Web-Upload, E-Mail und PEPPOL
Schleswig-HolsteinE-Rechnungsportal; E-Mail, De-Mail und PEPPOL
Sachsen-AnhaltE-Rechnungsportal; Web-Erfassung, E-Mail und PEPPOL
SaarlandZentraler E-Rechnungseingang RLP; Web-Upload, E-Mail und PEPPOL
Rheinland-PfalzZentraler E-Rechnungseingang RLP; Web-Upload, E-Mail und PEPPOL
Nordrhein-WestfalenZentraler E-Rechnungseingang RLP; Web-Erfassung, E-Mail, De-Mail und PEPPOL

Häufig gestellte Fragen​

XRechnung vs. ZUGFeRD – welches Format sollte ich für die deutsche B2G-Rechnungsstellung verwenden?​

XRechnung ist ein reines XML-Format (CII- oder UBL-Varianten) – nur maschinenlesbar, verpflichtend für B2G-Rechnungen an die Bundesverwaltung. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF mit eingebetteter XML – für Menschen und Maschinen lesbar. Für B2G (ZRE/OZG-RE) verwenden Sie XRechnung, es sei denn, die Behörde akzeptiert ausdrücklich ZUGFeRD. ZUGFeRD 2.1+ (EN 16931-konform) qualifiziert sich als strukturierte E-Rechnung für die ab 2027 geltende B2B-Pflicht. [1]

Der B2B-Status in Deutschland ist als „freiwillig" aufgeführt – hat sich das Gesetz geändert?​

Ja. Das Wachstumschancengesetz (März 2024) schreibt vor: Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können; Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 € müssen ab 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Lieferungen senden; alle übrigen Unternehmen ab 1. Januar 2028. B2B ist ab 2027 nicht mehr rein freiwillig. Erforderliche Formate: XRechnung oder ZUGFeRD 2.1+ (EN 16931-konform). [1]

Meine XRechnung-Rechnung wurde abgelehnt – was sind die häufigsten Validierungsfehler?​

Häufige Ablehnungsgründe auf ZRE/OZG-RE: (1) Fehlende Leitweg-ID – der Routing-Identifikator von der Auftraggeberstelle muss in BT-10 (BuyerReference) erscheinen; (2) Fehlende oder ungültige Steueraufschlüsselung – jede USt-Kategorie benötigt eine separate Aufschlüsselung; (3) Anlagegröße – die ZRE begrenzt eingebettete Anhänge auf 5 MB; (4) Profil-Nichtübereinstimmung – Verwendung von XRechnung 2.x, wenn 3.x erforderlich ist. Validieren Sie mit dem KoSIT-Validator vor der Einreichung. [1]

Welches Portal verwende ich – ZRE oder OZG-RE?​

ZRE verarbeitet die direkte Bundesverwaltung (Ministerien und direkt nachgeordnete Behörden). OZG-RE verarbeitet die mittelbare Bundesverwaltung und wird auch von mehreren Bundesländern genutzt. Ihre Auftraggeberstelle gibt bei der Auftragsvergabe an, welche Plattform und Leitweg-ID zu verwenden sind. Prüfen Sie Ihre Vertragsunterlagen oder Einkaufsbedingungen, wenn Sie unsicher sind. [1]

Weitere Informationen zur deutschen Umsatzsteuer-Compliance finden Sie in unserem Deutschland-USt.-Leitfaden.