Kenia KRA-PIN — Vollständiger Steuer-ID-Leitfaden
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Personal Identification Number (PIN)
In Kenia stellt die Kenya Revenue Authority (KRA) eine Personal Identification Number (PIN) aus — funktional die Steueridentifikationsnummer (TIN) des Landes —, die an Einzelpersonen ab 18 Jahren und an alle registrierten Unternehmen vergeben wird. Die PIN ist der einzige Identifikator, der für alle von der KRA verwalteten Steuerarten verwendet wird, darunter die Umsatzsteuer (USt), die Einkommensteuer, die Turnover Tax (TOT), die Quellensteuer (WHT) und die Verbrauchsteuer.
Nach der Ausstellung läuft die PIN nicht ab und muss nicht periodisch erneuert werden. Inhaber können über das iTax-Portal unter bestimmten Bedingungen eine PIN-Stornierung oder Verpflichtungsanpassung beantragen.
PIN-Format
Kenias PIN ist ein 11-stelliger alphanumerischer Identifikator, der aus einem führenden Buchstaben, neun Ziffern und einem abschließenden Buchstaben besteht. Beide Buchstaben müssen Großbuchstaben sein; Bindestriche und Leerzeichen werden niemals verwendet.
| Steuerpflichtigentyp | Format | Beispiel |
|---|---|---|
| Natürliche Person | A + 9 Ziffern + Buchstabe | A123456789X |
| Unternehmen (GmbH, NGO usw.) | P + 9 Ziffern + Buchstabe | P123456789X |
Der führende Buchstabe — A für natürliche Personen, P für Unternehmen — ist das einzige Zeichen, das je nach Steuerpflichtigenkategorie variiert. Die neun dazwischen liegenden Ziffern werden systemseitig generiert, und der abschließende Buchstabe ist ein Prüfzeichen. Geben Sie die PIN stets vollständig in Großbuchstaben ohne Trennzeichen ein.
Offizielles Überprüfungsportal: PIN-Prüfer — KRA iTax
Wer benötigt eine KRA-PIN?
Eine KRA-PIN ist eine obligatorische Voraussetzung für eine Vielzahl von Transaktionen in Kenia:
- Einreichung und Zahlung jeder Steuerart (USt, Einkommensteuer, TOT, WHT, Verbrauchsteuer)
- Registrierung eines Unternehmensnamens oder einer Gesellschaft beim Registerführer
- Eröffnung eines Bankkontos (geschäftlich oder privat)
- Zulassung eines Kraftfahrzeugs oder Beantragung eines Führerscheins
- Registrierung von Grundstücken, Beurkundung von Urkunden oder Zahlung der Grundstücksmiete
- Beantragung von Gewerbelizenzen und Geschäftsgenehmigungen
- Beantragung von Versorgungsleistungen (Wasser, Stromanschlüsse)
- Erstellung und Übermittlung von Rechnungen über eTIMS (für alle Unternehmen obligatorisch)
- Vertragsabschlüsse für die Lieferung von Waren und Dienstleistungen an Regierungsstellen
- Abwicklung der Wareneinfuhr und Zollabfertigung
PIN-Registrierung für Ausländer
Die KRA unterscheidet die PIN-Registrierungsanforderungen nach Einwanderungskategorie:
Beschäftigte Ausländer müssen einen gültigen Reisepass mit einem darin eingetragenen Arbeitserlaubnisvermerk sowie ein Einführungsschreiben des Arbeitgebers auf Firmenbriefsatz vorlegen.
Ausländische Investoren müssen einen gültigen Reisepass und entweder ein KenInvest-(Kenya Investment Authority-)Empfehlungsschreiben für Investitionen von 100.000 USD und mehr oder eine Klasse-G-Investorenerlaubnis für Investitionen unterhalb dieses Schwellenwerts vorlegen.
Nicht ansässige Ausländer mit einer Steuerpflicht in Kenia (z. B. kurzfristige Berater) müssen einen Alien-Ausweis oder Reisepass sowie Nachweise über ihr Engagement in Kenia vorlegen.
Alle ausländischen Antragsteller registrieren sich über das iTax-Online-Portal unter itax.kra.go.ke. Die PIN-Registrierungsseiten der KRA behandeln jede Einwanderungskategorie im Detail und listen die genaue Dokumentencheckliste je Kategorie auf.
eTIMS: Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
Das Finance Act 2023 machte es für alle in Kenia tätigen Unternehmen — unabhängig vom USt-Registrierungsstatus oder dem Jahresumsatz — obligatorisch, Rechnungen ab dem 1. September 2023 elektronisch über das Electronic Tax Invoice Management System (eTIMS) zu erstellen und zu übermitteln.
Für nicht USt-registrierte Unternehmen lief die Onboarding-Übergangsfrist bis zum 31. März 2024. Entscheidend ist, dass ab dem 1. Januar 2024 jede Betriebsausgabe, die nicht durch eine gültige eTIMS-Rechnung belegt ist, steuerlich nicht abzugsfähig ist. Dies ist der Grund, warum Unternehmenskäufer heute routinemäßig Rechnungen ablehnen, die keine eTIMS-Konformität aufweisen — das Akzeptieren einer nicht konformen Rechnung erzeugt einen nicht ersetzbaren Steueraufwand für den Käufer.
Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 5 Millionen KES haben zwei kostenlose Compliance-Optionen:
- eTIMS Lite — eine USSD-Lösung, die durch Wählen von
*222#auf einem Mobiltelefon oder über das Webportal unter ecitizen.kra.go.ke zugänglich ist - Buyer Initiated Invoicing Solution — der Unternehmenskäufer erstellt die eTIMS-Rechnung im Namen des Lieferanten über die eCitizen-Plattform der KRA
Turnover Tax (TOT) und USt-Doppelregistrierung
Die TOT gilt für ansässige Unternehmen mit einem jährlichen Bruttoumsatz zwischen 1 Million KES und 25 Millionen KES, zu einem Satz von 1,5 % des Bruttoumsatzes, gültig ab dem 1. Juli 2023. TOT-Erklärungen sind bis zum 20. Tag jedes Kalendermonats fällig.
Die Doppelverpflichtungsfalle: Sobald die steuerpflichtigen Lieferungen eines Unternehmens 5 Millionen KES in einem beliebigen rollierenden 12-Monats-Zeitraum erreichen, muss es zusätzlich für die USt registrieren — verlässt aber nicht automatisch die TOT. Beide Verpflichtungen laufen dann gleichzeitig: monatliche TOT-Erklärungen (bis zum 20.), monatliche USt-Erklärungen (ebenfalls bis zum 20.) und jährliche Einkommensteuererklärungen.
Verspätete USt-Registrierung zieht eine Strafe von 5 % der fälligen Steuer oder 10.000 KES nach sich, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Um die TOT vollständig zu verlassen, muss ein Unternehmen über iTax eine schriftliche Mitteilung an den Commissioner einreichen, in der es sich für eine Veranlagung nach den Standardbestimmungen des Income Tax Act entscheidet.
Significant Economic Presence (SEP) Tax für Nicht-Ansässige
Das Tax Laws (Amendment) Act 2024 — unterzeichnet am 11. Dezember 2024 und gültig ab dem 27. Dezember 2024 — schaffte die 1,5-prozentige Digital Services Tax ab und ersetzte sie durch die Significant Economic Presence (SEP) Tax. Die KRA veröffentlichte im September 2025 Entwurfsregelungen zur SEP-Steuer zur öffentlichen Kommentierung.
Nach dem SEP-Rahmen ist eine nicht ansässige Person, die über das Internet oder ein elektronisches Netzwerk Dienstleistungen an Nutzer in Kenia erbringt, steuerpflichtig, unabhängig davon, ob sie in Kenia physisch präsent ist. Wesentliche Merkmale:
- Angenommener steuerpflichtiger Gewinn: 10 % des monatlichen Bruttoumsatzes von kenianischen Nutzern
- Steuersatz: 30 % Körperschaftsteuersatz auf den angenommenen Gewinn
- Effektiver Satz: 3 % des Bruttoumsatzes — doppelt so hoch wie der alte Digital Services Tax-Satz
- Frist für die Einreichung: Erklärung und Zahlung fällig bis zum 20. des Folgemonats
- Registrierungsschwelle: Abgeschafft; selbst Nicht-Ansässige mit geringem Umsatz unterliegen SEP-Pflichten
- Strafe für Nicht-Registrierung: Das höhere aus 100.000 KES oder 5 % der geschuldeten Steuer
Nicht-Ansässige müssen sich entweder im vereinfachten Steuerregistrierungsrahmen der KRA registrieren (der eine PIN für Einreichungszwecke ausstellt) oder einen in Kenia ansässigen Steuervertreter benennen, der gesamtschuldnerisch haftet.
Quellensteuer auf Zahlungen an Nicht-Ansässige
Wenn ein kenianisches Unternehmen ein ausländisches (nicht ansässiges) Unternehmen für Dienstleistungen bezahlt, muss der kenianische Zahler Steuer an der Quelle einbehalten und innerhalb von fünf Werktagen nach dem Abzug an die KRA abführen. Standard-Quellensteuersätze für Nicht-Ansässige:
| Zahlungsart | Satz | Art |
|---|---|---|
| Management- und Honorargebühren | 20 % | Abgeltungssteuer |
| Lizenzgebühren | 20 % | Abgeltungssteuer |
| Monetarisierung digitaler Inhalte | 20 % | Abgeltungssteuer (Finance Act 2023, ab 1. Juli 2023) |
| Dividenden | 10 % (5 % für EAC-Ansässige) | Abgeltungssteuer |
| Zinsen | 15 % | Abgeltungssteuer |
Wenn Kenia ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit dem Ansässigkeitsland des Nicht-Ansässigen hat — darunter das Vereinigte Königreich, Kanada, Deutschland und Indien — kann das DBA einen ermäßigten Satz oder eine vollständige Befreiung vorsehen. Wenn kein DBA gilt, ist der einbehaltene Betrag eine Abgeltungssteuer; der Nicht-Ansässige kann ihn nicht zurückfordern. Ausländische Unternehmen, die kenianische Kunden in Rechnung stellen, sollten Verträge brutto kalkulieren, da der Zahler nur den Nettobetrag nach Quellensteuerabzug überweist.
Häufig gestellte Fragen
Als ausländischer Staatsangehöriger in Kenia, benötige ich einen Alien-Ausweis, bevor ich eine KRA-PIN erhalten kann — und was ist das Catch-22 bei Bankkonten?
Es gibt keine pauschale Alien-Ausweispflicht. Die KRA unterscheidet nach Einwanderungskategorie: Beschäftigte Ausländer benötigen eine gültige Arbeitserlaubnis im Reisepass sowie ein Einführungsschreiben des Arbeitgebers; Investoren benötigen einen gültigen Reisepass und entweder ein KenInvest-Empfehlungsschreiben (Investitionen von 100.000 USD und mehr) oder eine Klasse-G-Investorenerlaubnis. [1] Das in Expat-Gemeinschaften dokumentierte Catch-22 entsteht, weil die meisten kenianischen Banken eine KRA-PIN zur Kontoeröffnung benötigen, die PIN selbst jedoch eine gültige Einwanderungsgenehmigung erfordert — etwas, das neu angekommene Ausländer möglicherweise noch nicht besitzen. [2] Der praktische Ausweg für Investoren besteht darin, KenInvest vor der Ankunft einzubinden; Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass ihr Arbeitgeber den Arbeitserlaubnisprozess abschließt, bevor ein Bankkonto benötigt wird.
Mein kleines Unternehmen erhielt eine Ablehnung von einem Unternehmenskäufer, der sagt, meine Rechnung sei ohne eTIMS ungültig — aber ich dachte, Kleinstunternehmen seien befreit. Wer hat recht?
Der Käufer hat recht. Alle in Kenia tätigen Unternehmen — unabhängig vom USt-Registrierungsstatus oder Jahresumsatz — müssen Rechnungen elektronisch über eTIMS erstellen und übermitteln. [3] Das Finance Act 2023 hat dies ab dem 1. September 2023 vorgeschrieben, mit einer Übergangsfrist für Nicht-USt-Unternehmen bis zum 31. März 2024. Ab dem 1. Januar 2024 ist jede Betriebsausgabe, die nicht durch eine gültige eTIMS-Rechnung belegt ist, steuerlich nicht abzugsfähig — genau deshalb lehnen Unternehmenskäufer nicht konforme Rechnungen ab. Unternehmen mit einem Umsatz unter 5 Millionen KES können kostenlos über die eTIMS-Lite-USSD-Lösung (*222#) oder durch Bitten des Käufers, die Rechnung über die Buyer Initiated Invoicing Solution der KRA auf eCitizen zu erstellen, compliant werden. [4]
Mein Unternehmen nutzt die Turnover Tax (TOT) — ab welchem Zeitpunkt muss ich mich auch für die USt registrieren, und kann ich ganz aus der TOT aussteigen?
Die TOT gilt für ansässige Unternehmen mit einem jährlichen Bruttoumsatz zwischen 1 Million KES und 25 Millionen KES zu einem Satz von 1,5 % des Bruttoumsatzes (ab 1. Juli 2023). [5] Sobald Ihre steuerpflichtigen Lieferungen in einem beliebigen rollierenden 12-Monats-Zeitraum 5 Millionen KES übersteigen, müssen Sie sich auch für die USt registrieren — Sie verlassen die TOT nicht automatisch, wodurch gleichzeitige monatliche Einreichungspflichten für beide Steuern und die jährliche Einkommensteuer entstehen. Verspätete USt-Registrierung zieht eine Strafe von 5 % der fälligen Steuer oder 10.000 KES nach sich, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Um ganz aus der TOT auszusteigen, reichen Sie über iTax eine schriftliche Mitteilung an den Commissioner ein, in der Sie sich für eine Veranlagung nach den Standardbestimmungen des Income Tax Act entscheiden. Unternehmen, die sich dem Schwellenwert von 5 Millionen KES für steuerpflichtige Lieferungen nähern, sollten den kumulativen Umsatz monatlich verfolgen, um eine unerwartete Doppelregistrierungspflicht zu vermeiden. [5]
Kenia hat seine 1,5-prozentige Digital Services Tax durch die SEP-Steuer ersetzt — was bedeutet das für ein nicht ansässiges SaaS- oder digitales Marktplatzunternehmen, das an kenianische Nutzer verkauft?
Das Tax Laws (Amendment) Act 2024, gültig ab dem 27. Dezember 2024, schaffte die 1,5-prozentige Digital Services Tax ab und ersetzte sie durch die Significant Economic Presence (SEP) Tax. [6] Die SEP-Steuer ist strukturell schwerer: Der angenommene steuerpflichtige Gewinn wird auf 10 % des monatlichen Bruttoumsatzes von kenianischen Nutzern festgelegt und mit dem 30-prozentigen Körperschaftsteuersatz besteuert, was einen effektiven Satz von 3 % des Bruttoumsatzes ergibt — doppelt so hoch wie der alte DST-Satz. Die Entwurfsregelungen zum SEPT 2025 haben den Schwellenwert von 5 Millionen KES jährlich vollständig abgeschafft, was bedeutet, dass selbst Nicht-Ansässige mit geringem Umsatz von digitalen Diensten mit kenianischen Nutzern nunmehr SEP-Pflichten unterliegen. Nicht-Ansässige müssen sich im vereinfachten Rahmen der KRA registrieren — der eine PIN für die Einreichung ausstellt — oder einen in Kenia ansässigen Steuervertreter benennen. Erklärungen und Zahlungen sind bis zum 20. des Folgemonats fällig; fehlende Registrierung zieht eine Strafe von 100.000 KES oder 5 % der geschuldeten Steuer nach sich. [6]
Welchen Quellensteuersatz wendet ein kenianisches Unternehmen an, wenn es ein ausländisches Unternehmen für Management-, Fachdienstleistungs- oder digitale Inhaltsgebühren bezahlt?
Die KRA verlangt vom kenianischen Zahler, Einkommensteuer an der Quelle einzubehalten und innerhalb von fünf Werktagen nach dem Abzug zu überweisen. Standardsätze für Zahlungen an Nicht-Ansässige: Management- und Honorargebühren — 20 %; Lizenzgebühren — 20 %; Monetarisierung digitaler Inhalte — 20 % (Finance Act 2023, ab 1. Juli 2023). [7] Der einbehaltene Betrag ist eine Abgeltungssteuer für den Nicht-Ansässigen — er kann nicht zurückgefordert werden, es sei denn, ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Kenia und dem Land des Zahlungsempfängers sieht einen ermäßigten Satz oder eine Befreiung vor. Kenia hat DBAs mit dem Vereinigten Königreich, Kanada, Deutschland, Indien und mehreren anderen Ländern. [8] Ausländische Unternehmen, die kenianische Kunden in Rechnung stellen, sollten Verträge brutto kalkulieren, da der Zahler gesetzlich verpflichtet ist, den Abzug vorzunehmen, selbst wenn der Vertrag dazu schweigt.
Weiterführende Ressourcen
- Ghana-TIN-Nummern-Leitfaden — Kenias Nachbar in Westafrika nutzt ein ähnliches obligatorisches E-Rechnungsmodell unter GRA e-VAT
- Nigeria-TIN-Nummern-Leitfaden — Afrikas größte Volkswirtschaft; Dual-Identifikator-Modell mit parallelen FIRS- und JTB-Systemen
- Weltweites Verzeichnis der USt- und Steuer-ID-Bezeichnungen — vollständige Länderliste der Steueridentifikator-Terminologie
- Weltweite USt- und GST-Registrierungsschwellenwerte — Vergleich der Registrierungsschwellenwerte in über 100 Ländern
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