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Leitfaden zur Steueridentifikationsnummer in Polen (NIP, PESEL)

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PESEL​

Ab dem 1. September 2011 erkennt Polen die PESEL-Nummer offiziell als Steueridentifikationsnummer für natürliche Personen an, die keine gewerbliche Tätigkeit ausüben oder für die Umsatzsteuer registriert sind. Die PESEL-Nummer ist ein 11-stelliger numerischer Identifikator, der Personen, die im PESEL-Register erfasst sind, eindeutig identifiziert. Das Register ist Teil des Gemeinsamen Elektronischen Systems des Einwohnermelderegisters. Die Informationen in diesem System stammen aus den Datenbanken der Gemeindeverwaltungen, die die kommunalen Meldeunterlagen enthalten.

Das PESEL-Register ist seit 1977 in Betrieb und enthält Daten von Personen mit dauerhaftem Wohnsitz in Polen sowie von Personen mit einem vorübergehenden Aufenthalt von mehr als drei Monaten. Darüber hinaus umfasst es Personen, die einen Personalausweis oder Reisepass beantragen oder nach polnischem Recht eine Sozialversicherungsnummer benötigen. Die Vergabe von PESEL-Nummern obliegt dem Ministerium für Inneres. Dieses strukturierte System gewährleistet eine effiziente Steueridentifikation für Einzelpersonen in Polen.

PESEL-Format

  1. Das PESEL-Format besteht aus 11 Zeichen, strukturiert als [C1, C2, C3, C4, C5, C6, C7, C8, C9, C10, C11], wobei jedes C1 bis C11 einen numerischen Wert darstellt.

  2. Das PESEL folgt bestimmten Regeln:

    • C1-C2 bezeichnen die letzten zwei Ziffern des Geburtsjahres.
    • C3-C4 geben den Geburtsmonat an. Bei Geburtstagen zwischen 1900 und 1999 wird C3-C4 nicht verändert. Bei anderen Geburtsdaten:
      • 1800-1899: Das Monatsfeld wird um 80 erhöht.
      • 2000-2099: Das Monatsfeld wird um 20 erhöht.
      • 2100-2199: Das Monatsfeld wird um 40 erhöht.
      • 2200-2299: Das Monatsfeld wird um 60 erhöht.
    • Die Kodierungsmethode des Geburtsmonats ermöglicht die Unterscheidung von mindestens fünf Jahrhunderten.

  3. Das PESEL enthält außerdem:

    • C5-C6: Geburtstag.
    • C7-C9: Ordinalzahl.
    • C10: Geschlecht – Ziffern 0, 2, 4, 6, 8 für weiblich; Ziffern 1, 3, 5, 7, 9 für männlich.

  4. Berechnung der Prüfziffer:

    1. Multiplikation der Werte jeder Position mit dem entsprechenden Gewicht.
    2. Summierung der Ergebnisse.
    3. Subtraktion der Summe von 10 ergibt die Prüfziffer.

  5. Beispiel: 02070803628 steht für eine Person, die am 8. Juli 1902 geboren und weiblich ist.

    1. 01=0, 23=6, 07=0, 79=63, 01=0, 83=24, 07=0, 39=27, 61=6, 23=6;
    2. 0+6+0+3+0+4+0+7+6+6=32;
    3. 10-2=8; Die Prüfziffer ergibt sich als 8.
PESEL auf dem polnischen PersonalausweisPESEL auf dem polnischen Personalausweis
PESEL auf dem polnischen Personalausweis – VorderseitePESEL auf dem polnischen Personalausweis – Rückseite

Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP)​

Seit dem 1. September 2011 vergibt Polen Steueridentifikationsnummern (Numer Identyfikacji Podatkowej oder NIP) an verschiedene Rechtssubjekte, darunter Einzelpersonen, juristische Personen, Nicht-Rechtspersonen und andere Einheiten, die nach polnischen Vorschriften als Steuerpflichtige oder Beitragspflichtige zur Sozial- und Krankenversicherung eingestuft werden. TINs, die vor dem 31. August 2011 vergeben wurden, gelten gemäß dem Gesetz vom 29. Juli 2011 über die Registrierung und Identifikation als Steueridentifikationsnummern weiterhin fort. Entsprechende Bescheide über die Zuweisung solcher Steueridentifikationsnummern bleiben gültig.

NIP-Format

Das TIN-Format folgt der Struktur [C1, C2, C3, C4, C5, C6, C7, C8, C9, C10], wobei jedes Zeichen numerisch ist.

Berechnung der Prüfziffer (C10):

  1. Die Werte jeder Position werden mit den entsprechenden Gewichten multipliziert:
    • C1: 6
    • C2: 5
    • C3: 7
    • C4: 2
    • C5: 3
    • C6: 4
    • C7: 5
    • C8: 6
    • C9: 7
  2. Die Ergebnisse werden summiert.
  3. Der Modulo 11 der Summe wird berechnet.
  4. Der Rest ist die Prüfziffer (ist der Rest 10, gilt die TIN als ungültig).

Beispiel: TIN 2234567895:

  1. Produkte berechnen: 26=12, 25=10, 37=21, 42=8, 53=15, 64=24, 75=35, 86=48, 9*7=63.
  2. Summe: 12+10+21+8+15+24+35+48+63=236.
  3. Modulo 11: 236 % 11 = 5.
  4. Prüfziffer: 5.
NIP
NIP für Unternehmen

Offizielle Datenbank

Beispiel: 5272525357

KRS-Nummer (Krajowy Rejestr Sądowy)​

Der KRS, bekannt als Nationale Gerichtregisternummer in Polen, ist ein eindeutiger Identifikator, der juristischen Personen – darunter Gesellschaften, Personengesellschaften und Vereine – bei der Eintragung in das Nationale Gerichtsregister zugewiesen wird. Dieses Register bietet umfassende Informationen über die Struktur, Geschäftsführung und finanzielle Lage dieser Einheiten. Das vom Nationalen Gerichtsregister (Ministerstwo Sprawiedliwości) verwaltete KRS-Register dient als wichtiges Informationsarchiv für rechtliche und finanzielle Daten und ermöglicht den einfachen Zugang zu wesentlichen Informationen über registrierte Einheiten.

Beispiel: 0000268708

REGON​

Der REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej) ist das umfassende Register für volkswirtschaftliche Einheiten innerhalb der Republik Polen. Dieses für statistische Zwecke eingerichtete Register wird vom Hauptstatistikamt Polens (GUS) geführt.

Die Identifikationsnummer für Einheiten der Volkswirtschaft umfasst 9 Ziffern und wird an juristische Personen, Organisationseinheiten ohne Rechtspersönlichkeit oder natürliche Personen, die wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, vergeben. Die ersten acht Ziffern bilden eine Ordinalzahl, während die neunte Ziffer als Validierungscode dient.

Für lokale Einheiten erstreckt sich die Identifikationsnummer auf 14 Ziffern. Die ersten neun Ziffern entsprechen der ID-Nummer der juristischen Person, Organisationseinheit ohne Rechtspersönlichkeit oder natürlichen Person, die die lokale Einheit gegründet hat. Vier weitere Ziffern stellen die der lokalen Einheit zugewiesene Ordinalzahl dar, und die vierzehnte Ziffer dient als Validierungscode für die gesamte Nummer der lokalen Einheit.

Beispiel: 140762164

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Häufig gestellte Fragen​

Ich bin als Ausländer in Polen beschäftigt – sollte ich PESEL oder NIP auf meiner Steuererklärung angeben?​

Seit 2012 verwenden angestellte Einzelpersonen und Personen ohne eingetragene Geschäftstätigkeit ihre PESEL-Nummer als einzigen Steueridentifikator für Zwecke der Einkommensteuer (PIT) in Polen. Die NIP ist für Unternehmer, Umsatzsteuerzahler und juristische Personen reserviert. Wer mehr als zwei Monate in Polen gearbeitet und seinen Aufenthalt angemeldet hat, erhält automatisch eine PESEL-Nummer, die auf der PIT-Erklärung erscheinen muss – die Angabe einer NIP führt zur Ablehnung oder Fehlweiterleitung der Erklärung. Eine NIP über das Formular NIP-7 beantragen sollte nur, wer selbstständig, als Einzelunternehmer oder als Umsatzsteuerzahler ohne PESEL-Berechtigung tätig ist. [1] [2]

Muss sich ein ausländisches Unternehmen ohne polnische Niederlassung vor seiner ersten steuerpflichtigen Lieferung in Polen für die Umsatzsteuer registrieren?​

Ja. Polen wendet keine Registrierungsschwelle für nicht ansässige Unternehmen an – im Gegensatz zu polnischen Einwohnern, die eine jährliche Befreiungsgrenze von PLN 200.000 haben. Jede einzelne steuerpflichtige Transaktion (Einfuhr, inländische Lieferung, innergemeinschaftliche Verbringung oder Nutzung eines inländischen Lagers) löst eine sofortige Pflicht zur USt-Registrierung und zum Erwerb einer NIP aus. Das ausländische Unternehmen reicht das Formular NIP-2 (Gesellschaft) oder NIP-7 (Einzelperson) zusammen mit dem Formular VAT-R und einem Auszug aus dem Handelsregister des Heimatlandes ein. Versäumt das Unternehmen die Registrierung vor der ersten Lieferung, drohen Nachveranlagungen plus Verzugszinsen. [1] [2]

Warum behält mein polnischer Kunde 20 % meiner Rechnung ein und wie kann ich das reduzieren?​

Gemäß Artikel 21(1) des Körperschaftsteuergesetzes müssen polnische Zahler auf Zahlungen an Gebietsfremde für Lizenzgebühren, Know-how-Lizenzen, Beratungs-, Management- und andere bestimmte immaterielle Dienstleistungen eine Quellensteuer von 20 % einbehalten – es sei denn, ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) sieht einen niedrigeren Satz oder eine vollständige Befreiung vor. Um eine DBA-Erleichterung geltend zu machen, muss der ausländische Zahlungsempfänger vor der Zahlung eine gültige Steueransässigkeitsbescheinigung seiner heimischen Steuerbehörde vorlegen. Ohne diese Bescheinigung ist der polnische Zahler gesetzlich verpflichtet, den vollen Satz von 20 % anzuwenden; der Oberste Verwaltungsgerichtshof bestätigte im August 2025 (Az. II FSK 47/23), dass kein Ersatzdokument akzeptiert wird. Reichen Sie die Bescheinigung umgehend ein, um den Standardsatz zu vermeiden. [1] [2]

Meine Rechnung übersteigt PLN 15.000 und enthält Waren aus Anhang 15 – was muss ich tun, um eine 30%ige Strafe zu vermeiden?​

Wenn der Bruttowert einer B2B-Rechnung PLN 15.000 übersteigt und mindestens ein Posten in Anhang 15 des Umsatzsteuergesetzes aufgeführt ist (sensible Waren wie Stahl, Elektronik, Kraftstoffe und Bauleistungen), muss der Verkäufer den Vermerk „mechanizm podzielonej płatności" auf der Rechnung drucken, und der Käufer muss per Split-Payment-Banküberweisung zahlen, bei der der Umsatzsteueranteil auf das dedizierte USt-Konto des Verkäufers geleitet wird. Die NIP des Verkäufers ist im Zahlungsauftrag zwingend erforderlich. Nichteinhaltung – entweder das Weglassen des Vermerks oder die Zahlung außerhalb des Split-Payment-Verfahrens – löst eine zusätzliche Haftung von 30 % der Umsatzsteuer auf diese Positionen für beide Parteien aus. Das obligatorische Split-Payment-Regime wurde bestätigt bis zum 28. Februar 2028 verlängert. [1] [2]

Ab wann gilt die obligatorische E-Rechnung über KSeF und was passiert, wenn mein ERP-System nicht rechtzeitig bereit ist?​

Das polnische Krajowy System e-Faktur (KSeF) wurde in zwei Phasen verpflichtend: ab dem 1. Februar 2026 für Unternehmen, deren Umsatz 2024 (einschließlich USt) PLN 200 Millionen überstieg, und ab dem 1. April 2026 für alle anderen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen. Kleinstunternehmen folgen ab dem 1. Januar 2027. Ab dem 1. Februar 2026 müssen alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen auch über KSeF ausgestellte Rechnungen annehmen. Formelle finanzielle Sanktionen für nicht konforme Rechnungsstellung treten erst ab dem 1. Januar 2027 in Kraft – es gibt also ein Übergangsfenster. Nicht-KSeF-Rechnungen in dieser Übergangsphase haben jedoch einen höheren Beweislaststandard bei USt-Prüfungen und können Rückerstattungen verzögern. Die NIP-Nummer ist der primäre Identifikator in jedem KSeF-Dokument. [1] [2]

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